■概要

Salesforceにアップロードされた名刺や書類などの画像ファイル、その内容を確認して関係者に通知する作業を手作業で行っていませんか？このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が画像内のテキストを自動で抽出し、その内容をGmailで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。ファイル内容の確認や転記、メール作成といった手間のかかる作業を効率化し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで管理する画像やPDFの内容確認と情報共有に時間を要している方
• OCR技術を活用して紙の書類をテキストデータ化し、Gmailでの連絡を効率化したいと考えている方
• SalesforceとGmail間の手作業による情報連携で、転記ミスや通知漏れなどの課題を抱えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SalesforceへのファイルアップロードからGmailでの通知までが自動処理されるため、手作業によるテキストの転記やメール作成の時間を短縮できます。
• OCRによるテキストの自動抽出と定型文での通知により、手作業で発生しがちな転記ミスや連絡の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストを含むメールを任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目を任意で指定することが可能です。これにより、書類全体から特定の情報だけを抽出できます。
• Gmailでメールを送信する際に、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、前段のSalesforceやOCRで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924