Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しOutlookで通知する

■概要

Salesforceにアップロードされた請求書や契約書などの画像ファイルを、手作業で確認しOutlookで関係者に通知していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上のファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容をOutlookで通知する一連の業務を自動化できるため、作業の正確性を高めながら効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで管理するファイルの内容確認やOutlookでの通知を手作業で行っている方
• SalesforceとOutlook間の情報連携にOCRを活用し、業務を効率化したいと考えている方
• 書類のテキスト化やデータ入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SalesforceへのファイルアップロードからOCRでの読み取り、Outlookでの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるファイルの確認漏れやテキストの転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を含んだメールを指定の宛先に送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、テキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。
• Outlookでのメール送信では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文にOCRで読み取った内容を変数として埋め込むことも可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
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■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。