Gmailの添付ファイルをZendeskのチケットへ自動アップロードする

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Zendesk

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Zendeskでの顧客対応において、Gmailで受け取ったファイルを都度手動でチケットに添付する作業は、手間がかかる上に添付漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、特定のGmailラベルが付いたメールの添付ファイルをZendeskのチケットへ自動でアップロードする仕組みを構築できます。面倒な手作業から解放され、より迅速で正確な顧客対応を実現することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受け取ったファイルをZendeskに手動で添付しており、作業を効率化したい方
Zendeskへのファイル添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、対応品質を向上させたい方
Zendeskの添付ファイルを自動で管理し、カスタマーサポート業務の改善を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

特定のラベルが付いたGmailの添付ファイルが自動でZendeskにアップロードされるため、手作業でのファイル移動にかかっていた時間を削減できます。
手作業によるファイルのダウンロードやアップロードが不要になるため、添付間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。
トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化の対象とするメールを指定します。
次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、正規表現を用いてメールの件名からチケットIDを抽出します。
続いて、オペレーションでZendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルをアップロードします。
最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、アップロードしたファイルを対象のチケットに紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
データ抽出機能では、正規表現を用いることで、メール件名からのチケットIDの抽出箇所を柔軟に指定可能です。
Zendeskの設定では、アップロードする際のファイル名やコメントを任意で設定することができます。

■注意事項

Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Zendesk

YoomではZendeskのAPIをノーコードで活用することができます。Zendeskに新たにチケットが作成されたことをチャットに通知したり、他SaaSのイベントをトリガーにZendeskにチケットを作成することも可能です。また、YoomのデータベースにZendeskのチケット情報を同期し、情報を1つのデータベースに集約することも可能です。