■概要
Salesforceの取引情報が更新されるたび、内容を都度確認してMicrosoft Teamsでチームに共有する作業は、手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceで商談フェーズが更新された際に、その内容をChatGPTが自動で要約し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ通知できます。手作業による共有の手間を省き、チーム内の情報連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの取引情報をMicrosoft Teamsで共有する業務に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チーム内の商談進捗を迅速に把握し、情報連携を効率化したいマネージャーの方
- SalesforceとMicrosoft Teams間の手作業による通知業務をなくし、自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズ更新をトリガーに、要約とMicrosoft Teamsへの通知が自動で実行されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による転記ミスや通知漏れのリスクを防ぎ、ChatGPTが要点をまとめることで、チーム全体へ正確な情報をスピーディーに共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Salesforceから取得した商談情報を基に要約テキストを作成します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のチャネルに送信します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、通知の対象としたい任意のフェーズを設定してください。条件に合致したフェーズで商談が更新された際、後続処理に進みます。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、商談情報をどのように要約するかを指示するプロンプト(指示文章)を任意の内容で設定してください。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知したい任意のチームID、チャネルID、メッセージ内容を設定してください。メッセージには、前段のアクションで取得した値などを自由に組み込むことが可能です。
■注意事項
- Salesforce、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。