Google Driveにアップロードされた会議の文字起こしからAIワーカーが議事録とタスクを自動作成して通知
Google Driveにアップロードされた会議の文字起こしからAIワーカーが議事録とタスクを自動作成して通知
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Asana
と
Googleドキュメント
と
Google Drive™
と
Slack
と
Trello
を自動連携できます。
■概要
会議の終了後、文字起こしデータから議事録を作成し、さらに各メンバーに割り振られたタスクを各管理ツールへ登録する作業は、膨大な手間と時間がかかるものです。人の手による要約や転記は、情報の漏れや共有の遅れを引き起こす要因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに会議の文字起こしファイルが保存されるだけで、AIが自動的に議事録の作成とタスクの抽出を行い、GoogleドキュメントやTrello、Asanaへの登録からSlackでの通知までを一気に自動で行います。スピーディな情報の共有をサポートし、チーム全体での生産性向上に繋げられるでしょう。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに会議の文字起こしファイルが保存されるだけで、AIが自動的に議事録の作成とタスクの抽出を行い、GoogleドキュメントやTrello、Asanaへの登録からSlackでの通知までを一気に自動で行います。スピーディな情報の共有をサポートし、チーム全体での生産性向上に繋げられるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議の文字起こしデータから議事録を作成し、タスクを各ツールへ手入力する作業を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- TrelloやAsanaを用いたタスク管理の徹底を図り、入力漏れや対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 会議後の情報共有を迅速に行い、意思決定から実行までのスピードを上げたい組織の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、議事録作成からタスク起票までが自動で行われるため、事務作業の工数を削減できます。
- AIが会議内容から正確にタスクを抽出して各管理ツールに登録することで、転記ミスを防ぎ、チーム全体でのタスクの視認性の向上が見込めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Googleドキュメント、Trello、Asana、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、議事録の整形やタスクの抽出を行うためのマニュアルを作成し、Google Drive、Googleドキュメント、Trello、Asana、Slackの各アクションを使用ツールとして設定します。
- 次に、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、整形された議事録を保存します。
- 次に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、抽出されたタスクを登録します。
- 次に、Asanaの「新しいカードを作成」アクションを設定し、同様にタスクを登録します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ完了の通知を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、会議の文字起こしデータが保存される特定のフォルダIDを指定してください。
- AIワーカーへの指示（プロンプト）を調整することで、議事録のフォーマットやタスクとして抽出する情報の精度を、自社の運用に合わせて最適化できます。
- TrelloやAsanaでは、タスクを登録したい特定のボードやプロジェクト、リストを任意で設定してください。
- Slackの通知先チャンネルや、メッセージの文面をチームのルールに合わせて変更することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、Googleドキュメント、Trello、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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Google Drive™
YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
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Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する
Trello
YoomではTrelloのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Trelloにカードを自動的に登録したり、特定のボードのカードを取得し、SlackやChatworkなどに通知するといったことができます。
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
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特定のセクションに新しいタスクが追加されたら
特定のプロジェクトのタスクが完了したら
特定のセクションのタスクが完了したら
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特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
フローボットオペレーション
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特定のチームのプロジェクトの一覧を取得
プロジェクトを作成
プロジェクトのタスク数を取得
プロジェクトにメンバーを追加
特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得
セクション情報を取得
セクションを作成
特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得
特定のセクションのタスクの一覧を取得
タスクを追加
タスクの詳細を取得
特定のユーザーのタスクリストを取得
ワークスペースの一覧を取得
ワークスペースにユーザーを追加
チームにユーザーを追加
タスクを完了にする
タスクを更新
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら特定のセクションに新しいタスクが追加されたら特定のプロジェクトのタスクが完了したら特定のセクションのタスクが完了したら特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら特定のセクションでタスクが作成・更新されたらプロジェクトが作成されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
文末にテキストを追加値を置換新しいドキュメントを作成するドキュメントのコンテンツを取得ドキュメントに画像を挿入ドキュメントのタブを追加
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
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フローボットオペレーション
チャンネルにメッセージを送るダイレクトメッセージを送るチャンネル内のメンバーIDを取得するチャンネルを作成チャンネルにメンバーを招待ユーザーグループの一覧を取得スレッドにメッセージを送るチャンネルをアーカイブスレッドのメッセージを取得パブリックチャンネルの一覧を取得プライベートチャンネルからメンバーを退出させるメールアドレスでユーザーを検索ユーザー情報を取得特定のメッセージを取得メッセージのリンクを取得メッセージを削除ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得特定のメッセージのリアクション一覧を取得ユーザーグループを作成するチャンネルのメッセージ一覧を取得アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送るリストの行一覧を取得リストを作成リストを更新特定のリストの行を取得リストのアクセス権を削除
フローボットトリガー
カードが新たに作成されたら（Webhook）カード情報が更新されたら（Webhook）カードが指定のリストへ移動されたら（Webhook）カード情報が作成または更新されたら（Webhook）カードにファイルが追加されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
ボードのリスト一覧を取得新しいカードを作成ラベルの一覧を取得メンバーの一覧を取得カードをアーカイブカードのリストを変更ボードにメンバーを招待特定のリストのカード一覧を取得カードの情報を取得カードのカバーの色を変更するカードのカスタムフィールドの情報を一覧で取得ドロップダウン形式のカスタムフィールドの情報を取得特定のカスタムフィールドの設定情報を取得カードのカスタムフィールドアイテムを取得カードを更新カードを検索カードに添付されたファイルの情報を取得ファイルをダウンロードリストを作成カードにコメントを追加
