特定のスケジュールになったら、AIワーカーでNotionのタスクを自動収集し進捗報告書の作成と通知を行う
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Google スプレッドシート
と
Googleドキュメント
と
Google Drive™
と
Notion
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
日々の業務進捗をNotionで管理していても、そこから報告書を作成し、データベースへ記録、さらにチームへ共有するという一連の作業は、意外と手間がかかるものです。特に複数のタスクが並行している場合、情報の集約だけでも一苦労ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールに合わせてAIワーカーが自律的に稼働します。Notionからのタスク抽出から、Googleドキュメントでの報告書作成、Google スプレッドシートへの記録、Slackでの通知までを一括で代行するため、報告業務の負担を軽減し、チーム内の情報共有をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでタスク管理を行っており、定期的な進捗報告業務を自動化したいプロジェクトマネージャーの方
- GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートへの転記作業を減らし、本来の業務に集中したいチームリーダーの方
- Slackへの報告投稿を自律的に行い、未完了タスクのヒアリングまでを仕組み化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にAIワーカーが自動で情報を集約するため、報告書の作成漏れを防ぎ、常に最新の状況をチームへ共有できます。
- Notion、Googleドキュメント、Google スプレッドシート間のデータ連携をAIに一任することで、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールを選択し、実行したい特定の時間を設定します
- 最後に、AIワーカーで、Notionからタスクを取得・統合し、報告書の作成、スプレッドシートへの追加、Slack通知までを一括で実行するためのスキル(指示)を作成します。使用ツールには、Notionの「データベースからレコードを取得する」アクション、Googleドキュメントの「ドキュメントを作成する」アクション、Google スプレッドシートの「行を追加する」アクション、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールの設定では、毎日、毎週など、組織の報告サイクルに合わせて起動時間を任意に変更してください。
- AIワーカーの指示内容を調整することで、報告書のフォーマットや、Slackに投稿するメッセージのトーンを自由に変更できます。
- Notionの取得条件をカスタマイズすれば、「今日完了したタスクのみ」や「特定のプロジェクトに関連するもののみ」など、集約する対象を絞り込むことが可能です。
■注意事項
- Slack、Google Drive、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
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Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
Googleドキュメント
YoomではGoogleドキュメントのAPIをノーコードで活用することが可能です。YoomとGoogleドキュメントを連携することで、Googleドキュメントで作成した書類の雛形をもとに、自動的に契約書などのPDF書類を作成し、様々なSaaSに作成した書類を連携することが可能です。
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Airtableでレコードが追加されたら、Googleドキュメントでマニュアルを作成する
Airtableに追加したレコードを引き金にGeminiが文書を生成しGoogleドキュメントを作成するフローです。マニュアル作成の時間短縮と品質の均一化を後押しし、担当者の手間を軽減します。
Airtableでレコードが追加されたら、Googleドキュメントでマニュアルを作成する
Google DriveにGoogleドキュメントが保存されたら、AIワーカーで内容を読み取り自動校閲する
Google Driveに入ったGoogleドキュメントをAIが読み取り、校閲結果をSlackへ届けるフローです。属人化を防ぎ、ガイドライン通りのチェックを短時間でスムーズに行えます。
Google DriveにGoogleドキュメントが保存されたら、AIワーカーで内容を読み取り自動校閲する
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Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、新規Googleドキュメントをテンプレートから作成する
Google Drive™
YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
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Google Driveにアップロードされた画像ファイルをChatGPTで解析し、内容に応じたフォルダに移動する
Gmailで写真を受け取ったら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する
Gmailで特定ラベルのメールを受信すると、添付写真を自動でPDF化しGoogle Driveへ保存するフローです。ダウンロードやリネームの手間を減らし、写真管理の効率化とヒューマンエラーの防止に貢献します。
Gmailで写真を受け取ったら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する
@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。フォルダ作成を自動化することで、定型業務を省き、より建設的な業務にチーム全体が注力することができます。
@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Notion
YoomではNotionのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとNotionを連携することで、Notionデータベースの情報を自動的に取得・更新したり、入力フォームの情報をNotionのデータベースに自動で格納するといったことが可能です。また、Notionのデータベースの情報を、Yoomのデータベースに集約・同期し、様々なSaaSと自由に連携することが可能です。
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Notionでステータスが更新されたら、LINEでメッセージを送信する
Notionのステータス更新を契機にLINE公式アカウントへ自動通知するフローです。手作業の連絡を減らし、情報漏れや報告遅れを防いで進捗共有を円滑にし、担当者の確認負担も抑えられます。
Notionでステータスが更新されたら、LINEでメッセージを送信する
Notionでレコードが追加されたら、LINEでメッセージを送信する
Notionのデータベース更新をトリガーにLINE公式アカウントへ自動通知するフローです。連絡の手間や送信漏れを防ぎ、最新情報を確実かつ素早くチームメンバーに届け、業務をスムーズにします。
Notionでレコードが追加されたら、LINEでメッセージを送信する
HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ格納
HubSpotで新規コンタクトが作成されると同時にNotionデータベースへ自動登録するフローです。手入力やコピー&ペーストを減らし、顧客情報の共有・精度向上、入力時間の短縮に役立ちます。
HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ格納
Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Slackの投稿内容をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しメール送信する
Slackに共有された候補者情報をきっかけに、AIがパーソナライズ済みスカウトメールを生成し自動送信するフローです。作成・送信の手間を抑え、統一された高品質な文面でスピーディーに候補者へアプローチできます。
Slackの投稿内容をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しメール送信する
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackで特定キーワードを含むメッセージをGmailに転送する
Slackの特定キーワードを含む投稿を検知して自動でGmailへ転送するフローです。手作業の確認・転送を省き、通知の見逃しや共有漏れを防げます。
Slackで特定キーワードを含むメッセージをGmailに転送する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション