Google Driveに保存された請求書をDX Suiteで自動読み取りしGoogle スプレッドシートに台帳登録する
Google Driveに保存された請求書をDX Suiteで自動読み取りしGoogle スプレッドシートに台帳登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DX Suite
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
紙やPDFで受け取る請求書の処理は、内容の確認から台帳への転記まで手作業が多く、手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、目視での確認や手入力はミスが発生しやすく、担当者の大きな負担になっていることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに請求書ファイルを保存するだけで、DX SuiteのAPIと連携し、OCRによる自動読み取りからGoogle スプレッドシートへの台帳登録までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書の受け取りからデータ入力までの作業に多くの時間を費やしている経理担当者の方
- DX SuiteとGoogle Driveを活用しており、手作業でのデータ転記をなくしたいと考えている方
- DX SuiteのAPIなどを活用して、請求書処理全体の業務効率化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveに請求書を保存するだけで、DX Suiteでの読み取りから台帳への転記までが自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性の向上が見込めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定のファイルのみを処理するよう条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象の請求書ファイルをダウンロードします。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 読み取り完了後、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、テキスト化されたデータを取得します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のスプレッドシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に「請求書」という文字が含まれている場合のみ後続の処理を実行するなど、任意の条件を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加では、DX Suiteで読み取った請求金額や取引先名などの値を、どの列に追加するかを任意で設定できます。また、固定のテキストや日付などを組み合わせて登録することも可能です。
■注意事項
- Google Drive、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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行が追加されたら
行が更新されたら
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
請求書OCRの読み取り依頼を実行
請求書OCRの読み取り結果を取得
レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行
レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得
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読取ユニットを登録
読取パーツ情報を取得
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値を取得する
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新しいシート（タブ）を追加する
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
請求書OCRの読み取り依頼を実行請求書OCRの読み取り結果を取得レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得読取ユニットを検索CSVをダウンロード読取ユニットを登録読取パーツ情報を取得
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
