様々な働き方が増える中で、オンラインミーティングやウェビナー開催は一般的になってきました。
しかし、手動でライセンス付与する作業は手間ですよね。
そこでGoogleフォームとZoomを連携すると、Googleフォームで集めた申請内容を承認し、その後自動でZoomのライセンス付与ができるようになります。
本記事では、具体的な連携方法やメリットをご紹介します。
ライセンス付与の手間を省き、業務プロセスを効率化しましょう。
Googleフォームで申請を受け付けた後、管理者が手動で内容を確認し、Zoomのライセンスを割り当てるプロセスには時間と手間がかかりました。
この作業を自動化することで、申請からライセンス付与までを遅延なく一連の流れとして処理できるようになります。
その結果、担当者は重要な業務に集中でき、作業負担を軽減できます。
特に、繁忙期や申請が集中する時期には、業務停滞を防ぎ、スムーズな運用が可能です。
例えば、社内研修のために多数の社員がZoomライセンスを申請する場合、申請後すぐにライセンスが自動付与されるため、研修担当者は申請内容の確認だけで済みます。
これにより、研修スケジュールの調整も効率的に進められるでしょう。
手動でライセンスを割り当てる際に発生する入力ミスや確認漏れを防止できます。
このフローでは、Googleフォームの入力データを基に正確に処理が行われるため、申請内容の取り違えや不正確なライセンス付与のリスクが減らせます。
例えば、教育機関で学生がオンライン授業用にZoomライセンスを申請するケースでは、誤操作によるライセンス配布漏れを防ぎ、全員が適切なタイミングで授業に参加できる体制を整えられます。
結果として、全体のプロセスの正確性が向上し、組織全体の信頼性を高めることが期待できます。
このフローを利用することで、業務プロセスが統一され、誰が対応しても同じ流れで作業を遂行できる環境が整います。
従来の作業では、担当者ごとに手順が異なる場合や、ミスが発生しやすいポイントが存在するため、運用の安定性が課題でした。
しかし自動化では、あらかじめ設定したワークフローに基づいて申請内容を処理するため、業務のばらつきを防げます。
これにより、新任担当者や異なる部署のメンバーでもスムーズにシステムを運用でき、教育やトレーニングの時間も短縮されます。
例えば、大規模プロジェクトで複数のチームが同時にZoomを利用する場合でも、全員が同じ手順でライセンスを申請・利用できるため、混乱を防ぎます。
この標準化されたプロセスは、業務全体の効率化と信頼性向上につながるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームの申請内容が承認されたらZoomのライセンスを自動で付与する方法をご説明します。
[Yoomとは]
GoogleフォームのAPIを利用して申請内容の回答を受け取り、
Zoomの提供するAPIを用いて、Zoomのライセンス付与をすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてZoomと連携します。
こちらの記事を参考に、連携に必要なものを取得して追加をお願いします。
GoogleフォームとZoomがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここでGoogleフォームに、以下のようなサンプル回答をします。
フローボットに戻り、テストを行いましょう。
Googleフォームの回答はJSONPATHを使って取得します。
アウトプット欄の「取得する値を追加」をクリックします。
こちらを参考に、回答を取得してください。
取得が完了し、以下の画面になったら追加をクリックして完了です。
保存して次に進みましょう。
続いて「承認を依頼する」をクリックしましょう。
承認内容の詳細はアウトプットを利用して設定しました。
赤枠のものがアウトプットを利用した箇所です。
その他の項目も設定し、保存します。
続いて「ユーザー情報を取得」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目をアウトプットから設定します。
こちらもテストし、成功したら保存します。
続いて「ユーザーにライセンスを付与または削除する」をクリックしましょう。
次に進み、項目の設定を行います。
権限は必要に応じて設定してください。
残りの項目も設定します。
こちらもテストし、成功したら保存します。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGoogleフォーム・Zoomを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。
大規模なウェビナーを開催する場合、手動で参加者を登録するのは手間ですよね。
このフローはGoogleフォームの回答を引用してウェビナー登録し、参加URLをメール送信できて便利です。
2.Googleフォームに回答があったら、Zoomのミーティングを作成するフローです。
管理者やリーダーは、定期的にミーティングを行うことが多いですよね。
このフローなら自動でGoogleフォームの回答を利用してZoomミーティングが作成できるので、他の業務に集中できます。
3.Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してZoomのミーティングを作成するフローです。
予定管理をGoogleカレンダーで行っている場合、このフローが便利です。
Googleフォームに回答があれば、自動で予定を追加し、Zoomミーティングの作成まで行えます。
ダブルブッキングなどが防げそうです。
今回は「Googleフォームの申請内容が承認されたらZoomのライセンスを自動で付与する」フローボットを紹介しました。
GoogleフォームとZoomを連携することで、煩雑なライセンス付与作業が自動化されるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。
また、作業時間の短縮や入力ミスの防止、ワークフローの標準化といったメリットは、組織全体の生産性を高めるでしょう。
ぜひこの機会にGoogleフォームとZoomを連携し、業務プロセスの改善に取り組んでみてください。
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