■概要
Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを、一つひとつ手作業で結合し管理する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えや格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動で結合し、Google Driveの指定フォルダへ格納までの一連の作業を自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合している方
- ファイル管理の工数を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- GoogleフォームとGoogle Driveを活用した業務フローの自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDFダウンロードから結合、格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや結合ミス、格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「フォームトリガー」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを個別にダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームから送信された回答データの中から、後続のオペレーションで利用したい値（添付されたファイルのIDなど）を指定する必要があります。
- 値の指定にはJSONPathという記述方法を用い、取得した値をアウトプットとして設定することで、ファイルのダウンロードなどのアクションで利用できます。
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