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「Google Meetの会議が終わるたびに、録画データを手動でダウンロードしてBoxにアップロードしている…」
「録画データの格納を忘れたり、ファイル名を間違えたりして、後から探すのに苦労することがある…」
このように、Google Meetの録画データの管理と共有に関する手作業に、時間や手間を取られていませんか？
重要な会議の記録だからこそ、確実かつ効率的に管理したいものですよね。
その一方で、日々の業務に追われる中でこうした定型的な作業はつい後回しになりがちで、ヒューマンエラーの温床にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Google Meetの会議が終了したら、録画データが自動的にBoxの指定フォルダに格納される仕組み</span>があればどうでしょう。
こうした日々の煩わしさから解放されるだけでなく、より重要な業務に集中できる時間を確保できるようになるのではないでしょうか。
手作業によるアップロードの手間や格納漏れといったミスが減るだけでなく、チームメンバーへの情報共有も迅速かつ正確に行えるため、組織全体の生産性向上にも繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google MeetとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google MeetとBoxのAPIを連携させれば、会議の録画データを手動で操作することなく、自動的にBoxへ格納することが可能になります。
これにより、録画データの管理業務を効率化し、格納漏れやファイル名の付け間違いといった人為的ミスを防ぐことができます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや解決したい課題に合致する内容があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
Google Meetでの会議が終了するたびに、録画データを手動でダウンロードしてBoxの特定のフォルダにアップロードする作業は、単純ですが時間のかかる作業です。
このテンプレートを利用すれば、<span class="mark-yellow">会議の終了をトリガーとして、録画データが自動的にダウンロードされ、指定したBoxフォルダへ格納されます。</span>
そのため、手作業によるアップロードの手間を省けるだけでなく、重要な会議の記録を確実に保管できチーム内でのスムーズな情報共有も実現できます。
すべての会議録画を保存する必要はなく、「特定のプロジェクト会議」や「重要な定例会議」の録画だけを管理したいというケースも多いと思います。
このテンプレートは、会議名などの特定の条件に基づいて処理を分岐させ、<span class="mark-yellow">条件に合致する会議の録画データのみを自動でBoxにアップロードする</span>ことができます。
これにより、不要な録画データでBoxのストレージが圧迫されるのを防ぎ、本当に必要な情報だけを整理して管理することが可能になります。
それでは、さっそく実際にGoogle MeetとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle MeetとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Meet／Box
[Yoomとは]
今回は「Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
Google Meetを検索すると下の画像のような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
アクセス権限に全てチェックを入れて「続行」を押すと、連携完了です！
Boxの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
Google DriveもGoogle Meetと同じ手順です。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Google Driveのマイアプリ連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけで自動化が完成するため、初心者の方にもおすすめです！
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定作業を再開してください。）
「会議が終了したら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Google Meetと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「会議が終了したら」が選択されるのでそのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。Google Meetでのオンライン会議が終了したら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
ここで連携テストを行います。その際にトリガーを満たす必要があるため、テスト用のオンライン会議を「開始〜終了（録画を忘れずに！）」を行いましょう。
これがフローボットが起動するアクションになります！
ここまで準備できたら、Yoomの画面に戻って「テスト」を押してください。
※ファイルの容量制限はこちらをご確認ください。
テストに成功すると下の画像のように表示されて「取得した値」の欄にGoogle Meetのデータが反映されます。
内容を確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値の詳しい説明はこちらをご確認ください。
「待機する」をクリックします。
ここでは、次に設定するオペレーションを実行するまでの待機時間を設定します。
オンライン会議終了直後だとファイル情報が取得できないので、一定時間を開ける必要があります！
今回は1時間後に次のアクションが起こるように設定しましたが、業務に合わせて適宜変更してください。
※「待機する」の詳しい説明はこちらをご確認ください。
※「待機する」は「チームプラン」「サクセスプラン」でのみご利用できる機能（オペレーション）です。フリープランやミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランは有料プランですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるのでぜひお試しくださいね！
「レコーディング情報を取得」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について、ステップ3と同様に修正・確認を行います。
「会議ID」はステップ3で取得した値を埋め込みます。
取得した値は変数のため会議が終了する度に新しい会議データを基に毎回変更されますが、テキストを直接入力した箇所は固定値になります。そのため手入力してしまうと、トリガーが起動する度に同じ会議ばかりが連携されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
取得した値を埋め込むことで、入力ミスを防ぐことにも繋がりますよ！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「会議が終了したら」をクリック
③「会議ID」を選択
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、オンライン会議のデータが反映されるので確認できたら「保存する」をクリックしてください。
※Google DriveのファイルIDや録画URLが反映されるまでに少し時間がかかる場合があります。もし、テストを実施しても反映されていない場合、少し時間をおいてから「再テスト」ボタンをクリックしてください。
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について確認・修正を行います。
「ファイルID」をステップ5で取得した値を埋め込みます。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、オンライン会議が保存されているGoogle Driveのファイルをダウンロードすることができました。
確認できたら「保存する」をクリックします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について確認・修正を行います。
「ファイル名」を入力します。
他のファイル名と重複しないように、取得した値を埋め込みます。
なお、注記に記載があるように拡張子は手入力してください。もちろん拡張子に限らず、保存ファイルを区別しやすいように固定値（手入力）と組み合わせてもOKです！
次に「格納先フォルダのコンテンツID」を赤枠の注記を確認しながら設定してください。
最後に「ファイルの添付方法」を設定します。
画像と同じように設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、BoxのコンテンツIDが反映されていれば「保存する」をクリックします。
最後にBoxの画面でオンライン会議のデータが保存されていることを確認できたらOKです！
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する連携手順になります！
Google MeetやBoxのAPIを活用することで、会議運営やファイル管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google Meetでの自動化を導入することで、会議後の記録作成や通知、会議スペースの準備などが効率化されます。
例えば、会議終了後に文字起こしや録画データの保存、議事録作成などを自動化することで、手作業を減らしスムーズな情報共有が可能になります！
Boxでの自動化は、ファイル管理や通知、OCR処理などの業務効率化に役立ちます。
例えば、アップロードされたファイルの自動通知やOCRによるデータ抽出、他ツールとの連携によるファイル管理など、手間を削減し正確性を高めることが可能です。！
Google MeetとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議終了後の録画データのダウンロードからアップロードまでの一連の作業をなくし、格納漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は録画データの管理業務から解放されるだけでなく、会議内容の振り返りや次のアクションプランの策定など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うことにも繋がるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することが可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Boxへのアップロード完了をSlackで通知できますか？
A：はい、Slackに通知することも可能です。
Yoomでは多くのサービスと連携が可能であり、Slackも連携対象となっています。
今回のフローを修正したい場合は、Boxの「ファイルをアップロード」の下にある＋ボタンをクリックし、オペレーションを追加することで、Slackなど連携したいツールを設定できます。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因をご確認ください。エラーの対処法はこちらをご確認いただけます。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：ファイル名に会議日時などを自動で入れることはできますか？
A：はい、可能です。
Boxのアクション設定時にファイル名として、取得した値の1つである「会議日時」を埋め込むことでトリガーが起動する度に自動で会議日時が反映されるようになります。
手入力してしまうと、トリガーが起動する度に手入力した内容が自動反映されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
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