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「Google Meetの会議が終わるたびに、録画データを手動でダウンロードしてBoxにアップロードしている…」
「録画データの格納を忘れたり、ファイル名を間違えたりして、後から探すのに苦労することがある…」
このように、Google Meetの録画データの管理と共有に関する手作業に、時間や手間を取られていませんか？
重要な会議の記録だからこそ、確実かつ効率的に管理したいものですよね。
その一方で、日々の業務に追われる中でこうした定型的な作業はつい後回しになりがちで、ヒューマンエラーの温床にもなりかねません。
もし、Google Meetの会議が終了したら、録画データが自動的にBoxの指定フォルダに格納される仕組みがあればどうでしょう。
こうした日々の煩わしさから解放されるだけでなく、より重要な業務に集中できる時間を確保できるようになるのではないでしょうか。
手作業によるアップロードの手間や格納漏れといったミスが減るだけでなく、チームメンバーへの情報共有も迅速かつ正確に行えるため、組織全体の生産性向上にも繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle MeetとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google MeetとBoxを連携してできること
Google MeetとBoxのAPIを連携させれば、会議の録画データを手動で操作することなく、自動的にBoxへ格納することが可能になります。
これにより、録画データの管理業務を効率化し、格納漏れやファイル名の付け間違いといった人為的ミスを防ぐことができます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや解決したい課題に合致する内容があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
Google Meetでの会議が終了するたびに、録画データを手動でダウンロードしてBoxの特定のフォルダにアップロードする作業は、単純ですが時間のかかる作業です。
このテンプレートを利用すれば、会議の終了をトリガーとして、録画データが自動的にダウンロードされ、指定したBoxフォルダへ格納されます。
そのため、手作業によるアップロードの手間を省けるだけでなく、重要な会議の記録を確実に保管できチーム内でのスムーズな情報共有も実現できます。
■概要 Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google Meetで特定条件の会議が終了したら、録画データをBoxにアップロードする
すべての会議録画を保存する必要はなく、「特定のプロジェクト会議」や「重要な定例会議」の録画だけを管理したいというケースも多いと思います。
このテンプレートは、会議名などの特定の条件に基づいて処理を分岐させ、条件に合致する会議の録画データのみを自動でBoxにアップロードすることができます。
これにより、不要な録画データでBoxのストレージが圧迫されるのを防ぎ、本当に必要な情報だけを整理して管理することが可能になります。
■概要 Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードし、Boxにアップロードする作業に手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
重要な会議の録画データを共有し忘れたり、保存場所を間違えたりといったミスは避けたいものです。
このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、特定の録画データが自動でBoxにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、確実な情報共有を実現します。
Google MeetとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle MeetとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle MeetとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Meet／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：Google MeetとBoxとGoogle Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
Google MeetとYoomの連携方法
Google Meetを検索すると下の画像のような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
アクセス権限に全てチェックを入れて「続行」を押すと、連携完了です！
BoxとYoomの連携方法
Boxの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
Google DriveとYoomの連携方法
Google DriveもGoogle Meetと同じ手順です。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Google Driveのマイアプリ連携も完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけで自動化が完成するため、初心者の方にもおすすめです！
■概要 Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Google Meetのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定作業を再開してください。）
「会議が終了したら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Google Meetと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「会議が終了したら」が選択されるのでそのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。Google Meetでのオンライン会議が終了したら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
ここで連携テストを行います。その際にトリガーを満たす必要があるため、テスト用のオンライン会議を「開始〜終了（録画を忘れずに！）」を行いましょう。
これがフローボットが起動するアクションになります！
ここまで準備できたら、Yoomの画面に戻って「テスト」を押してください。
※ファイルの容量制限はこちらをご確認ください。
テストに成功すると下の画像のように表示されて「取得した値」の欄にGoogle Meetのデータが反映されます。
内容を確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値の詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ4：待機設定
「待機する」をクリックします。
ここでは、次に設定するオペレーションを実行するまでの待機時間を設定します。
オンライン会議終了直後だとファイル情報が取得できないので、一定時間を開ける必要があります！
今回は1時間後に次のアクションが起こるように設定しましたが、業務に合わせて適宜変更してください。
※「待機する」の詳しい説明はこちらをご確認ください。
※「待機する」は「チームプラン」「サクセスプラン」でのみご利用できる機能（オペレーション）です。フリープランやミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランは有料プランですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるのでぜひお試しくださいね！
ステップ5：Google Meetのアクション設定
「レコーディング情報を取得」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について、ステップ3と同様に修正・確認を行います。
「会議ID」はステップ3で取得した値を埋め込みます。
取得した値は変数のため会議が終了する度に新しい会議データを基に毎回変更されますが、テキストを直接入力した箇所は固定値になります。そのため手入力してしまうと、トリガーが起動する度に同じ会議ばかりが連携されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
取得した値を埋め込むことで、入力ミスを防ぐことにも繋がりますよ！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「会議が終了したら」をクリック
③「会議ID」を選択
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、オンライン会議のデータが反映されるので確認できたら「保存する」をクリックしてください。
※Google DriveのファイルIDや録画URLが反映されるまでに少し時間がかかる場合があります。もし、テストを実施しても反映されていない場合、少し時間をおいてから「再テスト」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：Google Driveのアクション設定
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について確認・修正を行います。
「ファイルID」をステップ5で取得した値を埋め込みます。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、オンライン会議が保存されているGoogle Driveのファイルをダウンロードすることができました。
確認できたら「保存する」をクリックします。
ステップ7：Boxのアクション設定
「ファイルをアップロード」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について確認・修正を行います。
「ファイル名」を入力します。
他のファイル名と重複しないように、取得した値を埋め込みます。
なお、注記に記載があるように拡張子は手入力してください。もちろん拡張子に限らず、保存ファイルを区別しやすいように固定値（手入力）と組み合わせてもOKです！
次に「格納先フォルダのコンテンツID」を赤枠の注記を確認しながら設定してください。
最後に「ファイルの添付方法」を設定します。
画像と同じように設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、BoxのコンテンツIDが反映されていれば「保存する」をクリックします。
最後にBoxの画面でオンライン会議のデータが保存されていることを確認できたらOKです！
ステップ8：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する連携手順になります！
Google MeetやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
Google MeetやBoxのAPIを活用することで、会議運営やファイル管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google Meetを使った自動化例
Google Meetでの自動化を導入することで、会議後の記録作成や通知、会議スペースの準備などが効率化されます。
例えば、会議終了後に文字起こしや録画データの保存、議事録作成などを自動化することで、手作業を減らしスムーズな情報共有が可能になります！
■概要 Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてSlackに自動通知するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット このフローにより、Google Meetの録画からの文字起こしとSlackでの通知が自動的に行われます。 手動で議事録の作成や共有を行う必要がなくなり、会議後の作業時間を削減できます。 会議に参加できなかった場合や会議の内容を振り返りたい場合、情報をスムーズに把握できます。 また、Slack上で会議内容を簡単に検索できるようになるため、過去の議論や決定事項への素早いアクセスが可能になります。 ■概要 オンライン会議後の議事録作成は、録画データの確認や文字起こし、要約など多くの手間がかかるのではないでしょうか。重要な会議ほど、迅速かつ正確な情報共有が求められますが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データからAIが議事録を自動作成し、Google Chatへ通知までの一連の流れを自動化できます。これにより、議事録作成の課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Microsoft Teamsで会議の依頼を受けた後、手動でGoogle Meetの会議URLを発行し、返信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、一つ一つは単純でも積み重なると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Meetの会議スペースを自動で作成し、URLを返信できるため、会議設定に関する業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームで面談やイベントの申し込みを受け付けた後、手作業でGoogle Meetの会議URLを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Google Meetの会議スペース作成からSlackへの通知までを自動化し、迅速かつ正確な対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Salesforceで顧客管理を行っている中で、Google Meetでの会議設定を手動で行うことに手間を感じていませんか。タスクが増えるほど、URLの発行漏れや共有ミスなどのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Salesforceで特定の条件を満たすToDoが作成された際に、自動でGoogle Meetの会議を作成できます。SalesforceとGoogle Meetの連携をスムーズにし、会議設定にかかる工数を削減します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Zoho Formsで受け付けた問い合わせや申し込みに対し、都度Google Meetの会議URLを発行し、関係者に手作業で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるURLの共有漏れや遅延は、機会損失に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォームが送信されると、Google Meetの会議スペース作成から通知までが自動で実行され、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ・Zoho Forms、Google Meet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要Notionで議事録やタスク管理を行っている際に、都度Google Meetの会議URLを発行し、手作業でNotionに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は時間的なロスだけでなく、URLの貼り忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でGoogle Meetの会議スペースが作成され、発行されたURLがNotionの該当ページに反映されるため、会議設定に関する一連の業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
Boxを使った自動化例
Boxでの自動化は、ファイル管理や通知、OCR処理などの業務効率化に役立ちます。
例えば、アップロードされたファイルの自動通知やOCRによるデータ抽出、他ツールとの連携によるファイル管理など、手間を削減し正確性を高めることが可能です。！
■概要 boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Microsoft Teamsを使用したミーティングを頻繁に行う方 ・社内のミーティングを行う統括部門の方 ・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方 ・Web面接を担当する人事部門の方 2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者 ・会議資料を毎回送付する必要のある方 ・プレゼンデータ作成担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・boxにアップロードされたらチャット送付まで自動で行うので手作業による手間を削減できます。 ■注意事項 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Boxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとしてfreee会計へ自動でファイルが登録されるため、こうした証憑管理に関する定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.ファイルの電子化作業をしている方 ・ドキュメント管理担当者 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ■このテンプレートを使うメリット ・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。 ■注意事項 ・BoxとChatGPTを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ■概要 BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。 Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業 ・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方 ・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方 2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業 ・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方 ・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方 ■このテンプレートを使うメリット BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。 また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。 ■注意事項 ・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。 boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、Outlookにファイル付きのメールを送信することができます。 ■注意事項 ・box、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 BoxにアップロードされたCSVファイルを、都度手作業でGoogle スプレッドシートに変換する作業は手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにCSVファイルがアップロードされるだけで、Google DriveでのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの変換までを完全に自動化し、こうした定型業務の負担を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携した後フォルダを作成・アップロードしてメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方 ・社内のミーティングを行う統括部門の方 ・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方 ・Web面接を担当する人事部門の方 2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者 ・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方 ・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・ミーティング終了後に自動でフォルダ作成を行うので、手間が削減できます。 ・音声データを自動で格納するため、ミーティングごとに簡単にデータを管理することができます。 ・定型業務の自動化することによりDXを推進します。 ・このフローボットに音声データのAI解析を追加することで、議事録の作成も自動で行うことができます。 （AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。） ■注意事項 ・ZoomとboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・boxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
まとめ
Google MeetとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた会議終了後の録画データのダウンロードからアップロードまでの一連の作業をなくし、格納漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は録画データの管理業務から解放されるだけでなく、会議内容の振り返りや次のアクションプランの策定など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うことにも繋がるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することが可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Boxへのアップロード完了をSlackで通知できますか？
A：はい、Slackに通知することも可能です。
Yoomでは多くのサービスと連携が可能であり、Slackも連携対象となっています。
今回のフローを修正したい場合は、Boxの「ファイルをアップロード」の下にある＋ボタンをクリックし、オペレーションを追加することで、Slackなど連携したいツールを設定できます。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因をご確認ください。エラーの対処法はこちらをご確認いただけます。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：ファイル名に会議日時などを自動で入れることはできますか？
A：はい、可能です。
Boxのアクション設定時にファイル名として、取得した値の1つである「会議日時」を埋め込むことでトリガーが起動する度に自動で会議日時が反映されるようになります。
手入力してしまうと、トリガーが起動する度に手入力した内容が自動反映されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
