・
「Google Meetの会議が終わるたびに、録画データを手動でダウンロードしてBoxにアップロードしている…」
「録画データの格納を忘れたり、ファイル名を間違えたりして、後から探すのに苦労することがある…」
このように、Google Meetの録画データの管理と共有に関する手作業に、時間や手間を取られていませんか？
重要な会議の記録だからこそ、確実かつ効率的に管理したいものですよね。
その一方で、日々の業務に追われる中でこうした定型的な作業はつい後回しになりがちで、ヒューマンエラーの温床にもなりかねません。
もし、Google Meetの会議が終了したら、録画データが自動的にBoxの指定フォルダに格納される仕組みがあればどうでしょう。
こうした日々の煩わしさから解放されるだけでなく、より重要な業務に集中できる時間を確保できるようになるのではないでしょうか。
手作業によるアップロードの手間や格納漏れといったミスが減るだけでなく、チームメンバーへの情報共有も迅速かつ正確に行えるため、組織全体の生産性向上にも繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle MeetとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで多くのオンライン会議を日々主催しており、録画ファイルの管理を負担に感じている方
・複数のプロジェクトやチームのミーティング録画を一元管理する必要がある部門マネージャーや管理職の方
・会議録画の保存先を統一し、手作業による保存ミスを防ぎたい方
・クライアントとの商談やヒアリングの記録を確実に保管し、チーム内で共有する必要がある営業担当者
・社内研修の録画データを受講者へスムーズに共有したい人事や教育の担当者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google MeetとBoxを連携してできること
Google MeetとBoxのAPIを連携させれば、会議の録画データを手動で操作することなく、自動的にBoxへ格納することが可能になります。
これにより、録画データの管理業務を効率化し、格納漏れやファイル名の付け間違いといった人為的ミスを防ぐことができます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや解決したい課題に合致する内容があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
Google Meetでの会議が終了するたびに、録画データを手動でダウンロードしてBoxの特定のフォルダにアップロードする作業は、単純ですが時間のかかる作業です。
このテンプレートを利用すれば、会議の終了をトリガーとして、録画データが自動的にダウンロードされ、指定したBoxフォルダへ格納されます。
そのため、手作業によるアップロードの手間を省けるだけでなく、重要な会議の記録を確実に保管できチーム内でのスムーズな情報共有も実現できます。
■概要
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで多くのオンライン会議を日々主催しており、録画ファイルの管理を負担に感じている方
・複数のプロジェクトやチームのミーティング録画を一元管理する必要がある部門マネージャーや管理職の方
・会議録画の保存先を統一し、手作業による保存ミスを防ぎたい方
・クライアントとの商談やヒアリングの記録を確実に保管し、チーム内で共有する必要がある営業担当者
・社内研修の録画データを受講者へスムーズに共有したい人事や教育の担当者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Meetで特定条件の会議が終了したら、録画データをBoxにアップロードする
すべての会議録画を保存する必要はなく、「特定のプロジェクト会議」や「重要な定例会議」の録画だけを管理したいというケースも多いと思います。
このテンプレートは、会議名などの特定の条件に基づいて処理を分岐させ、条件に合致する会議の録画データのみを自動でBoxにアップロードすることができます。
これにより、不要な録画データでBoxのストレージが圧迫されるのを防ぎ、本当に必要な情報だけを整理して管理することが可能になります。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードし、Boxにアップロードする作業に手間を感じていませんか。重要な会議の録画データを共有し忘れたり、保存場所を間違えたりといったミスは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、特定の録画データが自動でBoxにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで録画したデータをBoxで管理しており、手作業での移行に手間を感じている方
・会議の録画データのアップロード忘れや共有漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google MeetとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle MeetとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle MeetとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Meet／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで多くのオンライン会議を日々主催しており、録画ファイルの管理を負担に感じている方
・複数のプロジェクトやチームのミーティング録画を一元管理する必要がある部門マネージャーや管理職の方
・会議録画の保存先を統一し、手作業による保存ミスを防ぎたい方
・クライアントとの商談やヒアリングの記録を確実に保管し、チーム内で共有する必要がある営業担当者
・社内研修の録画データを受講者へスムーズに共有したい人事や教育の担当者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Google MeetとBoxとGoogle Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
Google MeetとYoomの連携方法
Google Meetを検索すると下の画像のような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
アクセス権限に全てチェックを入れて「続行」を押すと、連携完了です！
BoxとYoomの連携方法
Boxの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
Google DriveとYoomの連携方法
Google DriveもGoogle Meetと同じ手順です。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Google Driveのマイアプリ連携も完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけで自動化が完成するため、初心者の方にもおすすめです！
■概要
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで多くのオンライン会議を日々主催しており、録画ファイルの管理を負担に感じている方
・複数のプロジェクトやチームのミーティング録画を一元管理する必要がある部門マネージャーや管理職の方
・会議録画の保存先を統一し、手作業による保存ミスを防ぎたい方
・クライアントとの商談やヒアリングの記録を確実に保管し、チーム内で共有する必要がある営業担当者
・社内研修の録画データを受講者へスムーズに共有したい人事や教育の担当者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Google Meetのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定作業を再開してください。）
「会議が終了したら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Google Meetと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「会議が終了したら」が選択されるのでそのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。Google Meetでのオンライン会議が終了したら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
ここで連携テストを行います。その際にトリガーを満たす必要があるため、テスト用のオンライン会議を「開始〜終了（録画を忘れずに！）」を行いましょう。
これがフローボットが起動するアクションになります！
ここまで準備できたら、Yoomの画面に戻って「テスト」を押してください。
※ファイルの容量制限はこちらをご確認ください。
テストに成功すると下の画像のように表示されて「取得した値」の欄にGoogle Meetのデータが反映されます。
内容を確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値の詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ4：待機設定
「待機する」をクリックします。
ここでは、次に設定するオペレーションを実行するまでの待機時間を設定します。
オンライン会議終了直後だとファイル情報が取得できないので、一定時間を開ける必要があります！
今回は1時間後に次のアクションが起こるように設定しましたが、業務に合わせて適宜変更してください。
※「待機する」の詳しい説明はこちらをご確認ください。
※「待機する」は「チームプラン」「サクセスプラン」でのみご利用できる機能（オペレーション）です。フリープランやミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランは有料プランですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるのでぜひお試しくださいね！
ステップ5：Google Meetのアクション設定
「レコーディング情報を取得」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について、ステップ3と同様に修正・確認を行います。
「会議ID」はステップ3で取得した値を埋め込みます。
取得した値は変数のため会議が終了する度に新しい会議データを基に毎回変更されますが、テキストを直接入力した箇所は固定値になります。そのため手入力してしまうと、トリガーが起動する度に同じ会議ばかりが連携されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
取得した値を埋め込むことで、入力ミスを防ぐことにも繋がりますよ！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「会議が終了したら」をクリック
③「会議ID」を選択
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、オンライン会議のデータが反映されるので確認できたら「保存する」をクリックしてください。
※Google DriveのファイルIDや録画URLが反映されるまでに少し時間がかかる場合があります。もし、テストを実施しても反映されていない場合、少し時間をおいてから「再テスト」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：Google Driveのアクション設定
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について確認・修正を行います。
「ファイルID」をステップ5で取得した値を埋め込みます。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、オンライン会議が保存されているGoogle Driveのファイルをダウンロードすることができました。
確認できたら「保存する」をクリックします。
ステップ7：Boxのアクション設定
「ファイルをアップロード」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について確認・修正を行います。
「ファイル名」を入力します。
他のファイル名と重複しないように、取得した値を埋め込みます。
なお、注記に記載があるように拡張子は手入力してください。もちろん拡張子に限らず、保存ファイルを区別しやすいように固定値（手入力）と組み合わせてもOKです！
次に「格納先フォルダのコンテンツID」を赤枠の注記を確認しながら設定してください。
最後に「ファイルの添付方法」を設定します。
画像と同じように設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、BoxのコンテンツIDが反映されていれば「保存する」をクリックします。
最後にBoxの画面でオンライン会議のデータが保存されていることを確認できたらOKです！
ステップ8：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する連携手順になります！
Google MeetやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
Google MeetやBoxのAPIを活用することで、会議運営やファイル管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google Meetを使った自動化例
Google Meetでの自動化を導入することで、会議後の記録作成や通知、会議スペースの準備などが効率化されます。
例えば、会議終了後に文字起こしや録画データの保存、議事録作成などを自動化することで、手作業を減らしスムーズな情報共有が可能になります！
■概要
Notionで議事録やタスク管理を行っている際に、都度Google Meetの会議URLを発行し、手作業でNotionに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
この手作業は時間的なロスだけでなく、URLの貼り忘れといったミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいページが作成されると、自動でGoogle Meetの会議スペースが作成され、発行されたURLがNotionの該当ページに反映されるため、会議設定に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogle Meetを連携させ、会議設定の手間をなくしたいと考えている方
・手作業によるGoogle MeetのURL発行と転記作業に非効率を感じている方
・チームの会議準備プロセスを自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■注意事項
・Notion、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてSlackに自動通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを使用した定例会議や重要な商談を頻繁に行い、議事録の作成と共有に時間を取られている営業担当者
・複数のプロジェクトを同時進行で管理しており、ミーティングの内容をチーム間で共有する必要があるプロジェクトマネージャー
・会議に出席できなかったメンバーとSlackで内容をスムーズに共有したい方
・リモートワークやフレックスタイム制を導入し、非同期コミュニケーションを重視している部署の責任者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する」ワークフローは、会議後のフォローアップをスムーズに行うための業務ワークフローです。
Google Meetで行われた会議の内容を自動的に議事録としてまとめ、Google Chatに通知することで、参加者全員が内容を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・リモートワークを導入しているチームのリーダー
・オンライン会議が増える中で、会議内容の共有やフォローアップが課題になっている方
・頻繁にGoogle Meetを利用している企業の管理者
・複数の会議を効率的に管理し、議事録の作成と共有を自動化したい方
・チームのコミュニケーションを改善したいプロジェクトマネージャー
・会議後の情報共有をスムーズに行い、プロジェクトの進行を円滑にしたい方
・議事録作成に時間を取られている事務担当者
・自動化することで、手間を省き他の業務に専念したい方
・情報共有の一貫性を保ちたい経営者
・チーム全体で統一された形式で議事録を共有し、全員が同じ情報を基に行動できる環境を整えたい方"
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する」フローは、フォームの回答を受け取った際に自動でミーティングスペースを生成し、関係者に通知する業務ワークフローです。イベントの申し込みやアンケートの回答後に、手動で会議を設定する手間を省きたい方に最適です。
GoogleフォームとGoogle Meetの連携を活用することで、迅速かつ効率的に会議の準備が整います。これにより、業務のスピードアップとミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してイベントやミーティングの申し込みを管理している担当者の方
・手動でGoogle Meetの会議スペースを作成する作業に時間を取られているチームリーダー
・フォームの回答後に迅速に会議を設定し、通知したいと考えている事務担当者
・業務ワークフローの自動化を通じて業務効率を向上させたい経営者の方
・デジタルツールを活用して業務プロセスの標準化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
「Zoho Formsで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する」ワークフローは、フォームの送信を起点に自動的にGoogle Meetの会議スペースを生成し、
関係者へ通知を行う業務ワークフローです。これにより、手動での会議設定や通知作業が不要になり、スムーズなオンラインミーティングの運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用してイベントやミーティングの申し込みを管理している方
・Google Meetを利用してオンライン会議を効率的に設定したい方
・業務プロセスの自動化を通じて作業時間を削減したいビジネスパーソン
・チーム内での迅速なコミュニケーションを求めているマネージャー
・フォーム送信後のフォローアップを一元化したい担当者
■注意事項
・Zoho Forms、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらGoogle Meetで会議スペースを作成する」ワークフローは、コミュニケーションと会議の連携を自動化する業務ワークフローです。
チーム内での重要なメッセージ投稿時に、即座にGoogle Meetの会議スペースが生成されるため、迅速な会議設定が可能になります。
これにより、手動での会議作成作業を省き、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、会議設定の手間を減らしたいビジネスパーソンの方
・Google Meetを主要な会議ツールとして使用しているが、会議スペースの作成が煩雑だと感じているチームリーダーの方
・コミュニケーションと会議の連携を自動化し、業務フローを効率化したいIT担当者の方
・チーム内の迅速な意思決定や情報共有を促進したいプロジェクトマネージャーの方
・日々のメッセージ書き込みから自動的に会議を設定し、時間管理を最適化したい経営者の方
■注意事項
・Microsoft TeamsとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceで顧客管理を行っている中で、Google Meetでの会議設定を手動で行うことに手間を感じていませんか。タスクが増えるほど、URLの発行漏れや共有ミスなどのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Salesforceで特定の条件を満たすToDoが作成された際に、自動でGoogle Meetの会議を作成できます。SalesforceとGoogle Meetの連携をスムーズにし、会議設定にかかる工数を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceのToDoをもとに、Google Meetでの会議設定を手作業で行っている方
・SalesforceとGoogleカレンダーを連携させ、営業やカスタマーサクセスの業務を効率化したい方
・手作業による会議設定の漏れや、URLの共有ミスといったヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じている方
・会議内容の記録や共有を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業での文字起こしによる抜け漏れを防ぎ、正確な議事録を残したい担当者の方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれをYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
・Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方
・会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxを使った自動化例
Boxでの自動化は、ファイル管理や通知、OCR処理などの業務効率化に役立ちます。
例えば、アップロードされたファイルの自動通知やOCRによるデータ抽出、他ツールとの連携によるファイル管理など、手間を削減し正確性を高めることが可能です。！
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
■概要
「BoxにCSVファイルがアップロードされたら、Google Driveを使用してGoogle スプレッドシートに変換する」ワークフローは、Boxに新しいCSVファイルがアップロードされると、自動的にそのCSVファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google スプレッドシート形式に変換する仕組みです。
これにより、手動でのCSVファイルの変換作業を省き、Google スプレッドシートでのデータ管理が効率化されます。アップロードされたCSVファイルが自動的にスプレッドシートに変換されるため、作業時間を短縮し、エラーの発生を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxにCSVファイルを定期的にアップロードしているが、Google スプレッドシートでのデータ管理が必要な方
・手動でCSVからGoogle スプレッドシートへの変換作業を削減したい業務担当者
・Google スプレッドシートにデータを整理・管理しているチームの方
・CSV形式で提供されたデータをGoogle スプレッドシートにすばやく変換したい方
■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携した後フォルダを作成・アップロードしてメールを送付するフローです。
まとめ
Google MeetとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた会議終了後の録画データのダウンロードからアップロードまでの一連の作業をなくし、格納漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は録画データの管理業務から解放されるだけでなく、会議内容の振り返りや次のアクションプランの策定など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うことにも繋がるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することが可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Boxへのアップロード完了をSlackで通知できますか？
A：はい、Slackに通知することも可能です。
Yoomでは多くのサービスと連携が可能であり、Slackも連携対象となっています。
今回のフローを修正したい場合は、Boxの「ファイルをアップロード」の下にある＋ボタンをクリックし、オペレーションを追加することで、Slackなど連携したいツールを設定できます。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因をご確認ください。エラーの対処法はこちらをご確認いただけます。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：ファイル名に会議日時などを自動で入れることはできますか？
A：はい、可能です。
Boxのアクション設定時にファイル名として、取得した値の1つである「会議日時」を埋め込むことでトリガーが起動する度に自動で会議日時が反映されるようになります。
手入力してしまうと、トリガーが起動する度に手入力した内容が自動反映されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
