■概要
Microsoft Teamsで会議の依頼を受けた後、手動でGoogle Meetの会議URLを発行し、返信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、一つ一つは単純でも積み重なると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Meetの会議スペースを自動で作成し、URLを返信できるため、会議設定に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teams上で頻繁に会議を設定しており、URL発行の手間を削減したい方
- 会議設定の依頼からURL共有までの対応を自動化し、円滑な進行を実現したいチームの方
- 手作業による会議URLの払い出しや共有ミスを防ぎ、迅速な連携をしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけで会議URLが自動で発行・返信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるURLのコピー＆ペーストミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな会議開催に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGoogle MeetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、前のステップで作成した会議URLを返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチームのどのチャネルへの投稿をきっかけにワークフローを起動させるかを設定してください。
- Microsoft Teamsへの返信メッセージは、固定のテキストを追加したり、前のステップで取得した会議URLなどの情報を変数として埋め込むなど、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft TeamsとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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