Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する方法

Google スプレッドシートで行が更新された内容をGoogle スプレッドシート APIで受け取り、PHONE APPLI PEOPLEの提供するAPIを経由して社内連絡先を更新できます。
ノーコードツールのYoomを活用すれば、プログラミング知識がなくても自動化が実現できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)このフローでは以下のようなGoogle スプレッドシートをトリガーに使用しています。
PHONE APPLI PEOPLEに必要な情報が入力されたGoogle スプレッドシートを準備してください。

3)PHONE APPLI PEOPLEのマイアプリ登録にはAPIキーが必要です。
APIキーはPHONE APPLI PEOPLEのPC ブラウザ版 PA PEOPLE のメニュー［ユーザ情報］を開き、［APIキー］タブから発行、取得できます。
なお、APIキーの発行時に全ての権限範囲にチェックをつけてください。

ステップ1：Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Google スプレッドシート」と「PHONE APPLI PEOPLE」を１つずつ検索します。

Google スプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

同様にPHONE APPLI PEOPLEを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。あらかじめコピーしたAPIキーを登録します。
アカウント名の項目は任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後はタイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこから開けます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　行が更新されたら」をクリックします。

ステップ4：Google スプレッドシートのアクションを設定

1) アクションは「行が更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
スプレッドシートIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：PHONE APPLI PEOPLEのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　社内連絡先を更新」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「社内連絡先を更新」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

先ほど取得したGoogle スプレッドシートのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

‍

今回使用したテンプレートはこちら　

Google スプレッドシートやPHONE APPLI PEOPLEを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートやPHONE APPLI PEOPLEを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先を更新する
このテンプレートでは、Google スプレッドシートで営業部門が顧客情報を更新すると、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先が自動的に更新されます。
例えば、営業部で取引先担当者の連絡先が変更された場合、その情報が素早く反映されます。
これにより、全社員が最新情報を共有し、迅速な顧客対応が可能になり、顧客満足度の向上も期待できます。
さらに、自動化により業務効率が向上し、連絡ミスや二重入力の防止も見込めます。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する
このテンプレートは、営業部がGoogle スプレッドシートに行を追加した際にGoogle Meetで会議スペースを自動作成できます。
Google スプレッドシートの変更をトリガーとして、Google スプレッドシートAPIで情報を取得し、Google Meet APIを経由して会議スペースを作成します。
会議リンクはスプレッドシートに自動追加されます。
これによって営業会議の準備時間が削減され、チームの迅速なコラボレーションが期待できます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle スプレッドシートに製品情報を登録する
このテンプレートでは、マーケティング部がGoogle スプレッドシートでコンタクト情報を更新すると、HubSpotのコンタクト情報が自動で更新されます。
Google スプレッドシートの更新をトリガーにデータを取得し、HubSpotの該当コンタクト情報を同期します。
これにより、データの正確性が向上し、営業チームとの円滑な連携が期待できます。

‍

まとめ

このブログでは、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携し、行が更新されると社内連絡先が自動更新される方法を解説しました。
この自動化で手動作業を削減し、情報の正確性と最新性を維持することで、業務効率の向上や緊急時の迅速な対応が期待できます。
また、Yoomというノーコードツールを活用すれば、プログラミング知識がなくても自動化が実現できます。
この機会に自動化を活用し、より効果的な業務運営を目指してみてください！

‍