デジタル化が進む中、社内データの管理と共有はますます重要になってきています。
特に、人事情報や連絡先の更新は頻繁に行われるため、手動での更新作業は時間と労力がかかりがちです。
そこで今回は、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携させ、Google スプレッドシートの行が更新されると、自動的に社内連絡先も更新される方法をご紹介します。
この自動化により、情報の最新性を維持しながら、業務効率を向上させることが可能です。
また、ノーコードで連携できる設定方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新するフローです。
Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携してできること
Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携すれば、これまで手動で行っていた多くの作業が自動化され、業務全体の効率アップが期待できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する
このテンプレートでは、Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先が自動で更新されるため、社員情報の管理に役立ちます。
最新の情報を迅速に共有できるため、連絡先情報の正確性を保つことが可能です。
アップデートされた連絡先情報を全メンバーが迅速に確認できるため、コミュニケーションが円滑になり、チーム全体の生産性向上にもつながるでしょう。
自動化により業務効率が向上し、連絡ミスや二重入力の防止も見込めます。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先を更新する
このテンプレートでは、Google スプレッドシートで営業部門が顧客情報を更新すると、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先が自動的に更新されます。
例えば、営業部で取引先担当者の連絡先が変更された場合、その情報を迅速に反映することが可能です。
これにより、全社員が最新情報を共有して迅速な顧客対応が可能になり、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先を更新する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先を更新するフローです。
Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGoogle スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても問題ない、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／PHONE APPLI PEOPLE
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する」フローを作成していきます！
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
- Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定
- PHONE APPLI PEOPLEのアクション設定
- 最後にトリガーが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新するフローです。
ステップ1：Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【PHONE APPLI PEOPLEのマイアプリ登録】
PHONE APPLI PEOPLEのマイアプリ登録にはAPIキーが必要です。
APIキーはPHONE APPLI PEOPLEのPC ブラウザ版 PA PEOPLE のメニュー［ユーザ情報］を開き、［APIキー］タブから発行、取得できます。
なお、APIキーの発行時に全ての権限範囲にチェックをつけてください。
続いてYoomの画面へ戻り、マイアプリ欄からPHONE APPLI PEOPLEを選択したら、使用するアカウントで設定を行ってください。
アカウント名の項目は任意のアカウント名を入力し、APIキー欄にはあらかじめコピーしたAPIキーを登録します。
入力したら「追加」をクリックしましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてテンプレートをコピーし、フローの作成に入ります。
以下のバナーからテンプレートページを開き、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新するフローです。
自動的にテンプレートがコピーされ、次のような画面が表示されました。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
まずはテンプレートの「アプリトリガー 行が更新されたら」をクリックします。
1) 「行が更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター
スプレッドシートIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ4：PHONE APPLI PEOPLEのアクション設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 社内連絡先を更新」のアイコンをクリックします。
2) 「社内連絡先を更新」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
先ほど取得したGoogle スプレッドシートのアウトプット（取得した値）情報を活用して入力できます。
※アウトプット（取得した値）とは
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を更新する】というフローが完成です。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
Google スプレッドシートやPHONE APPLI PEOPLEのAPIを使ったその他の自動化例
他にもGoogle スプレッドシートやPHONE APPLI PEOPLEを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシートを使った自動化例
Google スプレッドシートを使った自動化テンプレートをご紹介します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoho Projectsでタスクを作成する
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■概要
Google スプレッドシートでタスクリストを管理しているものの、Zoho Projectsへの手動での転記作業に時間を取られていませんか。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でZoho Projectsにタスクを作成できます。Zoho Projects APIに関する専門知識がなくても、タスク登録のプロセスを自動化し、手作業による入力の手間や登録漏れのリスクを減らすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとZoho Projectsを併用し、タスクの二重入力に課題を感じている方
・Zoho ProjectsのAPIを利用した業務自動化を、ノーコードで実現したいプロジェクトマネージャーの方
・タスクの登録作業を効率化し、プロジェクト管理全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Projects、Zoho ProjectsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで任意の情報を生成しTrelloにタスクを追加する
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■概要
TrelloとGoogle スプレッドシートを連携してタスク管理を行う際、手作業での情報転記やタスク内容の考案に手間を感じていませんか。
また、手作業による入力ミスや対応漏れが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、AIがタスク内容を自動で生成し、Trelloへカードが作成される一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとGoogle スプレッドシートを併用し、タスクを手動で作成している方
・AIを活用してタスク作成の効率を上げたいプロジェクトマネージャーやチームリーダーの方
・定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する
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Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
指定の日時にLINE公式アカウントでデータを取得し、Googleスプレッドシートに連携してレコードを追加する
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毎日LINE公式アカウントから最新の配信数を取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信する
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■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しGoogle スプレッドシートに格納
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STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しスプレッドシートに格納します
LINE公式アカウントで友だち登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
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LINE公式アカウントで友だち登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたらスプレッドシートに情報を格納する
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Stripeでサブスクリプション情報が変更されたら、サブスクリプションの情報をスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
毎朝Google スプレッドシートから法人名を取得し、gbizINFO（経済産業省）で法人情報を一括で取得し更新する
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■概要
取引先や営業先のリスト管理において、法人情報を常に最新の状態に保つ作業に手間を感じていませんか。
gBizINFO（経済産業省）で一件ずつ法人名を検索し、手作業で情報を更新するのは時間がかかる上に、入力ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにリストアップされた法人名をもとに、毎朝自動で最新の法人情報を取得しシートを更新するため、こうした定型業務を効率化し、常に正確なデータを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客リストを管理し、情報更新を手作業で行っている営業担当者の方
・gBizINFOを利用した法人名の検索と情報収集を定期的に行っている事業開発担当者の方
・営業部門や管理部門で行われている、定型的な情報収集業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Google スプレッドシート、gbizINFO（経済産業省）のそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
PHONE APPLI PEOPLEを使った自動化例
PHONE APPLI PEOPLEを使った自動化テンプレートをご紹介します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに部署を作成する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに部署を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの個人電話帳フォルダを更新する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの個人電話帳フォルダを更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの共有電話帳フォルダを更新する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの共有電話帳フォルダを更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を削除する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先を削除するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先を削除する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先を削除するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの部署を削除する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの部署を削除するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの部署を更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの部署を更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに個人電話帳フォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに個人電話帳フォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに共有電話帳フォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに共有電話帳フォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに社内連絡先を作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに社内連絡先を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに社外連絡先を作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに社外連絡先を作成するフローです。
まとめ
このブログでは、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携し、行が更新されると社内連絡先が自動更新される方法を解説しました。
この自動化で手動作業を削減し、情報の正確性と最新性を維持することで、業務効率の向上や緊急時の迅速な対応が期待できます。
また、Yoomというノーコードツールを活用すれば、プログラミング知識がなくても自動化が実現できます。
この機会に自動化を活用し、より効果的な業務運営を目指してみてください！
よくあるご質問
Q：連絡先の「新規追加」や「削除」も自動化できますか？
A：
可能です。以下のようなテンプレートを用意していますので、必要に応じてぜひご活用ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに社内連絡先を作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに社内連絡先を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに部署を作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに部署を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの部署を削除する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの部署を削除するフローです。
Q：特定の条件を満たした時だけ連携を実行できますか？
A：
フローボットのオペレーション間に「分岐」アクションを活用することで可能です。
分岐を設定すれば、「○○というワードが行に含まれているとき」などの条件で連携対象を絞り込み、その後のフローを変更できます。
「分岐」の設定方法
※分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように検知・対処できますか？
A：
フローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
また、修正後はご自身で再度テストを行い、手動でフローボットをONにしてください。
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