■概要
組織変更や新規プロジェクトの立ち上げに伴う部署情報の更新作業は、迅速かつ正確さが求められますが、手作業での対応には手間や時間がかかるものです。特に、Google スプレッドシートで情報を管理し、PHONE APPLI PEOPLEへ手動で登録している場合、入力ミスや反映漏れといった課題も起こり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでPHONE APPLI PEOPLEに部署情報が自動で作成され、こうした情報登録の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEで組織情報を管理している方
- 部署情報の登録作業を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
- 組織変更時の情報更新を効率化し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートに行を追加するだけで部署が自動作成されるため、これまで手作業にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、部署名やコードの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでPHONE APPLI PEOPLEを選択し、「部署を作成」アクションを設定して、スプレッドシートの情報を基に部署を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象となるシートのID、更新の基準となる一意の値が入った列などを任意で設定してください。
- PHONE APPLI PEOPLEで部署を作成するアクションでは、スプレッドシートから取得したどの情報を部署名や部署コードなどに割り当てるかを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの行を更新するかの条件や、処理完了後にどのような値（例：「処理完了」など）を記録するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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