■概要
退職や異動に伴う連絡先情報の更新は、正確性が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。特に、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを併用している場合、二重の作業が発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、PHONE APPLI PEOPLEの社内連絡先が自動で削除されるため、情報管理を効率化し、正確性を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEで従業員情報を管理している方
- 退職者情報の削除を手作業で行っており、手間や更新漏れに課題を感じている総務担当者の方
- 社内の連絡先情報を常に最新の状態に保ち、運用を効率化したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を更新するだけで連絡先が自動削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による削除漏れや、誤った連絡先を削除してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでPHONE APPLI PEOPLEを選択し、「社内連絡先を削除」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに削除対象を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローの起動間隔、対象となるスプレッドシートのID、一意の値を識別する列、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- PHONE APPLI PEOPLEのオペレーション設定では、削除対象を特定するための社内ユーザーIDを、Google スプレッドシートから取得した値に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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