■概要
組織変更や統廃合に伴い、部署情報を更新する際、利用している各ツールで手動の削除作業が発生し、手間を感じることはありませんか。特にGoogle スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEで情報を管理している場合、手作業では削除漏れや入力ミスのリスクがつきものです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、PHONE APPLI PEOPLEの部署情報を自動で削除でき、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEで組織情報を管理している方
- 手作業での部署情報の削除に時間がかかり、ミスを減らしたいと考えている担当者の方
- 組織情報のメンテナンス作業を自動化し、属人化を解消したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると自動で部署が削除されるため、PHONE APPLI PEOPLEを直接操作する手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 手作業による部署の削除漏れや、誤った情報を削除してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保てます。
■フローボットの流れ
- まずは、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでPHONE APPLI PEOPLEの「部署を削除」アクションを設定し、スプレッドシートの更新情報に基づいて部署が削除されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローをチェックする起動間隔や、対象となるGoogle スプレッドシートおよびシートのID、更新を検知したい列を任意に設定してください。
- PHONE APPLI PEOPLEのオペレーションでは、削除対象とする部署のIDを、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの情報をもとに動的に指定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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