Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに共有電話帳フォルダを作成する

■概要

Google スプレッドシートで管理している部署やプロジェクトの情報を、手作業でPHONE APPLI PEOPLEに反映させる際に手間を感じたり、更新漏れが発生したりしていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、PHONE APPLI PEOPLEに共有電話帳フォルダが自動で作成されるため、こうした情報共有の課題を解消し、スムーズな連携体制を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでの情報管理と手動での電話帳登録に非効率を感じている方
• 部署やプロジェクト単位の連絡先をPHONE APPLI PEOPLEで効率的に共有したいと考えている方
• 電話帳のメンテナンス業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい総務・情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのフォルダ作成作業が不要になることで、作成漏れや設定ミスといったヒューマンエラーのリスクを減らせます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをYoomと連携します。
2. 続いて、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
3. その後に、オペレーションでPHONE APPLI PEOPLEの「共有電話帳フォルダを作成」アクションを設定し、フォルダ名などを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行に目印をつけます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定では、フローを起動する間隔や対象となるシートのID、重複実行を避けるための一意な値が入った列などを任意で設定可能です。
• PHONE APPLI PEOPLEでフォルダを作成する設定では、フォルダ名や説明欄に、Google スプレッドシートから取得した情報や任意の固定テキストなどを組み合わせて設定できます。
• Google スプレッドシートのレコードを更新する設定では、どの行を更新するかの条件や、更新後の値をYoomで取得した情報などを用いて柔軟にカスタムしてください。

■注意事項

• Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。