・
ビジネスの現場では、素早い情報の共有と、一元管理が求められています。
特に、顧客や取引先の連絡先情報は、営業活動やサポート対応で欠かせない情報です。
そこで今回は、Google スプレッドシートで行が更新された際に、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先も自動的に更新する方法をご紹介します。
この連携により、手作業での更新を省き、スピーディーな情報共有が期待できます。
初心者でも簡単に設定できる連携方法を解説していますので、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携することで、社外連絡先の情報が素早く同期されます。
これにより、複数のプラットフォーム間で情報のズレや更新漏れが生じるリスクの削減が見込めます。
例えば、取引先の担当者の連絡先が変更された場合、Google スプレッドシートに新しい情報を入力するだけで、PHONE APPLI PEOPLEにも自動的に反映されます。
これにより、全社員が常に最新の連絡先情報を共有でき、連絡ミスによるトラブルを未然に防ぐことが期待できます。
Google スプレッドシートでの情報更新が直接PHONE APPLI PEOPLEに反映されるため、二重入力やデータの移行作業が不要になります。
例えば、営業部門が新規顧客情報をGoogle スプレッドシートに入力すると、そのデータが自動的にPHONE APPLI PEOPLEに登録されます。
これにより、管理部門が同じ情報を再度入力する手間が省け、ヒューマンエラーの発生を減らし、社員がコア業務に集中することで、生産性の向上が期待できます。
ツール間で素早く情報が更新されることで、顧客からの問い合わせや要望に対して迅速な対応が見込めます。
例えば、顧客の担当者が変更された場合でも、スピーディーに最新の連絡先情報が全社員に共有されます。
これにより、旧担当者への誤った連絡を防ぎ、スムーズなコミュニケーションによって顧客満足度の向上や信頼関係の強化も期待できます。
ここからは、Yoomのテンプレート【Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先を更新する】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートの更新内容をGoogle Sheets APIで受け取り、PHONE APPLI PEOPLEの提供するAPIを経由して社外連絡先を更新できます。
ノーコードツールであるYoomを活用すれば、プログラミング知識がなくても簡単に自動化を実現できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
1)最初にYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)このフローでは以下のようなGoogle スプレッドシートをトリガーに使用しています。
PHONE APPLI PEOPLEに必要な情報が入力されたGoogle スプレッドシートを準備してください。
3)PHONE APPLI PEOPLEのマイアプリ登録にはAPIキーが必要です。
APIキーはPHONE APPLI PEOPLEのPC ブラウザ版 PA PEOPLE のメニュー［ユーザ情報］を開き、［APIキー］タブから発行、取得できます。
APIキーの発行時には、全ての権限範囲にチェックをつけてください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Google スプレッドシート」と「PHONE APPLI PEOPLE」を１つずつ検索します。
Google スプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
同様にPHONE APPLI PEOPLEを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。あらかじめコピーしたAPIキーを登録します。
アカウント名の項目は任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されているか確認してください。
以下のバナーをクリックします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に表示される「！」アイコンを順番にクリックし、オペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこから開けます。
「アプリトリガー 行が更新されたら」をクリックします。
1) アクションは「行が更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は、契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
スプレッドシートIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 社外連絡先を更新」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「社外連絡先を更新」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
メッセージに先ほど取得したGoogle スプレッドシートのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Google スプレッドシートで行が更新されたら、PHONE APPLI PEOPLEの社外連絡先を更新する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしてください。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
このテンプレートは、営業部がGoogle スプレッドシートで行を更新した際に、Slackに自動で通知することができます。
Google スプレッドシートの更新をトリガーとしてSlackに通知を送信することで、業務の効率化が見込めます。
これにより、営業部は重要な更新情報を素早く把握し、迅速に対応することが期待できます。
2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
このテンプレートは、経理部がGoogle スプレッドシートで取引先情報を更新した際に、freee会計の取引先情報も自動で更新できます。Google スプレッドシートの更新をトリガーとしてfreee会計の取引先情報を更新するので、業務の効率化が見込めます。
これにより、ヒューマンエラーによるデータの二重入力を防ぎ、情報の正確性を向上させることが期待できます
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新する
このテンプレートは、営業部がGoogle スプレッドシートで行を更新した際に、kintoneのレコードも自動で更新できます。
Google スプレッドシートの更新データを取得し、kintoneの該当レコードを更新することで、手動入力の削減が見込めます。
これにより、営業部の情報を常に最新の状態に保ち、業務効率の向上が期待できます。
このブログでは、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携し、スプレッドシートの行が更新されると、社外連絡先も自動で更新される方法を紹介しました。
この連携により、手動でのデータ更新の手間を省き、業務効率の向上が見込めます。
また、素早く最新の情報を共有することで、迅速な顧客対応が可能となり、顧客満足度の向上も期待できます。
Yoomを活用すれば、専門的な知識がなくても簡単に連携設定が可能です。
ぜひこの機会に、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEの連携にチャレンジしてみてください。
.avif)
.png)
