Google スプレッドシートとZendesk Sellを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらZendesk Sellのタスクも更新する方法

ビジネスの現場では、効率的なデータ管理とタスク管理が求められています。特に、Google スプレッドシートとZendesk Sellを活用している方にとってこれらのツールを連携させることで、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
本記事では、Google スプレッドシートで行が更新された際に、Zendesk Sellのタスクも自動的に更新される方法を解説します。ノーコードで実現できるこの連携を通じて、日々の業務をよりスムーズに進めましょう。

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとZendesk Sellをそれぞれ活用している方
Google スプレッドシートとZendesk Sellを営業活動で活用しているが、情報の更新に手間を感じている方
Google スプレッドシートとZendesk Sellを連携して業務効率化を目指している方

Google スプレッドシートとZendesk Sellの連携メリットと具体例

メリット1: 作業の効率化と人為的ミスの削減

Google スプレッドシートとZendesk Sellを連携させることで、手作業で行っていたタスク更新が自動化されます。これにより、データの転記ミスや見落としなどの人為的エラーを防ぎ、作業の正確性を向上させます。例えば、営業チームがスプレッドシートで進捗状況を管理している場合、新しい更新があるたびにZendesk Sellのタスクがタイムリーに反映されるため、二重入力の手間を削減できます。この自動化により、チーム全体の業務がスムーズに進行し、重要なタスクを見逃すリスクを回避できます。

メリット2: 営業プロセスの可視化

Google スプレッドシートで管理するデータがZendesk Sellに同期されることで、個々のタスクやプロジェクトの進捗状況が一元的に管理できます。例えば、営業活動の優先度や期限が明確になるため、タスクの漏れや重複を防ぐことができます。また、これにより管理者は業務の進行状況をタイムリーに把握し、必要な調整を迅速に行えます。

メリット3: クライアントとのコミュニケーション強化

スプレッドシートを通じてクライアント情報を管理している場合、その更新内容がZendesk Sellにタイムリーに反映されるため、営業担当者は常に最新情報を基に対応できます。例えば、クライアントが提出した新しい要望や案件の進捗がスプレッドシートに記載されると、それに基づいてZendesk Sellのタスクが更新され、迅速なフォローアップが可能となります。これにより、クライアントとの信頼関係を強化し、質の高いサービス提供を実現します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートに追加した内容をZendesk Sellで更新する方法

Google スプレッドシートで行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Zendesk Sellの提供するAPIを用いて、更新された行のレコード情報をZendesk Sellのタスク更新に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとZendesk Sellをマイアプリ連携する
テンプレートをコピーする
フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のZendesk Sellのオペレーション設定を行う
トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとZendesk Sellの連携フローの動作確認をする

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでに、Yoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Google スプレッドシートとZendesk Sellをマイアプリ連携する

Google スプレッドシートとZendesk SellをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと自動化設定がスムーズに進められます。

Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。

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検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、検索結果からGoogle スプレッドシートを選択し、表示された画面からログインをします。

アカウントの選択画面でアカウントを選択し、ログイン後に問題がなければ、表示された画面で、「続行」をクリックします。

続いてZendesk Sellをマイアプリ登録します。
Google スプレッドシートの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にZendesk Sellと入力し、検索結果からZendesk Sellを選択し、表示された画面で必須項目を入力し「追加」をクリックします。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとZendesk Sellが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ2：フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のZendesk Sellのオペレーション設定を行う

先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zendesk Sellのタスクを更新するをクリックすると表示されます。

表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「スプレッドシートID」と「シートID」は、候補から選択してください。
入力欄をクリックすると、自動で連携しているアカウントの候補が表示されます。候補を選択することで入力が完了します。

入力が完了したら「テスト」実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

次にZendesk Sellの設定をしましょう。
アプリと連携する「タスクを更新」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
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API接続設定を行います。
Google スプレッドシートで設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、それぞれ入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとZendesk Sellの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のGoogle スプレッドシートとZendesk Sellを使った自動化例

その他にもYoomにはGoogle スプレッドシートとZendesk Sellを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellにリードを作成する
リード情報を手動で追加している場合は、時間と手間がかかります。このフローを使えば、Google スプレッドシートの情報を用いることでZendesk Sellにリード登録され、作業時間の短縮が期待できます。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellに取引を作成する
取引を手動でZendesk Sellに作成している場合は、登録漏れや入力ミスが発生する恐れがあります。このフローを使えば、Zendesk Sellに取引がタイムリーに登録され、ミスの防止が期待できます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zendesk Sellの連絡先を更新する
Google スプレッドシートで更新された連絡先情報をZendesk Sellに同期する仕組みです。このフローを使えば、情報の更新し忘れや入力間違いを回避できるため、管理する情報の正確性確保が期待できます。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zendesk Sellの連絡先を更新する」フローボットをご紹介しました。
Google スプレッドシートとZendesk Sellの連携は、営業チームの業務効率を向上させることが期待できます。手動でのデータ入力ミスを削減し、作業効率を向上させることで効率的な営業活動ができるでしょう。また、常に最新の顧客情報を反映させることで、営業やサポートチームがすばやく正確に対応できることが見込めます。
ぜひ本記事を参考に、Google スプレッドシートとZendesk Sellの連携を試してみてください。