【プログラミング不要】GmailとGoogle スプレッドシートを連携して自動返信する方法

「お問い合わせメールが届くたびに、内容をスプレッドシートに転記して、一件ずつ返信メールを作成する作業が大変…」
「手作業での対応は時間がかかるうえ、転記ミスや返信漏れなどのヒューマンエラーも気になる…」
このように、Gmailとスプレッドシートを使った手動での顧客対応に限界を感じていませんか？

もし、Gmailで受信したお問い合わせ内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録し、受付完了のメールを自動返信する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、問い合わせ内容の分析や顧客への丁寧なフォローアップといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailとGoogle スプレッドシートを連携して自動返信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailの受信メールをAIで整理しGoogle スプレッドシート管理と自動返信を行う

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GmailとGoogle スプレッドシートを連携して自動返信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をAIで整理してGoogle スプレッドシートに記録し、自動で返信するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail／ChatGPT

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmail、Google スプレッドシート、ChatGPTのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定と各種アクション設定
• フローをONにし、テストメールを送信して動作を確認

Gmailの受信メールをAIで整理しGoogle スプレッドシート管理と自動返信を行う

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ステップ1：Gmail・Google スプレッドシート・ChatGPTのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。

【Gmailのマイアプリ連携】

【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】

【ChatGPTのマイアプリ連携】

※フローを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細は以下のリンクをご確認ください。

• OpenAI料金について

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Gmailの受信メールをAIで整理しGoogle スプレッドシート管理と自動返信を行う

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

最初の設定です！
ここから「Gmailの受信メールをAIで整理しGoogle スプレッドシート管理と自動返信を行う」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！

ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベルを作成してください。
※作成方法は、Gmailの公式HPを参考にしてください。

今回は赤枠のラベルを作成しました。

Gmailで送信したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。

続いて、「ラベル」を設定します。
先ほど作成したラベルを候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！

テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

最後に、「完了」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定が完了です！

ステップ4：テキストを生成する設定

ここでは、生成AIを使用して、受信したメールの文章の要約と、返信が必要か不要か判断を行う設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。

• 「テキストを生成する」の設定方法

  

ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます！

設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！

ステップ5：分岐の設定

ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

• 分岐の設定方法

次の画面で、分岐条件を指定していきます！
「オペレーション」は、「テキストを生成」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「生成結果」を設定しましょう！

続いて、「分岐条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。

今回は、「生成結果」に「返信:要」を含む場合に、次のオペレーションへ進むように設定しました。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！

ステップ6：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定

ステップ5で設定した分岐条件に基づき、返信が必要だと判断された場合に、受信したメールの文章やテキスト生成の結果を指定したシートに追加する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！

• 「スプレッドシートID」：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
• 「スプレッドシートのタブ名」：入力欄をクリックし、候補から選択してください。

  

• テーブル範囲：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」になります。
  ※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。

設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。

続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には取得した値を引用して設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！

Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をします。
追加されたことを確認後、次のステップに進んでください。

ステップ7：テキストを生成する設定

ここでは、生成AIを用いて返信する文章を作成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。

ここでは、受信したメールに返信する文章を生成するため、自由にプロンプトを設定しましょう。
Gmailのトリガー設定で取得した値（件名・本文）を設定します。
「段落を入れる箇所には<br>と入力して生成してください。」等と指示を追加してください。
この指示を入れない場合、文章が改行されず、文章が羅列された状態で生成されるためご注意ください。

設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値として返信文章が表示されます。

問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！

ステップ8：Gmailのアクション設定

最後の設定です！
ここでは、ステップ5で指定した分岐条件に基づき、返信が必要だと判断された受信先にGmailで返信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。

• To：通知先となるメールアドレスを入力
  ※Gmailのトリガー設定で取得した値を設定します
• CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
• 差出人の名前：差出人の名前を設定

• 件名：通知するメールの件名を設定
• 本文：任意の文章を設定
  ※任意で作成した文章と先ほどのテキスト生成設定で取得した値を引用します。
  自由に設定してください。

  

入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。

「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！

無事にメールが届いたことを確認できましたね。

ステップ9：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定

ここでは、返信が不要だった場合に、メールの返信などは行わずGoogle スプレッドシートに受信メールの文章などを追加する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！

• 「スプレッドシートID」：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
• 「スプレッドシートのタブ名」：入力欄をクリックし、候補から選択してください。

  

• テーブル範囲：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」になります。
  ※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。

設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。

続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には取得した値を引用して設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！

Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
確認されましたね。
※今回はテスト操作のため、ステップ6で追加した値と同じ値が追加されています。
以上で「Gmailの受信メールをAIで整理しGoogle スプレッドシート管理と自動返信を行う」フローの完成です。

ステップ10：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Google スプレッドシートやGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！ 

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートを起点に、行の追加・更新をトリガーとして、外部サービスへの一括登録やデータ同期、AIによる要約・情報抽出までを自動化できます。

SalesforceやSmartsheet、Notion、Box、Discordなどと連携し、入力や更新作業を効率化することで、転記ミスや対応漏れを防ぎ、正確でスピーディーなデータ管理を実現します。

BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、PDFデータの管理と情報整理を自動化する業務ワークフローです。
Boxにファイルをアップロードするだけで、DeepSeek PDF抽出機能が必要なデータを瞬時に抽出し、Google スプレッドシートに自動で転記します。
これにより、手動でのデータ入力や情報整理の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して大量のPDFファイルを管理しており、重要情報の抽出に時間がかかっている方
・Google スプレッドシートを活用してデータを整理・共有しているチーム
・手動でのPDFデータ入力作業を自動化し、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
・AIやOCR技術を活用して、情報処理の精度とスピードを高めたい方
・RPAを導入しているが、PDFデータの処理部分を強化したい方

■注意事項
・Box、DeepSeek、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google スプレッドシートで完了ステータスになった工程をMicrosoft Excelに自動追加する

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■概要
Google スプレッドシートで管理している工程表の情報を、手動でMicrosoft Excelに転記する作業は手間がかかるだけでなく、登録漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローは、Google スプレッドシートのステータスが「完了」などに更新された際に、その情報をMicrosoft Excelへ自動で追加します。面倒な手作業をなくし、正確な工程管理の自動化を実現することで、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで製造工程やプロジェクトの進捗管理を行っている担当者の方
・完了したタスクの実績を、別途Microsoft Excelで管理しているマネージャーの方
・手作業による転記をなくし、チーム全体の工程管理を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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Google スプレッドシートで特定の行が追加されたら、Geminiで要約し更新する

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■概要
Google スプレッドシートに日々蓄積される情報を、一つひとつ確認して内容を把握するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、Google スプレッドシートの特定の行にデータが追加されると、その内容をAIが自動で要約し、指定のセルに更新します。
Google スプレッドシートとGeminiを連携させることで、手作業での確認や要約作成の手間を省き、情報共有の効率化やデータ活用の促進を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートのデータ管理や更新作業を効率化したいと考えている方
・GeminiとGoogle スプレッドシートを連携させ、議事録や報告書の要約作業を自動化したい方
・手作業による情報共有の遅れや、要約内容の属人化に課題を感じている担当者の方

■注意事項‍
・Google スプレッドシート、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要
日々の業務でSmartsheetとGoogle スプレッドシートを併用していると、双方へのデータ入力や転記作業が手間になることはありませんか。特に、手作業でのデータ連携は入力ミスや更新漏れの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の条件を満たす行が追加された際に、Smartsheetへ自動で行を追加できるため、SmartsheetとGoogle スプレッドシート間のデータ連携に関する課題を円滑に解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle スプレッドシートを併用し、データの手動連携に手間を感じている方
・SmartsheetとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、プロジェクト管理やタスク管理を効率化したい方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや更新漏れをなくし、データの整合性を保ちたい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Jotformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Jotformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、顧客からの問い合わせ内容を効率的に管理し、データ整理を自動化する業務ワークフローです。
Difyを活用してJotformからの問い合わせを自動的に要約し、その結果をGoogle スプレッドシートに追加します。
これにより、効率的なデータ管理と分析が可能となり、業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを利用して多数の問い合わせを受けているカスタマーサポート担当の方
・問い合わせ内容を効果的に整理し、データベース化したいマーケティング担当者の方
・複数のツールを連携させて業務プロセスを自動化したい企業のIT担当者の方
・データの一貫性を保ちながら、効率的な情報管理を目指している方

■注意事項
・Jotform、Dify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581

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Squareで顧客が更新されたら、Google スプレッドシートも更新する

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■概要
「Squareで顧客が更新されたら、Google スプレッドシートも更新する」ワークフローを利用すると、Square上の顧客情報の管理が容易になります。
Google スプレッドシートへ反映されるため、情報の整合性が保たれます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Squareを利用して顧客管理を行っているビジネスオーナーや担当者の方
・顧客情報を管理・分析するためにGoogle スプレッドシートを利用している方
・Squareの顧客情報変更を漏れなく、スピーディにGoogle スプレッドシートへ反映したい方
・複数メンバーで顧客データを確認・共有する機会があるチーム
・日々の業務効率化や作業ミスの低減を目指している方

■注意事項
・Square、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Discordに送信された画像ファイルをOCRし、Google スプレッドシートに結果を追加する

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■概要
Discordに共有される画像の内容を手作業でテキスト化し、転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Discordに投稿された画像からテキストへの変換をOCR機能で自動化し、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。
これにより、定型的なデータ入力業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで共有された画像の内容を手動でテキスト化している方
・画像からテキストへの変換と転記作業を自動化したい方
・Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力業務を効率化したい方

■注意事項
・Discord、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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定期的にGoogle Workspaceのユーザー一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動出力する

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Notionでステータスが更新されたらGoogle スプレッドシートも更新する

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■概要
「Notionでステータスが更新されたらGoogle スプレッドシートも更新する」フローは、プロジェクト管理やデータ整理の手間を軽減する業務ワークフローです。
Notionで進捗状況を変更すると自動的にGoogle スプレッドシートに反映されるため、情報の一元管理がスムーズになります。
データ共有を自動化し、チーム全体の効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogle スプレッドシートを併用して情報管理を行っているチームリーダーの方
・商談やプロジェクト、タスクなどの進行状況をスムーズに共有したいビジネスパーソンの方
・データの手動更新に時間を取られ、業務効率化を図りたい担当者の方

■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、Salesforceの契約情報を一括削除する

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■概要
Salesforceで不要になった契約情報を手作業で一件ずつ削除するのは、件数が多いと時間がかかり、ミスの原因にもなります。特に、定期的なデータ整理で契約情報を一括削除したい場面では、作業負荷が大きくなることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、Salesforceの契約情報を定期的に一括削除する処理を自動化し、こうしたデータメンテナンスの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceの不要な契約情報を、効率的に一括削除したいと考えている営業担当者や管理者の方
・Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、Salesforceのデータを整理している方
・手作業でのデータ削除によるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方

■注意事項
・Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceと同じ処理を繰り返す機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Gmailを使ったその他の自動化例

Gmailを起点に、問い合わせメールの分析や通知、申請承認・注文情報・イベント後のフォロー連絡までを自動化することで、メール対応にかかる手間や対応漏れを削減できます。

AIによる感情分析や要点抽出、各種業務ツールとの連携を組み合わせることで、必要な情報を適切な相手・タイミングで届けることができ、効率的なコミュニケーション運用を実現します。

Gmailで添付ファイルを受信したら、OneDriveにアップロードし共有リンクを作成して通知する

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Gmailで特定条件のメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
Gmailで受信する特定のメールを、都度Microsoft Teamsへ共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での転送は共有漏れや対応遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Microsoft Teamsのチャンネルへ自動で通知することが可能になり、こうしたMicrosoft TeamsとGmail間の連携課題をスムーズに解消できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したメールをMicrosoft Teamsに手動で共有している方
・重要なメールの共有漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応を実現したい方
・Microsoft TeamsとGmailの連携を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Intercomにチケットを作成する

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■概要
顧客対応でIntercomを使いつつ、Gmailでの個別連絡も発生し、情報が散在して管理が煩雑になっていませんか。重要な問い合わせの見落としや、二重対応は避けたい課題です。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをトリガーに、自動でIntercomへチケットを作成できます。手作業によるGmail Intercom間の連携作業をなくし、問い合わせ対応の一元管理と迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・IntercomとGmailを併用し、メールからの起票を手作業で行っている方
・Gmail経由の連絡もIntercomで一元管理し、対応品質を高めたいチームリーダーの方
・Gmail Intercom連携を自動化して、カスタマーサポート業務の効率化を目指す担当者の方

■注意事項
・GmailとIntercomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277

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Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新する

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コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する

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コラボフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。

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Gmailで問い合わせメールを受信したら、AIで感情分析してGoogle Chatに通知する

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バクラク申請・経費精算の特定のフォームで申請が承認されたらGmailで通知する

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■概要
「バクラク申請・経費精算 Gmail 連携」フローは、特定の申請フォームが承認された際に自動でGmailに通知を送信する業務ワークフローです。経費精算の承認プロセスを効率化し、迅速に関係者へ情報を共有することで、業務のスムーズな進行をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・バクラク申請・経費精算を日常的に利用しており、承認後の通知作業に時間を取られている経理担当者の方
・Gmailを活用してチーム内で迅速な情報共有を図りたいマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を検討しており、効率化を目指している企業のIT担当者の方

■注意事項
・バクラク申請・経費精算、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する

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■概要
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信するフローです。
日常業務のスケジュール管理と情報共有をスムーズに行う業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・スケジュール管理に手間を感じている方
定期的なイベントやミーティングを多く管理しており効率的にスケジュール管理したい方
・フォーム機能を業務に活用したいと考えている方
フォームを通じて集まる情報を効果的に活用し、関係者に迅速に共有したいと考えているチームリーダーや事務担当者
・GoogleカレンダーやGmailを日常的に利用している方
ツールを連携させて業務を自動化したいと考えている企業の方
・PDFでの資料共有やリンクの一括送信を行なっている方
情報の送信業務を効率化し、情報の統一管理を目指している方

■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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毎日、BASEで注文情報の一覧を取得し、Gmailでメールを送信する

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■概要
ネットショップの運営において、BASEで発生した日々の注文情報を確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。
手作業での対応は、他の業務を圧迫するだけでなく、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてBASEの注文情報をAPI経由で自動的に取得し、Gmailで指定した宛先に送信できるため、こうした日々の報告業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・BASEで受注した注文情報の共有を手作業で行っており、業務を効率化したいEC担当者の方
・エンジニアでなくともBASEを活用したノーコードでの自動化を実現したいと考えている方
・注文情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、正確な情報共有の仕組みを構築したいチームリーダーの方

■注意事項
・BASE、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
毎週作成される議事録や報告書など、定期的なGoogleドキュメントの確認や要約、共有に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでGoogleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Gmailで関係者に通知する仕組みを構築できます。
手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、重要な情報を効率的に共有することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・毎週の定例会議議事録など、定期的なGoogleドキュメントの要約と共有を手作業で行っている方
・ドキュメントの定期的な処理を自動化したいと考えている方
・AIを活用して大量のドキュメントから効率的に情報を抽出し、チームの生産性を高めたい方

■注意事項
・Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

GmailとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた問い合わせ内容の転記や一次返信といった定型業務から解放され、対応漏れや記載ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。

これにより、顧客対応の初動を迅速かつ正確に行えるようになり、担当者はより複雑な問い合わせへの対応や顧客満足度向上のための施策立案といったコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：特定ラベル以外をトリガーに設定できますか？

A：

はい、可能です。
特定のキーワードに一致したメールを受信したことをトリガーに設定することが可能です。
トリガーを変更する場合は、フローボット画面のアプリトリガーをクリックし、赤枠の「変更」をクリックすれば、変更が可能です。