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「お問い合わせメールが届くたびに、内容をスプレッドシートに転記して、一件ずつ返信メールを作成する作業が大変…」
「手作業での対応は時間がかかるうえ、転記ミスや返信漏れなどのヒューマンエラーも気になる…」
このように、Gmailとスプレッドシートを使った手動での顧客対応に限界を感じていませんか？
もし、Gmailで受信したお問い合わせ内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録し、受付完了のメールを自動返信する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、問い合わせ内容の分析や顧客への丁寧なフォローアップといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailとGoogle スプレッドシートを連携して自動返信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をAIで整理してGoogle スプレッドシートに記録し、自動で返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail／ChatGPT
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
【ChatGPTのマイアプリ連携】
※フローを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細は以下のリンクをご確認ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
最初の設定です！
ここから「Gmailの受信メールをAIで整理しGoogle スプレッドシート管理と自動返信を行う」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベルを作成してください。
※作成方法は、Gmailの公式HPを参考にしてください。
今回は赤枠のラベルを作成しました。
Gmailで送信したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「ラベル」を設定します。
先ほど作成したラベルを候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定が完了です！
ここでは、生成AIを使用して、受信したメールの文章の要約と、返信が必要か不要か判断を行う設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
