Google スプレッドシートで完了ステータスになった工程をMicrosoft Excelに自動追加する

■概要

Google スプレッドシートで管理している工程表の情報を、手動でMicrosoft Excelに転記する作業は手間がかかるだけでなく、登録漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローは、Google スプレッドシートのステータスが「完了」などに更新された際に、その情報をMicrosoft Excelへ自動で追加します。面倒な手作業をなくし、正確な工程管理の自動化を実現することで、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで製造工程やプロジェクトの進捗管理を行っている担当者の方
• 完了したタスクの実績を、別途Microsoft Excelで管理しているマネージャーの方
• 手作業による転記をなくし、チーム全体の工程管理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの行が更新されると、条件に応じてMicrosoft Excelへ自動でデータが追加されるため、これまで転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視したいファイルとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータス（例：完了）に更新された場合のみ、フローボットが作動するよう条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報を指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいシートを任意のIDで指定することが可能です。
• 分岐機能の設定では、フローボットが作動する条件となるステータスを、「完了」や「承認済み」など、運用に合わせて自由に設定できます。
• Microsoft Excelへの登録アクションでは、連携先のファイルを任意で指定できるほか、登録する内容に固定のテキストを入力したり、前段のGoogle スプレッドシートから取得した値を埋め込んだりといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。