SalesforceとMicrosoft Teamsを連携して、Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらMicrosoft Teamsに通知する方法

[Yoomとは]

Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらMicrosoft Teamsに通知する方法

Salesforceで発生した商談データをSalesforce APIで受け取り、Microsoft Teamsが提供するAPIを経由して、Microsoft Teamsに通知できます。
Yoomを使えば、プログラミング知識がなくても自動化できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• SalesforceとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)Salesforceのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはSalesforceにログインし、APIキーを取得する必要があります。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックしてください。

左上の検索フォームに「セッションの設定」と入力し、表示されたメニューから「セッションの設定」をクリックしてください。

「セッションの設定」内の「ログイン時のIPアドレスとセッションをロックする」からチェックを外してください。

ステップ1：SalesforceとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Salesforce」と「Microsoft Teams」を１つずつ検索します。

Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

同様にMicrosoft Teamsを選択したら、使用するアカウントでログインします。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこから開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。

ステップ4：Salesforceのアクションを設定

1) アクションは「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

2)トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
メールフォルダIDは候補から選択できます。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：分岐を設定

1) フローに戻り、「分岐　コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。

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2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」、アウトプットは「フェーズ」を選択し、分岐条件が「フェーズ　値と等しい　終結完了」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

ステップ6：Microsoft Teamsのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　Microsoft Teamsに通知する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「Microsoft Teamsに通知する」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

Salesforceのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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これで【Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動しているかを確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Salesforce・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する
このテンプレートは、Microsoft Teamsのチャンネルにメッセージが投稿された際、その内容をSalesforceに活動履歴として自動登録する仕組みです。
例えば、顧客対応や商談進捗の報告をMicrosoft Teamsに投稿するだけで、Salesforceに履歴が記録されます。
これにより、情報共有と記録が一元化され、チームの透明性と生産性向上が期待できます。

2.Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
このテンプレートは、Salesforceで商談情報が更新された際に、Microsoft Teamsの「営業進捗」チャンネルに自動で通知する仕組みです。
例えば、商談のフェーズ変更や金額更新が発生すると、顧客名や変更内容がMicrosoft Teamsに通知されます。
これにより、営業チーム全員が最新情報を素早く把握でき、迅速な対応やチーム内連携の強化が期待できます。

3.毎日Salesforceのレポートを取得してMicrosoft Teamsに通知する
このテンプレートは、毎日決まった時間にSalesforceのレポートを自動取得し、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
例えば、当日の商談進捗や売上見込みを含むレポートをPDFやリンク形式でMicrosoft Teamsに送信できます。
これにより、チーム全員が最新のデータを簡単に確認でき、ミーティング準備や意思決定の効率化が期待できます。

SalesforceとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1：社内コミュニケーションの効率化

商談フェーズが「締結完了」になると、Microsoft Teamsに自動的に通知が送られる仕組みにより、関係者全員が重要な進捗情報を素早く把握できます。
この通知は特定のチームやチャネルに送られるため、情報を探す手間が省け、効率的な対応が見込めます。
例えば、営業部とサポート部門が同じチャネルで情報を共有することで、新規顧客へのフォローアップをスムーズに開始することができます。
また、スピーディーに情報が共有されるため、チーム間の連携が強化され、全体的な業務効率の向上も期待できます。

メリット2：業務プロセスの迅速化

Salesforceで商談フェーズが「締結完了」になるとMicrosoft Teamsに通知を送る仕組みを導入することで、成約後の処理の迅速化が期待できます。
例えば、支払い依頼書の送付や契約書の最終確認といった手続きがスムーズに開始されるほか、キックオフミーティングを実施する際には素早く日程調整の連絡を取ることが可能になります。
このような通知は、成約後のタスク漏れを防ぎ、関係部署間の円滑な連携が見込めます。
また、通知によって優先的に処理すべき案件を関係者全員が把握できるため、顧客対応のスピードアップや顧客満足度の向上も期待できます。

メリット3：人的ミスの削減

SalesforceとMicrosoft Teamsの連携により、商談フェーズが「締結完了」になると自動的に通知が送られるため、手動での確認作業が減り、人的ミスの防止が見込めます。
通知が正確なタイミングで関係者に届くため、重要なアクションを見逃すリスクの低減が期待できます。
例えば、商談が締結されたことを手動で伝える際に発生しがちなミスや遅れを防ぐことができ、正確な情報を基に次のステップに進むことができます。
これにより、業務の信頼性が向上し、効率的な進行が期待できます。

まとめ

今回は、Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらMicrosoft Teamsに通知するフローをご紹介しました。
SalesforceとMicrosoft Teamsを連携させることで、関係者全員が迅速に進捗情報を共有でき、スピーディーな対応が見込めます。
また、業務プロセスのスピードアップや、人的ミスの削減にもつながり、業務の信頼性と効率性向上が期待できます。
さらに、Yoomのテンプレートを使えば、プログラミング知識がなくても簡単にこの自動化を実現できます。
連携設定の手順もシンプルで、SalesforceとMicrosoft Teamsを連携することで、日々の業務をスムーズに進行させることができます。
ぜひ、この記事を参考にして、自社の業務効率化を実現してください。