■概要
Salesforceで管理している商談情報が更新されるたびに、手動で承認依頼を作成し、関係部署へMicrosoft Teamsで通知する作業は、手間がかかる上に、対応漏れや遅延のリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報更新をトリガーとして、承認依頼からMicrosoft Teamsへの通知までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理における承認プロセスや情報共有に手間を感じている営業担当者の方
- Microsoft Teamsを活用したリアルタイムな情報共有で、業務効率の向上を目指しているチームリーダーの方
- SalesforceとMicrosoft Teams間の連携を手作業で行い、ミスや遅延を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談情報が更新された際の承認依頼やMicrosoft Teamsへの通知作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- 手動による確認漏れや通知の誤りを防ぎ、正確な情報共有とスムーズな承認プロセスの実行を支援し、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のフローが進行するようにします。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「商談商品の詳細を複数取得する」アクションを設定し、必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、承認プロセスを開始します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認依頼の内容やSalesforceから取得した商談情報を指定したチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、特定の商談フェーズ、金額、確度など、承認や通知を実行する条件を任意で設定してください。これにより、必要な場合にのみワークフローが作動します。
- 担当者への対応依頼機能では、承認を依頼する担当者や承認グループを、実際の業務フローに合わせて指定してください。複数の承認者を設定することも可能です。
- Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送るアクションでは、通知を送信するチャネルの指定はもちろん、メッセージ内容に固定のテキストだけでなく、Salesforceから取得した商談名、顧客名、金額といった動的な情報を埋め込むことができます。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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