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「Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、Salesforceの顧客情報と紐づけて管理したい！」
「イベントで獲得したリードリストをSmartsheetで整理しているけど、Salesforceに一件ずつ手入力するのが本当に大変…」
このように、優れたプロジェクト管理ツールであるSmartsheetと、CRMの代表格であるSalesforceを併用する中で、双方のデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されたタイミングで、Salesforceにリード情報を自動で登録する仕組み</span>が実現するとしたら...Yoomの自動化フローボットはそれを実現に導きます！
自動で進むフローを取り入れることで、日々の面倒な手作業から解放される他、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防げるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。ぜひこの機会に、日々の定型業務を効率化し、作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとSalesforceを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとSalesforceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ転記や更新作業を自動化できます。
例えば、Smartsheetで管理しているリード情報を自動でSalesforceに登録したり、特定の条件に基づいてSalesforce側にタスクを自動生成できるようになるんです！業務効率のさらなる向上が期待できますね。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheet上で管理しているリード情報をSalesforceに手動で転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れのリスクも伴います。
この連携を利用することで<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しいリード情報が追加されると、その情報が自動的にSalesforceのリードとして登録</span>されるため、営業活動の初動をスピードアップさせることが可能です。
Smartsheetに追加されたリード情報の中から、特に優先度の高いものや特定の条件に合致するものを抽出するのは大変ですよね。さらに、それを手動でSalesforceに反映させるのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Smartsheet上で「優先度：高」などの特定の条件を持つ行が追加された場合にのみ、Salesforceの該当リードに自動でToDoを登録</span>し、担当者へ素早くフォローアップを促すことができます！
それでは、さっそく実際にSmartsheetとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとSalesforceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Smartsheet／Salesforce
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetでリードが登録されたら、Salesforceに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずはYoomとフローボットで使用するアプリを接続していきましょう。これをマイアプリ連携といいます。
各アプリごとにナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
まずは、Smartsheetの登録が完了しました！
これでSalesforceの登録も完了！
・Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
コピーが完了すると、以下のように表示されます。
コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されるので、こちらも確認してみてくださいね。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Smartsheetでリードが登録されたら、Salesforceに追加する」をクリックしてください。（すぐに作成に着手する方は、コピー後の画面から始めましょう！）
以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
トリガー（フローボットの起点となるアクション）の「行が作成されたら」をクリックしてください。
移行後の画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックして進みましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「シートID」と「作成日時のカラムID」は、入力バーをクリックすると『候補』に連携したアカウントに基づいた情報が表示されます。ここから該当するものを選択しましょう。
次に連携テストを行います。フローボットの起動条件となるイベント（新規シートの作成）を実行し、[テスト]をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように表示されて登録した内容が取得できました！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
ここで取得した値はこの後のステップで活用できます。
後続のアクションを設定する際に変数として活用できるので、ここで得た情報をそのままSalesforceに反映できるようになります！
最後に、2つ目の「レコードを追加する」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認しましょう。
下にスクロールし、「マイドメインURL」を手動入力します。
「オブジェクトのAPI参照名」は以下の画像のように、連携したアカウントに基づいた情報が『候補』に展開されるので、こちらからレコード情報を追加したいタグを選択しましょう。
設定後、[次へ]を押します。
「追加するレコードの値」には、以下の画像のように、前ステップで取得した値を設定しましょう。
このように取得した値を変数として引用することで、フローボット起動毎に異なる値が反映されます。
固定値を入れたまま設定してしまうと、毎回同じ値が登録されるのでご注意ください。
情報を設定し終わったら[テスト]を押しましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されて実際にSalesforceに情報が追加されます。
設定した内容が反映されていましたか？
登録内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面がポップアップ表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回はSmartsheetからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にSalesforceでのアクションを起点としてSmartsheetにデータを連携したい場合もあるかと思います。Yoomではそうした逆方向の連携も簡単に実現できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceに新しいリードが登録された際に、その情報をプロジェクト管理のためにSmartsheetへ手動で転記している場合、この連携が役立ちます。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Salesforceにリードが追加されると、自動的にSmartsheetの指定のシートに行として情報が追加</span>されます。
部門間の情報共有がスムーズになり、リード獲得後のアクションを迅速に開始できるようになるでしょう。
Salesforceに新しい取引先責任者が登録されるたびに、関連資料を管理するためのフォルダをSmartsheet上で手動作成するのは非効率だと感じる方も多いはず...
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">Salesforceに取引先責任者が登録されたタイミングで、その担当者名のフォルダをSmartsheetに自動で作成</span>します。
資料管理の体制を効率的に構築できるようになりそうですね。
SmartsheetやSalesforceのAPIを活用することで、営業管理やプロジェクト管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Smartsheetによる自動化は、行の追加や更新、通知業務を効率化します。
例えば、他のツールで作成されたデータをSmartsheetに反映したり、Smartsheetの情報をAsanaやMiro、Microsoft Teams、Boxなどに連携することで、プロジェクト管理やタスク管理をスムーズに行えます。
チーム作業の見える化や進捗管理に特に役立ちますね！
Salesforceでの自動化を導入することで、取引先管理や商談情報の更新、通知フローが効率化されます。
例えば、商談情報や取引先情報を他ツールと連携することで、手作業で行っていた作業をスムーズに進められます。
社内通知やスケジュール管理も効率化できるため、営業担当者やチームマネージャーに特に有効です！
SmartsheetとSalesforceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの抑制にもつながります。</span>
関係メンバーは常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、担当間の情報連携がスムーズになることで、結果として顧客対応の質が向上するかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：今回のフローはSmartsheetの既存のデータも一括で連携できますか？
A：今回のフローは「新規に行が作成されたら」Salesforceへ情報を登録するものですので、既存データを一度に反映することはできません。
もし、フローボット導入前に登録してあるSmartsheetの既存データを連携したい場合には、再度行を作成する操作を行うか、より複雑なフローを構築する必要があります。
Q：データの重複を防ぐ仕組みはありますか？
A：はい、あります。
新規に追加したシートの詳細情報を取得し、Salesforceの既存情報（例：会社名やメールアドレス）に合致しない場合は新規のレコード情報として判断し登録するという『分岐アクション』を含んだフローボットを作成すると良いでしょう。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
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