■概要
Smartsheetでタスクやプロジェクトを管理し、Salesforceで顧客情報を管理している場合、二つのツール間で情報を手作業で転記する手間が発生しがちではないでしょうか。
特に、Smartsheetで発生した重要なタスクをSalesforce側の活動履歴に反映させる作業は、迅速さと正確性が求められるため、担当者の負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、SmartsheetとSalesforceをスムーズに連携でき、特定条件に合う行が追加された際に、Salesforceのリードへ自動でToDoを登録することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとSmartsheetを併用しており、手作業による二重入力を効率化したいと考えている方
- Smartsheetで管理しているタスク情報を、Salesforceの活動へ抜け漏れなく反映させたいチームリーダーの方
- 手動でのToDo登録による対応遅延やヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の質を高めたい営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetで行が追加されると、条件に応じてSalesforceにToDoが自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- SalesforceとSmartsheet間での手動連携によって発生しがちな、ToDoの登録漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成された行が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトにToDoを登録」アクションを設定し、ToDoの内容を組み立てます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SalesforceでToDoを登録するアクションでは、件名や期日、コメントといった項目を設定する際に、トリガーとなったSmartsheetの行から取得した情報を変数として埋め込めます
- 分岐機能で設定する条件は、Smartsheetの特定の列の値（例：「ステータス」が「要対応」の場合など）に応じて任意にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Salesforce、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
