Salesforceで取引先責任者が登録されたら、Smartsheetにフォルダを作成する

■概要

Salesforceで管理している顧客情報と、プロジェクト管理ツールであるSmartsheetの情報を手作業で連携させていると、手間がかかり入力ミスが発生する原因にもなります。特に、新しい取引先ごとにフォルダを作成するような定型業務は、自動化したいと感じる方も少なくないはずです。
このワークフローは、SalesforceとSmartsheetを連携させ、取引先責任者の新規登録をトリガーにSmartsheetへ自動でフォルダを作成し、こうした情報管理の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとSmartsheetを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• 顧客管理やプロジェクト管理において、情報の二重入力や入力漏れをなくしたいと考えている方
• 定型的な管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの情報登録を起点に、Smartsheetでのフォルダ作成が自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での作業で起こりがちな、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetでフォルダを作成する際、特定のフォルダ配下に作成したい場合は、対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• 作成するフォルダ名は、固定のテキストを指定するだけでなく、トリガーとなったSalesforceから取得した取引先名や担当者名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Salesforce、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。