Outlookでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加する

■概要

Outlookで受信した重要なメールの内容を、一つひとつSmartsheetのシートにコピー＆ペーストしていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、OutlookとSmartsheetを連携させ、特定のメールを受信した際に自動でSmartsheetに行を追加するため、面倒な情報登録の手間を省き、情報の集約を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookの受信メールを元にSmartsheetでタスク管理を行っている方
• SmartsheetとOutlook間の情報転記作業を自動化し、工数を削減したい方
• 顧客からの問い合わせなどをOutlookで受け、Smartsheetで管理している方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をトリガーに自動でSmartsheetに行が追加され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力内容の間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、受信したメールの情報から指定した内容をSmartsheetの行に追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名や差出人など、条件に合致したメールを受信した時のみフローが起動するように設定が可能です。
• Smartsheetのオペレーション設定では、メールの件名や本文、差出人といった情報の中から、どの情報をシートのどの列に追加するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。