フォームで回答が送信されたら、Adobe Acrobat Signで契約書を送信する

■概要

フォームからの申し込みや問い合わせ後、手作業で契約書を作成し、電子契約サービスで送信する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、件数が増えるほど担当者の負担となり、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームの回答送信をトリガーに、Adobe Acrobat Signでの契約書送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報をもとに、Adobe Acrobat Signで契約書を送付している営業や法務担当者の方
• 手作業による契約書の作成・送付プロセスでの、入力ミスや対応漏れといった課題を解消したい方
• 定型的な契約関連業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、契約書の送信までが自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• フォームの回答情報を直接利用して契約書を送信するため、宛先や名前の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Adobe Acrobat SignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。このフォームには、契約書送付に必要な氏名やメールアドレスなどの項目をあらかじめ設定しておきます。
3. 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signの「電子サインを依頼」アクションを設定します。トリガーで取得したフォームの回答内容を、契約書の宛先や署名者情報に紐付けて、自動で送信されるように設定します。

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローを利用するには、あらかじめAdobe Acrobat SignのアカウントをYoomに連携させる必要があります。
• Adobe Acrobat Signの「電子サインを依頼」オペレーションでは、送信したい契約書のテンプレートを任意で選択してください。
• フォームトリガーで取得した回答の中から、契約書の宛先となるメールアドレスや氏名などの情報を、任意でマッピングしてください。