フォームに回答が送信されたら、ミーティングURLをBitlyで短縮しメールで送る

■概要

フォームからのお問い合わせや申し込み後、手動でミーティングを設定し、案内メールを送る作業に時間を取られていませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、URLの共有ミスや送信漏れといった人的なミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、フォームへの回答をきっかけに、Zoomでのミーティング作成、BitlyでのURL短縮、そして案内メールの送信までを完全に自動化し、こうした定型業務の負担軽減に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの申し込み後に、手動でミーティングURLを発行・送付している営業担当の方
• セミナーやイベントの参加者へ、個別のミーティングURLを案内する業務を効率化したい方
• 手作業によるURLの共有ミスや、メールの送信漏れを防ぎたいと考えているチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からミーティング作成、URL短縮、メール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間の短縮に繋がります。
• 手作業によるミーティングURLの貼り間違いや、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとBitlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、オンラインミーティングを自動で発行します。
4. さらに、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、前のステップで発行したZoomのURLを短縮します。
5. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、短縮したURLを本文に含めて自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、名前やメールアドレスなど、案内に必要な情報を取得するための項目を任意で設定してください。
• Zoomのミーティング作成アクションでは、フォームで取得した回答者名などをミーティングのトピックに設定したり、固定の議題を設定したりすることが可能です。
• Yoomのメール送信設定では、宛先をフォームで取得したメールアドレスに設定し、件名や本文に回答者名や短縮URLを差し込むなど柔軟な設定ができます。

■注意事項

• Zoom、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。