■概要
Salesforceで商談が成立した後、請求書の発行や関連部署への共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか。
複数のツールを操作していると情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーも発生しやすいですよね。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録をきっかけに、Google スプレッドシートを用いた請求書発行からDiscordへの通知までを自動化できます。
商談管理に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談成立後、手作業で請求書を作成・共有している営業や経理担当の方
- 営業とバックオフィスの情報共有にDiscordを活用し、手動での通知に手間を感じている方
- 請求書発行に伴う一連の定型業務を自動化し、生産性の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録を起点に請求書の発行と通知が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- 手作業による情報の転記や請求書の添付漏れ、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce・Google スプレッドシート・DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなった商談のレコード情報を取得します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、監視の対象としたいマイドメインを設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、元となる請求書の雛形を指定してください。
この雛形に、Salesforceから取得した値を埋め込みます。
また、発行する書類のファイル名や格納先のフォルダも設定できます。 - Discordへのファイル送信では、通知先のチャンネルを指定でき、メッセージ本文にSalesforceから取得した商談名などを埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Google スプレッドシートで書類が発行される際に、Google Driveへ自動格納されます。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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