Sansanで名刺情報のステータスが更新されたら、クラウドサインで契約書を作成する

■概要

Sansanで管理している名刺情報のステータスが更新されるたびに、手作業でクラウドサインの契約書を作成する業務は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Sansanの名刺情報更新をトリガーにして契約書を自動作成してクラウドサインで送信するまでの作業を自動化でき、業務の時間短縮が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Sansanとクラウドサインを利用し、契約業務の効率化を目指す方
• 名刺情報をもとにした契約書作成の手作業に、時間的な制約やミスリスクを感じている方
• SaaS間のデータ連携を通じて、定型業務の自動化を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanの情報更新からクラウドサインでの契約書作成までが自動化され、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手作業による契約情報の転記ミスや、送信先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Sansan、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 分岐機能を選択し、特定の条件（例：名刺のステータスが「契約準備中」になったらなど）で後続処理に進むよう設定します。
4. 条件に合致した場合、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意した雛形から契約書を作成します。
5. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定します。
6. クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、Googleドキュメントで作成した契約書ファイルを添付します。
7. クラウドサインの「宛先の追加」アクションを設定し、Sansanから取得した名刺情報を元に宛先情報を入力します。
8. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、契約書を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのような状態になった場合に契約書作成フローを起動させるか、運用に合わせて条件を任意に設定・追加できます。
• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで使用する契約書の雛形は、フォーマットに合わせて事前に作成し、準備しておく必要があります。
• クラウドサインの書類名、宛先、メッセージなどの各項目には、Sansanから取得した会社名や担当者名、Googleドキュメントで発行した書類の情報などを、変数として動的に埋め込むようにカスタムすることが可能です。

■注意事項‍

• Sansan、Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。