Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Bitrix24でLeadを作成する

■概要

Zendeskで受けた問い合わせを、営業管理のためにBitrix24へ手作業で転記する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
特に、問い合わせの量が増えるほど、その負担は大きくなり、対応の遅れに繋がることもあります。

このワークフローを活用すれば、Zendeskで特定のチケットが作成されると、Bitrix24に自動でリードが作成されるため、Bitrix24とZendesk間の連携を効率化し、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskでの問い合わせ情報をBitrix24へ手入力しているカスタマーサポート担当の方
• Bitrix24とZendeskを併用し、リード管理の効率化を目指す営業マネージャーの方
• 問い合わせからリード創出までのプロセスを自動化し、対応速度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskでチケットが作成されると自動でBitrix24にリードが作成されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでZendeskの「ユーザー情報を取得」アクションを設定し、チケット作成者の情報を取得します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、チケットの本文から「テキストを抽出する」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Lead」アクションを設定し、これまでのステップで取得した情報を元にリードを作成します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、「製品に関する問い合わせ」など特定の件名を持つチケットのみを対象とするよう、条件を任意で設定してください。
• AIによるテキスト抽出の設定では、チケット本文から会社名や担当者名など、リード作成に必要な情報を抽出するよう項目を任意で設定してください。
• Bitrix24でリードを作成するアクションでは、ZendeskやAI機能で取得した情報を、Bitrix24のどの項目に登録するかを任意で設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• ‍‍Zendesk、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。