Microsoft Teamsに投稿された内容からApolloでコンタクトを作成して、Gmailで通知する

■概要

Microsoft Teamsで共有された新しいリード情報を、都度Apolloに手動で登録していませんか？さらに担当者への通知を行うなど、一連の作業には手間がかかり、入力漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけに、Apolloへのコンタクト作成とGmailでの通知を自動で実行し、こうした定型業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで共有されるリード情報をApolloに手入力している営業担当者の方
• Apolloへの登録後、メールでの共有作業に手間を感じているチームリーダーの方
• リード情報の登録から担当者への通知まで、一連のフローを自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿だけでApolloへのコンタクト作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記がなくなるため、メールでの通知漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Apollo、Gmail、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容を連携します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へコンタクト作成が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象としたいチームID、チャネルIDを任意で設定してください。
• Gmailのメール送信オペレーションでは、通知を送りたい宛先を任意のアドレスに設定することが可能です。

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■注意事項

• Microsoft Teams、Apollo、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。