Googleフォームでファイルが送信されたら、DropboxにアップロードしCapsule CRMでTaskを作成する

■概要

Googleフォームで受け取ったファイルの管理に手間を感じていませんか。手動でのダウンロードや各ツールへのアップロード、タスク作成は時間がかかる上に、ミスの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、添付ファイルのDropboxへのアップロードとCapsule CRMでのタスク作成を自動化できます。Capsule CRMとDropboxを連携させることで、ファイル管理と顧客対応のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMとDropboxを利用し、ファイル管理やタスク作成を手作業で行っている方
• Googleフォームで受け付けた添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
• 顧客からの問い合わせ対応における一連の業務フローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からファイル保存、タスク作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• ファイルのアップロード漏れやタスクの作成忘れといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRM、Dropbox、Google Drive、GoogleフォームをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
5. 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、関連するタスクを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxへファイルをアップロードする際に、アップロード先のフォルダやファイル名は、フォームの回答内容などを用いて任意に設定してください。
• Capsule CRMでタスクを作成する際に、タスクの件名や詳細、担当者なども、フォームの回答内容をもとに任意で設定が可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、Dropbox、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133