Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Salesforceにアップロードされた名刺や請求書などの画像ファイルから、手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
目視での確認や手入力は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに、YoomのOCR機能がocr from an imageの技術で画像からテキスト情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした入力業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceに保存した画像ファイルの情報を、手作業でデータ化している営業や事務担当者の方
• ocr from an imageの技術を用いて、画像からの文字起こしやデータ入力を自動化したいと考えている方
• SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理の精度と速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのファイルアップロードを起点に、OCRでのテキスト抽出から転記までが自動化されるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、読み取りたい画像ファイルの中から、どの項目（会社名、氏名、本文など）のテキストを抽出するかを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを自由に設定できます。OCR機能で取得した値を、対応する列に埋め込むように設定してください。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924