GmailからZendeskにチケットを作成し、Google スプレッドシートに記録する
GmailからZendeskにチケットを作成し、Google スプレッドシートに記録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Zendesk
を自動連携できます。
■概要
Gmailで受信した問い合わせをZendeskへ手作業でチケット化し、さらにGoogle スプレッドシートで管理する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーにZendeskへのチケット作成からGoogle スプレッドシートへの情報記録までの一連の流れを自動化し、顧客対応の初動を正確に行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた問い合わせをZendeskで管理しており、手動でのチケット作成に手間を感じている方
- Zendeskの対応履歴をGoogle スプレッドシートにも記録しており、二重入力に課題を感じている方
- GmailやZendeskを用いた顧客対応業務全体の自動化を検討し、工数削減を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からZendeskへのチケット作成、Google スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手動での転記作業がなくなることで、メールの見落としやチケットの起票漏れ、Google スプレッドシートへの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Zendesk、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を利用してチケットを作成します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したチケット情報を指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメールの件名や本文といった情報から、どの項目を抽出するかを自由に設定できます
- Zendeskでチケットを作成する際、件名や担当者などの各項目に、固定の値や前段のステップで取得した情報を設定できます
- Google スプレッドシートへの記録では、書き込み先のファイルやシート、テーブルの範囲などを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Zendesk、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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Gmail
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Gmail
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Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
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Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
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Zendeskの解決済みチケットのコメントを自動取得し、OpenAIで要約してGoogle スプレッドシートにFAQ登録するフローです。転記・要約の手間やばらつきを抑え、ナレッジを効率的に蓄積できます。
Zendeskチケットが解決したら全コメントを取得して要約し、Google スプレッドシートにFAQとして追加する
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
行が追加されたら
行が更新されたら
新しいチケットが作成されたら
チケットが更新されたら
チケットにタグが追加されたら
ユーザーが作成されたら
組織が作成されたら
チケットにメッセージが追加されたら
フローボットオペレーション
メールを検索
メッセージをゴミ箱へ移動する
特定のメッセージにラベルを追加
特定のメッセージのラベルを削除
特定のメッセージを取得
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
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新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
フローボットトリガー
新しいチケットが作成されたらチケットが更新されたらチケットにタグが追加されたらユーザーが作成されたら組織が作成されたらチケットにメッセージが追加されたら
フローボットオペレーション
オープン中のチケットIDの一覧を取得チケットを作成チケット情報を取得チケットのステータスを更新エージェントの一覧を取得チケットを作成（リクエスターを指定）ファイルをアップロードチケットのコメントにファイルを添付ユーザー情報を取得既存チケットへコメントを追加チケットを検索（件名部分一致）ユーザーを作成保留中のチケットを検索ユーザー情報を更新と追加チケット一覧を取得チケットを検索（ステータス一致）チケットのコメント一覧を取得タグを追加チケットを検索（発行日・更新日絞り込み）
