■概要
Gmailで受信した問い合わせをZendeskへ手作業でチケット化し、さらにGoogle スプレッドシートで管理する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーにZendeskへのチケット作成からGoogle スプレッドシートへの情報記録までの一連の流れを自動化し、顧客対応の初動を正確に行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた問い合わせをZendeskで管理しており、手動でのチケット作成に手間を感じている方
- Zendeskの対応履歴をGoogle スプレッドシートにも記録しており、二重入力に課題を感じている方
- GmailやZendeskを用いた顧客対応業務全体の自動化を検討し、工数削減を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からZendeskへのチケット作成、Google スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手動での転記作業がなくなることで、メールの見落としやチケットの起票漏れ、Google スプレッドシートへの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Zendesk、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を利用してチケットを作成します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したチケット情報を指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメールの件名や本文といった情報から、どの項目を抽出するかを自由に設定できます
- Zendeskでチケットを作成する際、件名や担当者などの各項目に、固定の値や前段のステップで取得した情報を設定できます
- Google スプレッドシートへの記録では、書き込み先のファイルやシート、テーブルの範囲などを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Zendesk、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
行が追加されたら
新しいチケットが作成されたら
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