■概要
社内情報はGoogle DriveやNotion、Slack、Gmailといった複数のアプリに分散しがちで、必要な情報を一つひとつ検索して探し出す作業は、業務の大きな負担となります。特に新入社員のオンボーディングやプロジェクトの進捗確認において、情報の在りかが不明確なことで生じるタイムロスは課題です。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの専用チャネルへ質問を投稿するだけで、AIワーカーが社内ツールを横断検索して最適な回答を自動生成します。Microsoft Teamsから離れることなく、必要な情報を即座に取得できるため、ナレッジ活用の効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveやNotionなど、複数の社内ツールに情報が分散しており、検索に手間取っている従業員の方
- 社内ルールや過去の経緯に関する問い合わせ対応を効率化し、自己解決を促したい情報システム担当者の方
- Microsoft Teams上で迅速に情報を収集し、意思決定のスピードを上げたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが複数の社内ツールから情報を集約するため、情報検索に費やしていた時間を短縮し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
- Microsoft Teams上で質問するだけで最新の情報に基づいた回答が得られるため、社内のナレッジ共有を活性化し、業務の属人化を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Slack、Notion、Google Drive、GmailとYoomを連携します。
- 次に、トリガーとして、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージが投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、投稿された質問内容から情報を検索し回答を作成するためのマニュアルを作成します。その際、Slack、Notion、Google Drive、Gmail、Microsoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、AIが生成した回答を投稿します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーのマニュアル設定において、どのツールのどの情報を優先的に参照するかなど、回答の精度を高めるための指示を任意で調整してください。
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、特定のキーワードに反応してフローを起動させるなど、運用に合わせた条件設定が可能です。
- 返信先のチャネルや、AIが生成する文章のトーン(敬語など)を、組織の文化に合わせてカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Slack、Notion、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。