Gmailで契約書を受信したら、AIワーカーが内容を精査し台帳起票とファイル保存を自動化する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
日々大量に届く契約書の精査や台帳への転記作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか?特に複数のツールを行き来しながらPDFの内容を確認し、手動でデータを入力する作業は、入力漏れや見落としなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで契約書を受信した際にAIワーカーが内容を精査し、Google スプレッドシートへの台帳起票やGoogle Driveへの保存、Slackへの通知までを自動化できます。契約精査の自動化により、業務効率と精度の両立を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日届く大量の賃貸借契約書の精査や台帳入力作業を効率化し、契約管理を自動で行いたい法務・事務担当者の方
- 契約書の内容確認における見落としや、手作業での転記ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい管理職の方
- 複数のアプリを連携させて、情報の集約と共有のフローを構築し、法務確認のスピードを向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが自社規定との相違を自動でチェックするため、これまで手作業で行っていた精査時間を短縮し、法務確認の効率化を図ることが可能です。
- 契約情報の台帳登録からファイル保存までが自動で完結するため、入力間違いや保存漏れを防ぎ、常に正確な情報をスムーズに共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、AIワーカーで、賃貸借契約書を精査して自社規定との相違をチェックし、内容の要約やフィードバックを行い台帳へ登録するためのマニュアル(指示)を作成します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、契約書が添付されたメールのみを対象とするよう、条件(キーワードや送信元など)を設定してください。
- AIワーカーのマニュアル(指示内容)では、チェックすべき自社規定の具体的なルールや、抽出したい項目(賃料、契約期間、特約事項など)を詳しく定義することで精度が向上します。
- Google スプレッドシートやGoogle Driveの保存先は、部署やプロジェクトごとに使用するフォルダ・シートのIDを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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Gmail
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Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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Google Drive™
YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
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Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
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Slackで特定キーワードを含むメッセージをGmailに転送する
Slackの特定キーワードを含む投稿を検知して自動でGmailへ転送するフローです。手作業の確認・転送を省き、通知の見逃しや共有漏れを防げます。
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Apolloで新規コンタクトが作成されるとSlackチャンネルへ自動通知するワークフローです。手動転記の手間や連絡の遅延・漏れを抑え、営業チームの情報共有をスムーズかつ迅速にし、属人化も防げます。
Apolloでコンタクトが作成されたら、Slackに自動で通知する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション