Gmailで見積書を受信したら、AIワーカーで解析して相見積もり比較表を更新する
Gmailで見積書を受信したら、AIワーカーで解析して相見積もり比較表を更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
複数の取引先から届く見積書の内容を、手作業で比較表へ転記する業務に負担を感じていませんか？特に繁忙期などは、情報の入力漏れや原本の保管ミスが発生しやすく、正確な意思決定を妨げる要因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで見積書を受信した際に、AIワーカーが自動で内容を解析し、Google スプレッドシートの相見積もり比較表を更新します。案件情報の特定からファイル保存までを一貫して自動化することで、管理業務の精度とスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで届く大量の見積書を、手作業で比較表に転記する手間に課題を感じている購買・調達担当者の方
- 最新の相見積もり情報をチームで共有し、スムーズな意思決定を行いたいプロジェクトマネージャーの方
- 見積書の原本保管やデータ更新の漏れを防ぎ、管理体制を強化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した見積書をAIワーカーが解析し、自動でGoogle スプレッドシートを更新するため、転記作業に費やす時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力の間違いやファイル保存の漏れといったヒューマンエラーを防止し、常に正確な比較表を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで、メール内容と見積書PDFから情報を抽出し、ファイル保存と相見積もりの比較表への転記作業を自動で行うためのマニュアルを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、対象となる見積書添付のメールを正確に検知できるよう、検索条件（キーワード）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの更新対象となる相見積もり比較表のシートIDや、情報を書き込む列を環境に合わせて指定してください。
- Slackでの通知設定では、情報の共有先となるチャンネルや、通知するメッセージの内容を自由に調整してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
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Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー＆ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
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Apolloで新規コンタクトが作成されるとSlackチャンネルへ自動通知するワークフローです。手動転記の手間や連絡の遅延・漏れを抑え、営業チームの情報共有をスムーズかつ迅速にし、属人化も防げます。
Apolloでコンタクトが作成されたら、Slackに自動で通知する
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実行可能なAPIアクション
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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