Gmailでイベント出欠に関するメールを受信したら、AIワーカーが名簿を特定・更新し返信下書きと報告を行う
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Chatwork
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
セミナーや説明会、懇親会などのイベント運営において、参加者からの出欠確認や変更連絡は頻繁に発生します。しかし、複数のイベントを並行して管理していると、その都度対象の名簿をGoogle スプレッドシートから探し出し、内容を更新して返信を行う作業は非常に手間がかかります。このワークフローを活用すれば、Gmailで出欠連絡を受信するだけで、AIワーカーが自動で対象の名簿を特定・更新し、返信の下書き作成や関係者への報告まで一貫して行います。これにより、イベント運営に伴う事務作業の負荷を軽減し、本来の企画や運営業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- セミナーや懇親会など、複数のイベント運営を並行して行っており、名簿管理の自動化に興味があるイベント担当者の方
- Gmailで受け取った連絡をもとに、Google スプレッドシートの名簿を手動で更新している事務局の方
- 出欠確認後の返信対応や、関係者への状況報告といったルーチン作業を効率化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで出欠連絡を受信すると、AIワーカーが自動でGoogle スプレッドシートの名簿を特定して更新するため、手作業による転記ミスを防ぎ、管理の正確性が向上します。
- 返信の下書き作成やChatworkでの報告まで自動化されるため、担当者は通知を確認して下書きを送るだけで対応を完了でき、対応スピードが向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、Chatwork、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailの「メールを受信したら」アクションを設定し、特定の条件でフローが起動するようにします。
- 次に、AIワーカーで、イベント名から対象名簿を検索し、未回答者へのリマインドメール作成、送信、名簿更新を一貫して行うためのスキル(指示)を作成します。その際、Google スプレッドシート、Google Drive、Gmail、およびChatworkのアクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定のメールアドレスや件名など、対象としたいメールを絞り込むフィルタ設定を行ってください。
- Google スプレッドシートでの名簿管理において、検索のキーとなる項目(氏名やメールアドレスなど)を、自身の管理表の構成に合わせて設定してください。
- Chatworkで報告を送る先のルームIDを、実際に担当者が確認するグループチャットに合わせて指定してください。
■注意事項
- Gmail、Chatwork、Google スプレッドシート、Google DirveのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
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Chatwork
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション