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海外からの問い合わせ、どう対応していますか？
手動で翻訳して、その結果を記載したメールを作成して、送信して…と、対応に時間がかかっていませんか？
特にGoogleフォームで問い合わせを受け付けている場合、手間なくスムーズに処理できたら理想ですよね。
そこで、Googleフォーム・DeepL・Gmailを連携すると、Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信することが自動化できます。
さらに、SlackやChatworkにも通知できるため、チーム内での共有もスムーズになるでしょう。
この記事では、具体的な設定方法を解説します。
ぜひ試してみてください！
[Yoomとは]
GoogleフォームのAPIを利用してを問い合わせ内容を受け取り、
DeepLの提供するAPIを用いてその内容を翻訳、問い合わせ内容と翻訳結果をGmailで送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてDeepLと連携しましょう。
画像の説明に沿って、連携をお願いします。
最後にGmailと連携します。
ログインすると先ほどと同じ画面になるので、そのまま進めてください。
Googleフォーム・DeepL・Gmailがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
先ほど連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここでGoogleフォームに、以下のようなサンプル回答をします。
フローボットに戻り、テストしましょう。
上記の画像のように回答が取得されていなければ、JSONPathを使って回答を取得しましょう。
「取得する値を追加」をクリックしてください。
こちらのヘルプを参考に、回答取得をお願いします。
続いて「テキストを翻訳」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を画像のように設定していきましょう。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキスト(例えば、電源が入らなくて困っていますなど)を設定してしまうと、フロー起動時に毎回そのテキストの翻訳結果が出てしまうので、アウトプットから必ず選択してください。
その他の項目は任意で設定してください。
こちらもテストし、以下のアウトプットが取得できたら保存します。
続いて「Gmailを送付する」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、メール内容を設定します。
件名や内容は、以下のように設定しました。
通知したい内容に合わせてカスタマイズしてくださいね。
設定が完了したら次に進み、内容確認をお願いします。
本番では翻訳結果も反映されます。
内容に問題なければ保存して終了です。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
実際にGoogleフォームに回答し、フローが正しく動くか確認しましょう。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
問い合わせ内容を蓄積している方におすすめです。
翻訳結果と合わせて転記することで、再翻訳の手間も省けます。
Googleフォームを起点にして、その他のメッセージツールにも同様に問い合わせ内容と翻訳結果を通知することができます。
これらの例を紹介するので、Gmail以外をご利用の方はぜひ参考にしてみてください。
まずは、GmailをSlackに変更した場合の設定を行います。
先ほどと同様に、以下のテンプレートをコピーしてください。
ステップ2のテキストを翻訳までは先ほどのフローと同様に設定してください。
設定が終わったら赤枠の「チャンネルにメッセージを送る」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
続いて、GmailをChatworkに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
こちらもステップ2のテキストを翻訳までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「メッセージを送る」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
その他にも、YoomにはDeepLを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Gmailで問い合わせを受信したら、DeepLで自動翻訳しTrelloにカードを追加するフローです。
問い合わせ内容をTrelloでタスク管理している場合、こちらが便利です。
問い合わせ原文と翻訳結果を併せてタスク追加できます。
2.SlackのSNS投稿用文章をDeepLで翻訳し、X(Twitter)に投稿するフローです。
Slackを利用してチームでSNS投稿用文章を作成している場合、他言語に翻訳してX(Twitter)に投稿するのは時間と手間がかかります。
このフローであれば指定したチャンネルに投稿されたメッセージを翻訳して、自動でX(Twitter)に投稿できるので便利です。
3.Google Meetで会議終了後、文字起こししてDeepLで翻訳しSlackに通知するフローです。
会議の内容を文字起こしする作業だけでも時間がかかりますが、それをさらに翻訳して通知している場合、自動化をおすすめします。
会議内容を多言語で共有できて便利です。
今回は「Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信する」フローボットを紹介しました。
日々の業務に追われる中で、海外からの問い合わせに対応するのは大変です。
しかし、Googleフォーム・DeepL・Gmailを連携すれば、翻訳から返信まで自動化でき、業務の負担を大幅に減らせるでしょう。
さらに、Gmail以外にもSlackやChatworkに通知を送ることで、チーム全体で問い合わせ対応をスムーズに進められるのも大きなメリットとなるはずです。
手動で翻訳・転記する手間を省き、迅速で正確な対応を実現しましょう。
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