Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepLで翻訳後、Gmailでメールを送信する

■概要

海外からの請求書や資料など、外国語のファイルを確認する際に、都度翻訳ツールにテキストをコピー＆ペーストして内容を把握し、メールで共有する作業は手間がかかりますよね。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされるだけで、OCRによる文字起こしからDeepLでの翻訳、そしてGmailでのメール送信までの一連の流れを自動化し、手作業による業務負荷を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外の取引先から受け取った書類を翻訳し、関係者に共有している担当者の方
• 多言語のPDFや画像ファイルの内容を、迅速に把握したいと考えている方
• Google Drive、DeepL、Gmailを日常的に利用しており、定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードから翻訳、メールでの共有までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストミスや、メールの宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、DeepL、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定し、抽出したテキストを翻訳します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを記載したメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、画像やPDFファイルから文字を読み取る際の抽出項目を任意でカスタムできます。
• DeepLの設定では、翻訳したい文章や翻訳先の言語を任意で指定でき、OCRで抽出したテキストを変数として利用可能です。
• Gmailの設定では、宛先を任意で設定できるほか、件名や本文に翻訳結果などの情報を変数として含めたり、固定文を追加したりできます。

■注意事項

• Google Drive、DeepL、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。