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日々の業務において複数のツールを使用していると作業が煩雑になりがちです。
特に、カスタマーサポートチームでは顧客対応システムや検索ウィンドウ、社内チャットなど、複数ツールを行き来する場面が多く、それにより対応時間が伸びてしまうこともあるでしょう。
そこで、本記事ではGmailで受信した問い合わせメールに対する回答をDifyで自動作成し、その問い合わせ内容と回答案をGoogle Chatに通知する方法を解説します。
この仕組みを導入することで、毎日Gmailで多くのメール対応を行っている方の業務効率化に役立つでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも手軽に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知するフローです。
こんな方におすすめ
GmailとDify、Google Chatの連携メリットと具体例
メリット1：対応時間の短縮と手間の削減
Gmailで受信したお問い合わせメールに対し、Difyで自動的に回答内容を作成しGoogle Chatに通知することで、カスタマーサポート担当者の手作業を減らせるかもしれません。
さらに、作成された回答内容がGoogle Chatに通知されるため、担当者は内容を確認し、修正を加えるだけで返信できます。
これにより、迅速な対応が求められる場面で対応時間を短縮し、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
例えば、急な問い合わせや重要なクライアントからのメールに迅速に対応することで、信頼関係を強化できると予想されます。
メリット2：人的ミスの軽減と対応品質の均一化
Gmailの問い合わせをDifyを活用して回答内容を自動生成することで、担当者が手動で回答を作成する際に起こりがちな誤字脱字や情報の抜け漏れといった人的ミスを減らせるでしょう。
また、Difyは事前に設定したテンプレートやルールに基づいて回答を作成するため、どの担当者が対応しても一定の品質を保つことができます。
これは、複数の担当者が問い合わせ対応に当たるサポートチームや、複雑な問題に対処する場合に特に効果的です！
例えば、製品仕様に関する詳細な問い合わせでも、正確な情報を素早く提供できると予想されます。
メリット3：業務効率化とリソースの最適化
Gmail、Dify、Google Chatそれぞれのアプリ連携により、回答作成と通知が自動化されることで、担当者の業務時間を削減できるかもしれません。
その結果、空いた時間を他の重要な業務や顧客対応に充てられるようになるでしょう。
特に、多くのお問い合わせを処理する場合や、繁忙期でスタッフが不足している際には、業務効率化の効果が期待できます。
例えば、新製品のリリース時に問い合わせが殺到する場合でも、アプリ連携を活用することで組織全体の生産性向上に寄与するでしょう。
Gmailを使った自動化パターンの紹介
Gmailでのお問い合わせメール対応を、自動化テンプレートを使って紹介します！
これにより、一次対応の作業時間を削減し、対応スピードや業務効率の向上が期待できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知する
Gmailで特定のお問い合わせメールを受信すると、Difyが自動で回答案を作成し、その内容をGoogle Chatに通知するフローです。
これにより、手作業での対応時間を削減し、顧客対応の迅速化と効率化が期待できます。
また、AIが回答案を作成することで、担当者ごとの対応内容のバラつきを抑え、対応品質の均一化と業務の標準化につながります。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知するフローです。
Gmailの問い合わせ内容を抽出して自動返信を設定する
Gmailの問い合わせメールを自動で抽出し、AIが内容に応じて返信する仕組みです。
特定のラベルが付いたメールをAIが読み取り、適切な返信文を自動生成します。
これにより、これまで手作業で行っていた一次対応の時間を短縮できます。
また、AIが内容を解析して返信することで、確認漏れや返信の遅れといったヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
■概要
Gmailの問い合わせ内容を抽出して自動返信を設定するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・顧客からの問い合わせメールをGmailで受け取っているカスタマーサポート担当者
・カスタマーサポート部門を少人数で運営しており、問い合わせ対応の効率化が急務となっている企業の経営者や管理者
・類似した問い合わせが多く、定型的な一次対応に多くの時間を費やしている方
・問い合わせ対応を行うスタッフの負担を軽減したいサポートチームの責任者
・24時間対応の問い合わせシステムを構築したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでお問い合わせメールを受信したらDIfyで回答内容を自動作成し、Google Chatに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し、Google Chatに通知するフローの作り方を解説します！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Dify／Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知するフローです。
ステップ1：GmailとDify、Google Chatのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Gmailの場合
Gmailのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
Difyの場合
検索窓に「Dify」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
新規登録画面が表示されるので、以下の設定を行います。
入力が完了したら、追加をクリックしましょう。
詳しい手順は、Difyマイアプリ登録方法と連携するとできることをご確認ください。
以上で、Difyのマイアプリ登録は完了です。
Google Chatの場合
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、Google Chatでスペースにメッセージを送る方法をチェックしてくださいね。
Google Chatのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
手軽に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知するフローです。
自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
次に、「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
APIの接続設定を行います。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分／10分／15分／30分／60分の中から選べます。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ラベル」は、欄をクリックして表示された候補からラベルを選択します。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「IMPORTANT」ラベルに振り分けられるように設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、取得した値（アウトプット）にメールの詳細が表示されているか確認しましょう。
問題なくメールの情報が表示されていれば「保存する」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Difyのアクション設定
次に、Difyのアクションを設定します。
「チャットメッセージを送信」をクリックしましょう。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
Difyに送信するメッセージ内容を設定します。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、取得した値に情報が正しく表示されるか確認します。
問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Google Chatのアクション設定
次に、Google Chatのアクションを設定します。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
設定が終わったら「テスト」をクリックして、Google Chatにメッセージが送信されるか確認しましょう。
メッセージが送信されたことを確認したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動で起動します。
これで、Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで自動作成し、Google Chatに通知が届くようになります。
GmailやDify、Google Chatを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGmailやDify、Google ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Gmailを活用した自動化例
GmailとOutlook、Googleフォーム、Calendly、SmartHRなどのツールと連携することで、メール送信や通知、資料配布、課題登録などの作業を自動化できます。
これにより、受信メールやフォーム回答の処理、スケジュール連絡の手間を減らし、業務の効率化や情報共有のスピード向上につながります。
アンケートフォームに回答されたら、Workplaceに通知してGmailにメールを送付するフローです。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。
GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加するフローボットです。GmailやOutlookからYoomで作成したメールアドレス宛にメールを転送してご利用ください。
Gmailメールが届いたらメール文を転送処理してSlackに通知するフローです。
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■概要
YouTubeチャンネルのレポート作成と共有は、定期的に発生する重要な業務ですが、手作業でのデータ取得やメール作成に時間を要していませんか。
また、手動での作業は関係者への共有漏れやデータの間違いといったミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailに特定のメールが届くことをきっかけに、YouTubeのチャンネルレポートを自動で取得し、関係者へメールで共有する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・YouTubeチャンネルの運用を担当し、定期的なレポート作成に手間を感じている方
・GmailとYouTubeを日常的に利用し、データ連携や共有の効率化を図りたいマーケティング担当者の方
・チーム内での情報共有プロセスを自動化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、YouTube Analytics APIのそれぞれとYoomを連携してください。
・YouTubeの仕様上、レポートの取得は3日前のデータから取得が可能です。日付を設定する際は日時の加算減算オペレーションなどを用いるかあらかじめ3日より前の日付データを取得し、その日付で範囲指定を行ってください。
Difyを活用した自動化例
Microsoft TeamsやOutlook、Googleフォーム、kintoneなどのツールと連携し、OCRやDifyを使った文章解析や要約、翻訳作業を自動化できます。
これにより、受信ファイルや問い合わせの内容を手作業で確認・整理する手間を減らし、情報処理や共有の効率化につながります。
■概要
日々の業務でConfluenceに蓄積される情報を、一つひとつ確認し内容を把握するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、次々と新しいページが作成される環境では、重要な情報を見落としてしまう可能性もあります。
このワークフローは、Confluenceで新しいページが作成されると、その内容をAIチャットプラットフォームのDifyが自動で解析し、その結果をConfluenceに投稿します。
DifyとConfluenceの連携を通じて、手作業での情報整理やレビュー業務を効率化し、ナレッジマネジメントの質を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceに投稿されるドキュメントのレビューや要約作成を効率化したいと考えている方
・DifyとConfluenceをAPI連携させ、ナレッジベースの分析を自動化したい情報システム担当者の方
・チーム内の情報共有を円滑にし、ドキュメントの品質を均一に保ちたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Confluence、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、手作業でConfluenceに転記してページを作成する業務は、手間がかかり更新漏れの原因にもなりがちです。
特に、情報を要約したり整形したりする工程は大きな負担となり得ます。
このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されると、その内容をDifyが自動で解析し、Confluenceにナレッジとしてページを作成します。
DifyとConfluenceを連携させることで、面倒なドキュメント作成業務を自動化し、情報共有の効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートの情報を手作業でConfluenceに転記している方
・DifyとConfluenceを連携させ、情報資産の蓄積を自動化したいと考えている方
・AIを活用して、報告書や議事録などのドキュメント作成業務を効率化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Dify、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
■概要
「Microsoft SharePointにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する」フローは、文書管理とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされると、自動的にOCR機能で内容を読み取り、Difyを活用して要約します。
その後、要約内容をSlackに自動送信することで、チーム全体が素早く情報を共有できるようになります。
これにより、情報の取り扱いがスムーズになり、業務の生産性向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを日常的に利用しているが、情報共有に時間がかかっている方
・大量の文書を効率的に管理・要約したいと考えているチームリーダー
・DifyやOCR技術を活用して業務プロセスの自動化を図りたいIT担当者
・Slackを使ってリアルタイムに情報を共有し、チームの連携を強化したい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Dify、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Microsoft Teamsでファイルが送信されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackに通知する」フローは、情報の受け取りから要約、共有までを自動化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで共有されたファイルをOCRで解析し、DifyのAI機能で内容を要約します。
その要約をSlackに通知することで、チーム全体の情報共有をスムーズに行います。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有しているチーム
・受信したドキュメントの内容を迅速に把握したい方
・情報共有の効率化を図りたい業務担当者
・Slackを活用してチーム内コミュニケーションを強化したいリーダー
・DifyやOCR技術を業務に取り入れたいIT担当者
■注意事項
・Microsoft Teams、Slack、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「LINEのメッセージをDifyで分類し、担当者に通知する」ワークフローは、LINEで受信したメッセージを自動で整理し、適切な担当者へ迅速に通知する仕組みです。
メッセージの内容を自動で分析・分類し、必要な担当者に迅速に通知できるため、業務の効率化が期待できます。
重要なメッセージを見逃す心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINEを顧客対応に活用しており、メッセージ管理に課題を感じている担当者の方
・多様な問い合わせ内容をスムーズに処理したいサポートチームの方
・効率的な業務ワークフローを構築し、対応速度を向上させたい企業の管理者の方
・LINEとDifyの連携を活用して、業務の自動化を推進したいIT担当者の方
■注意事項
・LINE公式アカウント、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Outlookでファイルが送信されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackに通知する」フローは、メールで受信したファイルを自動的に処理し、チームへの情報共有を効率化する業務ワークフローです。
日々多くのメールをやり取りする中で、添付ファイルの内容を確認し要約する作業は時間と労力がかかります。
このワークフローでは、Yoomを活用してOutlookに送信されたファイルをOCRで読み取り、Difyで要約します。
その後、要約内容をSlackに自動的に通知することで、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを頻繁に利用し、受信ファイルの内容確認に時間を取られているビジネスパーソン
・大量のドキュメントを効率的に管理・共有したいチームリーダー
・OCRやAI技術を活用して業務の自動化を図りたいIT担当者
・Slackでの情報共有をスムーズに行いたい企業の管理職
・手動での要約作業を軽減し、業務効率を向上させたい方
■注意事項
・Outlook、Dify、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Typeformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、顧客からの問い合わせを効率的に管理するための業務ワークフローです。
Typeformで収集した詳細な問い合わせ内容をDifyが自動的に要約し、その要約結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
問い合わせ対応の迅速化とデータ管理の効率化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを利用して顧客からの問い合わせを収集しているカスタマーサポート担当者の方
・Difyを活用して問い合わせ内容の要約を自動化したいビジネスアナリストの方
・Google スプレッドシートで問い合わせデータを一元管理したいチームリーダーの方
・手動でのデータ入力に時間を取られている中小企業の経営者の方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Typeform、Dify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
■概要
「kintoneでレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する」ワークフローは、kintoneに追加された情報をAIで自動要約し、同フィールドにすぐ反映する業務ワークフローです。
手入力の手間や見落としを防ぎ、必要なポイントをすぐにキャッチできます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneに日々大量のテキストデータを登録し、要約作業に時間を取られている方
・メンバー間で共有する情報の要点を統一し、コミュニケーションロスを減らしたいチームリーダーの方
・kintoneとDifyを組み合わせた自動化で、AI要約を導入してみたいIT担当者の方
■注意事項
・kintone、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
■概要
「メールで受信した内容をDifyで翻訳し、Microsoft Excelに追加する」ワークフローは、日々受信するメールの内容を自動的に翻訳し、整理整頓された形でMicrosoft Excelに追加する業務ワークフローです。
手動での翻訳作業やデータ入力は時間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、DifyのAI翻訳機能とMicrosoft Excelの自動連携を組み合わせ、業務の効率化と精度向上を実現します。
Yoomの自動化機能を駆使して、煩雑な作業をスムーズに処理し、より重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々大量のメールを受信し、その内容を他言語に翻訳して管理しているビジネスパーソン
・DifyとMicrosoft Excelを活用して業務の自動化を図りたいと考えている方
・メールの内容を迅速かつ正確に翻訳し、データ分析や報告書作成に活用したい経営者や担当者
・翻訳作業やデータ入力に多くの時間を費やしており、業務効率化を目指しているチームリーダー
・Yoomを利用して既存のSaaSアプリやAI機能を統合し、業務ワークフローを最適化したい方
■注意事項
・Dify、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
■概要
フォームから送信された問い合わせやアンケートの回答を手作業で確認し、内容を分類して転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、フォームからの回答をトリガーとして、AIアシスタント構築プラットフォームのDifyが自動で内容を解析し、その結果をGoogle スプレッドシートへ追加する処理を自動化します。
DifyとGoogle スプレッドシートを連携させることで、面倒な手作業から解放され、データの集計や分析を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームから得られる顧客の声を、手作業で分類・集計している担当者の方
・DifyとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ分析業務を自動化したい方
・アンケートや問い合わせの解析を効率化し、スムーズな対応や改善に繋げたい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Google Chatを活用した自動化例
Google ChatやNotion、Google Drive、Zoomなどのさまざまなツールと連携させることで、通知送信やデータ登録、情報取得などの作業を自動化できます。
これにより、日々の情報確認や連絡作業の手間を減らし、業務の効率化やスムーズな情報共有が可能になります。
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知するフローです。
GENIEE SFA/CRMで見込み客が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■概要
Google Chatのスペースで行われる重要な議論やタスク依頼などを、後から参照するためにNotionへ手作業で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、重要な情報の転記漏れや入力ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Chatのスペースにメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でNotionのデータベースへ追加し、情報集約の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatでの議論やタスクをNotionで管理しており、手動での転記作業に手間を感じている方
・複数スペースの情報を一元管理するため、Notionへの情報集約を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・手作業による情報転記での漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているすべての方
■注意事項
・Google Chat、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatで投稿されたメッセージをLINE WORKSに通知するフローです。
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTalknoteのスレッドに投稿するフローです。
■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、更新のたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。
重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
・手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
・チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら、Google Chatの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
毎日Webサイトの情報を取得してGoogle Chatに通知するフローです。
まとめ
本記事では、GmailとDify、Google Chatを連携することで、メール対応の効率化を図る方法をご紹介しました。
この仕組みを導入することで、従来手動で行っていた回答作成や通知を自動化し、対応時間を短縮しながら品質を維持できると予想されます。
特に、問い合わせが多い時期や時間や人材リソースが限られる状況でも、素早く正確な対応を行えるようになるでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Difyが生成する回答の精度を高めるコツは？
A：
Difyの回答精度を高めるには、質問をできるだけ具体的かつ詳細に伝えることが大切です。
たとえば、「この記事を要約して」と聞くよりも、「この記事の要点を3行で、箇条書きで簡潔に要約して」と伝える方が、より正確で意図に沿った回答が得られます。
Q：問い合わせ内容に応じてDifyへの指示を変えられますか？
A：
はい、可能です。
「特定のラベルのメールを受信したら」のあとに、有料プランで利用可能な「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションを追加することで、問い合わせ内容に応じてDifyへの指示を変更できます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：連携の途中でエラーが発生した場合、どうなりますか？
A：
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
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