Gmailでメールを受信したら回答内容をDifyで自動作成しGoogle Chatに通知する方法

[Yoomとは]

Gmailで受信したお問い合わせメールの回答をDifyで自動作成しGoogle Chatに通知する方法

Gmailでお問合せのメールを受信したことをGmailのAPIを利用して受け取り、 Difyの提供するAPIを用いて、お問い合わせに対する回答をDifyで自動生成することで実現可能です。
また、Google Chatが提供するAPIを用いることで、更にGoogle Chatにお問合せ内容と自動生成された回答内容を通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• GmailとDify、Google Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailでトリガーを設定し、DifyとGoogle Chatでアクションを設定する
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、 Gmailで受信したお問い合わせメールの回答をDifyで自動作成しGoogle Chatに通知する方法をご説明します。

ステップ1. Gmail・Dify・Google Chatをマイアプリ連携

まずGmail、Dify、Google Chatをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGmailを検索してクリックしてください。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

利用するアカウントを選択するか、別のアカウントを使用してサインインしましょう。

「Yoom にログイン」が表示されたら「次へ」をクリックします。

次のページでアクセス許可を行います。
「Yoom がアクセスできる情報を選択してください」の下にあるチェックボックスをクリックし、画面右下の「続行」をクリックしてください。
これで、Gmailのマイアプリ連携が完了です。

続いて、Difyを検索してください。

Difyの詳しいマイアプリ連携方法については、こちらをご確認ください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。
「アクセストークン」は、Difyで発行したAPIキーを設定してください。
全ての設定が完了したら「追加」をクリックし、Difyのマイアプリ連携を完了しましょう。

次に、Google Chatを検索してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
※検索結果に2つのアプリが表示された場合は、Google Chat（OAuth）をクリックしてください。

次に「Sign in with Google」をクリックしてください。

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「Client ID」と「Client Secret」を入力して「登録」をクリックしてください。
※Google Chat（OAuth）の連携はこちらで解説しています。
これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了しました。

次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。Yoomにログインし、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

ステップ2. Gmailのトリガーを設定

次に、Gmailのトリガーを設定します。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

次に、「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。

APIの接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。

「ラベル」は、欄をクリックして表示された候補からラベルを選択します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットにメールの詳細が表示されているか確認しましょう。
問題なくメールの情報が表示されていれば「保存する」をクリックしてください。

ステップ3. Difyのアクションを設定

次に、Difyのアクションを設定します。「チャットメッセージを送信」をクリックしましょう。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

Difyに送信するメッセージ内容を設定します。
「query」は欄をクリックし、表示された候補からお問い合わせ内容である『本文』を選択しましょう。
「user」には注釈の通り、半角数値の値（任意の識別子）を入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットに情報が正しく表示されるか確認します。
問題なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4. Google Chatのアクションを設定

次に、Google Chatのアクションを設定します。
「メッセージを送信」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「スペースのリソース名」は欄をクリックして候補からスペースを選択するか、注釈を参照してGoogle ChatのURLからリソース名を引用してください。
「メッセージ内容」は、任意で編集可能です。今回はメールの件名と本文、Difyの返答内容を含むメッセージを設定しました。
設定が終わったら「テスト」をクリックして、Google Chatにメッセージが送信されるか確認しましょう。
メッセージが送信されたことを確認したら「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで自動作成し、Google Chatに通知が届くようになります。

GmailやDify、Google Chatを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGmailやDify、Google ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Difyを活用した自動化例

Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し通知する

迅速に回答案が作成された後にコミュニケーションツールに通知されることで、対応スピードの向上につながるでしょう。

Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成して通知する

回答内容の作成や確認作業を効率化することで、顧客対応もスピーディーになることが予想されます。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しお礼メールを送信する

Gmailの受信メールに添付された名刺画像をもとに、kintoneへの登録とお礼メール送信を自動的に行うことができます。

お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに格納する

AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Gmailで一時メール返信をして自動的に情報を格納するフローボットです。

Google Chatを活用した自動化例

Google Chatで投稿されたら情報を登録する

Google Chatのメッセージを転記する手間を省けるので、作業時間の短縮につながります。

内容を文字起こしし、Google Chatに通知する

AI機能を用いて文字起こしおよび要約（議事録化）し、Google Chatに通知するフローです。
文字起こしや情報共有の作業負担を軽減することにもつながります。

GmailとDify、Google Chatの連携メリットと具体例

メリット1. 対応時間の短縮と手間の削減

Gmailで受信したお問い合わせメールに対し、Difyで自動的に回答内容を作成しGoogle Chatに通知することで、カスタマーサポート担当者の手作業を減らせるかもしれません。
さらに、作成された回答内容がGoogle Chatに通知されるため、担当者は内容を確認し、修正を加えるだけで返信できます。
これにより、迅速な対応が求められる場面で対応時間を短縮し、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
例えば、急な問い合わせや重要なクライアントからのメールに迅速に対応することで、信頼関係を強化できると予想されます。

メリット2. 人的ミスの軽減と対応品質の均一化

Gmailの問い合わせをDifyを活用して回答内容を自動生成することで、担当者が手動で回答を作成する際に起こりがちな誤字脱字や情報の抜け漏れといった人的ミスを減らせるはずです。
また、Difyは事前に設定したテンプレートやルールに基づいて回答を作成するため、どの担当者が対応しても一定の品質を保つことができます。
これは、複数の担当者が問い合わせ対応に当たるサポートチームや、複雑な問題に対処する場合に特に効果的です！
例えば、製品仕様に関する詳細な問い合わせでも、正確な情報を素早く提供できると予想されます。

メリット3. 業務効率化とリソースの最適化

Gmail、Dify、Google Chatそれぞれのアプリ連携により、回答作成と通知が自動化されることで、担当者の業務時間を削減できるかもしれません。
その結果、空いた時間を他の重要な業務や顧客対応に充てられるようになるでしょう
特に、多くのお問い合わせを処理する場合や、繁忙期でスタッフが不足している際には、業務効率化の効果が期待できます。
例えば、新製品のリリース時に問い合わせが殺到する場合でも、アプリ連携を活用することで組織全体の生産性向上に寄与するでしょう。

まとめ

本記事では、GmailとDify、Google Chatを連携することで、メール対応の効率化を図る方法をご紹介しました。
この仕組みを導入することで、従来手動で行っていた回答作成や通知を自動化し、対応時間を短縮しながら品質を維持できると予想されます。
特に、問い合わせが多い時期や時間や人材リソースが限られる状況でも、素早く正確な対応を行えるようになるでしょう。

Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。ぜひ、この機会に自動化による業務効率化を体験してください！