Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しChatworkに通知する方法

事前に準備するもの

Chromeの拡張機能

•  Chromeを使用するため、アカウントを準備してください。
  
  • ヘルプ：「ブラウザを操作する」の設定方法
• Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。

• 拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール

• Chromeの拡張機能を追加した後、拡張機能の管理画面でシークレットモードの実行を許可する設定をオンにしてください。

ジョブカン勤怠

• 勤怠会社ID
  
  • ジョブカン勤怠の管理画面右上にあるユーザー名をクリックし、メニューを開いた後、『アカウント情報の変更』をクリックします。勤怠会社IDが表示されるので、メモしておきましょう。

• グループ管理者ログインIDとパスワード
  
  • 同じくジョブカン勤怠の管理画面から取得します。上部メニュー【スタッフ管理】/各種設定/グループ管理者設定…に進んで表示された画面からログインIDを取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。

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Google フォーム

• Googleアカウントのログイン情報
• 入力用のGoogle フォーム
  
  • 姓名とメールアドレスはジョブカン勤怠の登録上必須項目のため、Google フォームの項目に必ず追加してください。

Chatwork

• Chatworkアカウント情報（メールアドレス、パスワード）
• Chatworkの通知を送るルームID

ヘルプ：ChatworkのルームIDの確認方法

ステップ1　マイアプリ連携の設定

連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。

ブラウザ操作用アカウント

マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

下の画面が表示されます。

• サービス名・識別名
  
  • 任意の値を入力します。
• アカウント名
  
  • Chromeのログインアカウント
• パスワード
  
  • Chromeのパスワード

上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。

※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラー表示になります。

アプリの新規接続

マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓で連携するアプリを入力し、マイアプリ登録を進めてください。

Google フォーム

検索結果からアプリ名をクリックします。

「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。

アカウントを選択します。

Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしてください。

「続行」をクリックしてください。これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了します。

Chatwork

検索結果からChatworkを選択します。ログイン画面が表示されます。

連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。

これで、Chatworkのマイアプリ登録が完了です。

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

下のバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　　アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Google フォームに送信された情報を取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google フォームと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガー起動間隔
  
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• フォームID
  
  • 事前準備で作成したフォームのIDを入力します。

→テストをクリックします。成功すると、以下の項目が取得できます。

→保存するをクリックします。

※Google フォームに、さらに取得項目を追加する

• アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」をクリックします。JSONPath指定画面に切り替わります。

• 例えば、電話番号を追加した場合、標準のアウトプット一覧には表示されませんが、このJSONPath内から項目を取得することで、表示できます。
• 電話番号の箇所のプラスボタンをクリックすると、valueという項目名でアウトプットが追加されます。

• 項目名は、アウトプット一覧から編集が可能です。

ステップ4　ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

(1/1)ブラウザ操作の詳細設定

事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、Google フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。

• 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
• 「2.勤怠会社IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。

• 「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリックして入力画面を開きます。

• グループ管理者IDとパスワードを入力するため、アカウントのプルダウンメニューを開き、「＋アカウントを追加」をクリックします。

• サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
• IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
• 右下にある保存するをクリックします。
• 「4.パスワードを入力」を開きます。

• 3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
• これ以降は、Google フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程になります。
• 事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれにGoogle フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。

• これ以外の情報もジョブカン勤怠に入力したい場合は、事前にGoogle フォームで項目を追加し、情報を取得しておきましょう。
• 例えば電話番号を入力したい場合、Googleフォームで電話番号の項目を追加します。
• 重要ポイント！ジョブカン勤怠では、半角数字・ハイフンなしが条件です。Googleフォームに注意点を記載しておくとよいでしょう。
• ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。

• 今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。

• メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。

• ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
• 「操作を開始する」をクリックすると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。

• ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
• 勤怠会社IDをクリックすると、操作メニューが表示されます。

• フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。

• ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
• 同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
• その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
• パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリックします。
• アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）

• アクション名を入力する画面が表示されるので、ログインするを入力して保存をしましょう。

• スタッフ登録画面に移動します。

• 電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。

• アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、Google フォームから取得した項目が表示されるので、選択すると引用コードが埋め込まれます。

• 追加ボタンをクリックすると、ブラウザ操作アクション一覧に反映されます。
• 追加が終わったらアクション一覧を確認して、重複しているアクションを消すなど全体を整えます。
• ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
• 1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
• 全部成功したことを確認します。

→保存する　をクリックします。

※エラーが発生する場合、下記の要因が考えられます。

1. ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
2. メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）

ステップ5　アプリと連携する「メッセージを送る」

テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Chatworkへの通知内容を編集します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Chatworkと連携するアカウント情報
• アクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• ルームID
  
  • 編集欄をクリックすると、ルームの候補が表示されます。通知を行うルームを選択するとIDが引用されます。もしくは、Chatworkのルーム設定から確認する方法でIDを取得いただけます。
    ヘルプ：ChatworkのルームIDの確認方法

• メッセージ内容
  
  • 通知する定型文を作成します。特定のメンバーへのメンションも可能です。

• 編集欄をクリックするとGoogle フォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。

• ジョブカンの登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」だけでもよいですが、従業員氏名やスタッフ番号などの引用コードを用いた通知もわかりやすくて便利です。
• 入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
• 成功！

→保存するをクリックします。これで、今回の工程は以上です。

ステップ6　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。

トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>使用したテンプレートはこちらです。

もっと活用！RPA×Google フォーム×Chatworkでできる便利な自動化3選

RPA、Googleフォーム、Chatworkを連携させることで、日々の業務をより効率的に進めることができます。

1. 手動作業をなくして、情報共有をスムーズに！

RPAを使って、Salesforceの顧客情報をGoogleフォームに自動送信します。入力の手間を省き、正確な情報共有が可能です。データ管理の効率化に加え、他の業務に集中できる環境を作ります。

2. データ入力の手間を省き、正確な情報共有を実現！

RPAを使って、kintone上の顧客情報を自動でGoogleフォームに送信します。手動作業を削減し、データの二重入力や入力ミスを防げます。正確な情報が簡単に共有できるので、業務がスムーズに進みます。

3. 売れ筋情報をスムーズに把握！

RPAを活用して、毎日自社商品カテゴリのランキングを取得し、Chatworkで共有します。マーケティングや在庫管理に役立つ最新情報をチームで活用できます。

Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しChatworkに通知するメリットと具体的な活用シーン3選

ここまで、GoogleフォームとRPA、Chatworkを活用した自動化フローをご紹介しました。では、実際にどのような場面で役立つのか、詳しく見ていきましょう。<span class="mark-yellow">特に人事担当者・採用担当者・中小企業の総務担当者にとっては、登録作業の手間を減らしながら、業務をスムーズに進める助けになるはずです。</span>「具体的にどんなシーンで活用できるの？」「自分の業務にも役立ちそう？」と思った方は、ぜひ続きをご覧ください。

1. 登録作業が自動化され、入力ミスの心配なし

普段、Googleフォームに入力された情報をジョブカン勤怠に反映させるには、ログインしてデータを手作業で転記し、確認する必要がありますよね。<span class="mark-yellow">このフローを使えば、RPAが自動で処理するため、登録漏れや入力ミスを防げます。確認作業の手間が減り、担当者の負担が軽減されます。</span>確認作業の手間もなくなるので、担当者の負担がぐっと減ります。
人事部門の登録担当者は、新入社員の情報や契約更新のたびに、勤怠システムへ登録しなければなりません。でも、手作業だとどうしてもミスが発生しやすく、修正に時間がかかることも。このフローを導入すれば、Googleフォームに入力するだけで正確にジョブカン勤怠へ登録されるので、登録作業をスムーズに進められます。

2.Chatwork通知で登録状況をすぐにチーム共有

Googleフォームから送信された情報がジョブカン勤怠に登録されると、すぐにChatworkで関係者に通知が届きます。これにより、登録内容や進捗状況をスムーズに把握できます。Chatworkの通知があれば、登録が完了したことをすぐに確認できるため、担当者も安心できます。<span class="mark-yellow">さらに、通知の内容はカスタマイズできるので、Googleフォームで入力された情報を定型文に含めることで、登録内容の整合性をその場でチェックしやすくなります。</span>採用担当者は、新入社員の情報をジョブカン勤怠に登録したあと、きちんと反映されているかを確認し、チームと共有することがあります。このフローを導入すれば、登録完了のタイミングでChatworkに自動通知が届くので、情報の伝え漏れを防ぎながら、登録内容の正確性を高めるのにも役立ちます。

3.担当者が不在でも登録が完了

登録作業が自動化されているので、担当者が不在でも従業員情報が登録されます。例えば、急な会議や外出、家族の体調不良で職場を離れなければならないときでも、Googleフォームに入力された情報が自動で処理されるため、戻ってきた際に『登録が止まっていた…』と心配する必要がありません。
また、<span class="mark-yellow">登録作業を特定の担当者に依存せずに進められるため、業務を分担しやすくなるのもメリットです。</span>特に繁忙期には「登録作業が後回しになってしまう」といった状況を避けることができ、安心して他の業務に取り組めます。

まとめ

今回ご紹介した 「Googleフォーム × RPA × Chatwork」 の自動化を活用すれば、「新入社員の勤怠登録に時間がかかる」「登録漏れや入力ミスの修正が大変」 といった悩みを解消できます。この仕組みを取り入れることで、人事担当者や総務担当者の負担が減り、登録作業もスムーズに進みます。<span class="mark-yellow">Yoomのフローボットテンプレートを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を導入できます。</span>直感的な操作で設定できるので、すぐに使い始められるのもポイントです。この機会に、登録作業をもっとラクにする仕組みを取り入れてみませんか？下のバナーから無料トライアルを始めてみてくださいね。

では、またお会いしましょう！