Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Intercomで新しいユーザーから問い合わせがあった際、その情報を自社システムへ手作業で登録し、関係者に通知する業務は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Intercomでの新規会話作成をきっかけに、RPAが自社システムへ情報を自動登録し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Intercomの顧客対応情報を手作業で社内システムに転記している方
• RPAとMicrosoft Teamsを使い、問い合わせ対応の初動を効率化したいチーム
• 顧客情報の登録と共有におけるヒューマンエラーを削減したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Intercomでの新規会話をトリガーに、自社システムへの登録とMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、作業時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや通知漏れを防ぎ、情報の正確性を高め、迅速な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、IntercomおよびMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてIntercomを選択し、「ユーザーが新しい会話を作成したら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、Intercomから取得した情報をもとに自社システムへデータを登録する操作を構築します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、登録完了の通知や関連情報を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、ユーザーの自社システムのログイン情報、操作対象画面の要素指定、入力するデータ項目などを、実際の業務フローに合わせて設定してください。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチームID、チャネルID、そして送信するメッセージ内容を任意で設定してください。メッセージにはIntercomから取得した情報や自社システムへの登録結果などを動的に含めることが可能です。

■注意事項

• Intercom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。