「新しいスタッフの登録を手作業でやっていると、繁忙期が大変なんだよね…」そんなお悩みはありませんか？
ジョブカン勤怠での新規スタッフ情報登録作業をRPAで自動化することで、これらのお悩みを解決できます。
さらに、Google フォームとDiscordを連携することで、より便利に活用できるようになります。
しかし、これらのアプリ連携は、従来プログラミングスキルが必要で導入にハードルがありました。
そこで、本記事ではノーコードで実装できるフローボットテンプレートをご紹介します。このテンプレートを導入する方法と利点について解説しますので、ぜひ最後まで読んでくださいね。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはRPAとGoogle フォームを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
RPAとGoogle フォームを連携してできること
RPAとGoogleフォームを連携すると、日常の業務をより効率的に進めることができます。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
ジョブカン勤怠への従業員情報の登録作業を自動化することで、手作業による入力位置の誤りや入力漏れを防ぎ、データの正確性を高められます。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
Salesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
Salesforceに登録された顧客情報を、RPAを使ってGoogleフォームに自動入力するフローです。
Chrome拡張機能を活用すれば、Salesforceの画面上から直接トリガーを起動可能。必要なデータを、手作業なしでGoogleフォームに送れます。
手作業を減らしながら、情報共有のスピードアップが期待できます。
Salesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
試してみる
■概要
Salesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信するフローです。
■注意事項
・SalesforceとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
kintone上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
kintoneに登録された顧客情報を、RPAを使って自動でGoogleフォームに送信するフローです。
Chrome拡張機能を使えば、kintoneの画面上から直接トリガーを起動でき、スムーズにデータを転送できます。
手作業の負担を減らしながら、よりスピーディに正確な情報共有が可能になります。
kintone上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
試してみる
kintone上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信するフローです。
■注意事項
・kintoneとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
RPAとGoogle フォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にRPAとGoogle フォームを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Yoomへマイアプリ登録（Google フォーム・Discord・ブラウザ操作用アカウント）
- テンプレートをコピー
- フォームトリガー・ブラウザ操作・アプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
ステップ1：RPAとGoogle フォームのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【ブラウザ操作用アカウントの登録】
※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラー表示になります。
RPAを使用するためには、マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
以下の画面が表示されます。
- サービス名・識別名
- 任意の値を入力します。
- アカウント名
- Chromeのログインアカウント
- パスワード
- Chromeのパスワード
上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。
【Google フォームのマイアプリ登録】
検索窓からGoogle フォームを選択すると以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」ボタンをクリックします。
その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力してください。
アカウントを選択します。
Yoomのアクセス権限を確認されたら「続行」をクリックしてください。
これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了します。
【Discordのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
ステップ3：Google フォームのアプリトリガー設定
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Google フォームに送信された情報を取得します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Google フォームと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
- フォームID
- 事前準備で作成したフォームのIDを入力します。
→テストをクリックします。成功すると以下の項目が取得できます。
→保存するをクリックします。
※テストでエラーが起こる場合直近1時間内に、Google フォームの回答がない場合が考えられます。フォームに回答を送信の上、再テストに進んでください。
Google フォームに、さらに取得項目を追加する
- アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」をクリックします。JSONPath指定画面に切り替わります。
- 例えば、電話番号を追加した場合、標準のアウトプット一覧には表示されませんが、このJSONPath内から項目を取得することで、表示できます。
- 電話番号の箇所のプラスボタンをクリックすると、valueという項目名でアウトプットが追加されます。
ステップ4：ブラウザ操作の設定
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
(1/1)ブラウザ操作の詳細設定
事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、Google フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。
- 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
- 「2.勤怠会社IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。
- 「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリックして入力画面を開きます。
- グループ管理者IDとパスワードを入力するため、アカウントのプルダウンメニューを開き、『＋アカウントを追加』をクリックします。
- サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
- IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
- 右下にある保存するをクリックします。
- 「4.パスワードを入力」を開きます。
- 3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
- 以降は、Google フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程です。
- 事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれにGoogle フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。
- これ以外の情報もジョブカン勤怠に入力したい場合は、事前にGoogle フォームで項目を追加して、情報を取得しておきましょう。
- 例えば電話番号を入力したい場合、Googleフォームで電話番号の項目を追加します。
- 重要ポイント！ジョブカン勤怠では、半角数字とハイフンなしが条件です。Googleフォームに注意点を記載しておくとよいでしょう。
- ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。
- 今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。
- メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。
- ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
- 「操作を開始する」をクリックすると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。
- ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
- 勤怠会社IDをクリックすると、操作メニューが表示されます。
- フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。
- ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
- 同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
- その下のパスワード欄をクリックし、「パスワードを入力」を選択した後、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
- パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリックします。
- アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）
- アクション名を入力する画面が表示されるので、『ログインする』を入力して保存しましょう。
- 電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。
- アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、Google フォームから取得した項目が表示されるので、選択すると引用コードが埋め込まれます。
- 追加ボタンをクリックすると、ブラウザ操作アクション一覧に反映されます。
- 追加が終わったらアクション一覧を確認して、重複しているアクションを消すなど全体を整えます。
- ブラウザ操作オペレーション画面の右下にあるテストボタンをクリックします。
- 1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
- 全部成功したことを確認します。
→保存する をクリックします。
※エラーが発生する場合、下記の要因が考えられます。
- ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（例えば、10分単位か15分単位の計算にするなど）
- メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）
ステップ5：Discordのアクション設定
テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Discordへの通知内容を編集します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Discordと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
- チャンネルID
- 編集欄をクリックすると、連携済みのチャンネルが候補として表示されます。通知をするチャンネルを選択すると、IDが引用されます。チャンネルから取得したIDを入力することも可能です。
- メッセージ内容
- 通知する定型文を作成します。
- 編集欄をクリックするとGoogle フォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。
- ジョブカンの登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」という通知だけでも良いですが、従業員氏名やスタッフ番号などの引用コードを使った通知の方が、よりわかりやすく便利です。
- 入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
- 成功！
→保存するをクリックします。これで、今回の工程は以上です。
ステップ6：アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。
RPAとGoogle フォームを使ったその他の自動化例
Yoonには、ほかにもRPAとGoogle フォームを使ったさまざまなテンプレートが用意されています。
ここではその一部をご紹介しますので、気になったものがあればぜひ試してみてください！
RPAを使ったその他の自動化例
RPAを使った自動化テンプレートをご紹介します。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知するフローです。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Gmailで通知する」フローは、チャットボットとRPA連携を活用した業務ワークフローです。
Intercomを通じてユーザーとの新たな会話が始まると、自動的にその情報を自社システムに登録し、さらにGmailで通知を送信します。
このワークフローにより、手動でのデータ入力や通知作業が不要になり、業務の効率化と迅速な対応が可能となります。
チャットボットとRPAの連携が、日々の業務をスムーズにサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomを活用して顧客対応を行っており、データ管理に手間を感じている営業担当者の方
・チャットボットと自社システム間のデータ連携を自動化したいIT担当者の方
・顧客からの問い合わせ情報を迅速に共有し、チーム内での対応を効率化したいチームリーダーの方
・業務プロセスの自動化を推進し、生産性向上を目指している経営者の方
■注意事項
・Intercom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Google スプレッドシートに追加する」フローは、顧客対応の効率化を目指す業務ワークフローです。
Intercomを通じてユーザーとの新しい会話が始まるたびに、その情報を自社のシステムへ自動で登録し、さらにGoogle スプレッドシートにも追加します。
このワークフローを活用することで、チャットボットとRPAの連携により、手動でのデータ入力作業を削減し、迅速かつ正確な顧客対応が可能になります。
日々の業務を自動化し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomを利用しているカスタマーサポート担当者の方
・顧客との会話データを自動で管理したいと考えている営業チームの方
・データ入力作業の手間を減らし、業務効率を向上させたい企業の経営者
・チャットボットとRPAを連携させて業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・Google スプレッドシートを活用してデータ分析を行いたいマーケティング担当者
■注意事項
・Intercom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Microsoft Teamsに通知する」フローは、カスタマーサポートの業務ワークフローを効率化するための自動化プロセスです。
ユーザーがIntercomを通じて新たな問い合わせや会話を開始すると、RPAがその情報を自社のシステムに自動的に登録します。
さらに、Microsoft Teamsにリアルタイムで通知が送信されるため、サポートチームは迅速に対応することが可能になります。
このワークフローを利用することで、チャットボットとRPAの連携によるスムーズな情報管理とチーム間のコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomを活用しているが、手動でのデータ登録や通知に時間を取られているカスタマーサポート担当者の方
・チャットボットとRPAを連携させて、サポート業務の効率を向上させたいと考えているチームリーダー
・Microsoft Teamsを利用しており、リアルタイムでの通知機能を自動化したいIT担当者の方
・複数のシステム間で情報をスムーズに連携させ、業務プロセスを自動化したい企業の経営者の方
■注意事項
・Intercom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
毎日、RPAを用いてWEBサイトから情報を集めGmailで通知する
試してみる
■概要
「毎日、RPAを用いてWEBサイトから情報を集めGmailに通知する」ワークフローは、定期的な情報収集と共有を自動化する業務ワークフローです。
日々更新されるWEBサイトの情報を手動でチェックするのは時間と手間がかかってしまいます。特に複数のサイトからデータを集める場合、効率的な管理が求められます。
このワークフローを活用してRPAとAI、連携機能を駆使し、自動的に必要な情報を抽出しGmailで通知することで、業務の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・RPAを活用したいと考えているビジネスパーソン
・情報収集後の共有作業に時間を取られているチームリーダー
・効率的な情報管理を実現し、業務プロセスを改善したい経営者
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
毎日、RPAを用いてWEBサイトから情報を集めOutlookに通知する
試してみる
■概要
「毎日、RPAを用いてWEBサイトから情報を集めOutlookに通知する」ワークフローは、定時にWEBサイトを巡回し、最新情報を自動収集してOutlookへ送信する業務ワークフローです。毎日のチェック作業を自動化し、情報共有の遅れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎朝複数のWEBサイトを手作業でチェックしている総務・情報システム担当者の方
・重要なニュースや価格変動など見逃しがちな更新を確実にキャッチしたいチームリーダー
・定常的な情報収集に時間を取られ、マンパワーを他に振り向けたいマネージャー
・ルール化された定期通知フローをRPA 自動化でスマートに組み立てたいエンジニア
・Outlookを使った通知体制を簡単に整備したい事務・営業担当者
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日、RPAを用いて日経新聞から記事を集め要約しSlackに通知する
試してみる
■概要
「毎日、RPAを用いて日経新聞から記事を集め要約しSlackに通知する」ワークフローは、最新の経済情報を自動で収集・要約し、チーム内で迅速に共有する業務ワークフローです。日々のニュースチェックにかかる時間を削減し、重要な情報を効率的に管理できます。RPAとAIの連携により、手作業の負担を軽減し、精度の高い情報提供を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日経新聞などの定期的な情報収集に時間を取られているビジネスパーソン
・最新ニュースをチーム内で効率的に共有したい管理職
・RPAやAIを活用した業務自動化に興味があるIT担当者
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
クラウドBOTでテキスト情報取得のボット実行が完了したら、取得したテキスト情報をkintoneにレコード登録する
試してみる
クラウドBOTでテキスト情報取得のボット実行が完了したら、取得したテキスト情報をkintoneにレコード登録するフローです。
毎日Google Adsからレポートを取得して、自社システム等にブラウザRPAを用いてファイルアップロードする
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得し、その情報をCSVファイルにした後に自社システム等にRPA操作でアップロードするフローです。
毎日Webサイトの情報を取得してChatworkに通知する
試してみる
毎日Webサイトの情報を取得してChatworkに通知するフローです。
Google フォームを使ったその他の自動化例
Google フォームを使った自動化テンプレートをご紹介します。
Googleフォームの回答内容をPDF化し、Slackに自動投稿する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をPDF化し、Slackに自動投稿する」ワークフローは、収集したフォームデータを効率的に共有するための自動化フローです。
Googleフォームで受信した回答を自動でPDFに変換し、指定のSlackチャンネルに投稿することで、チーム内での情報共有がスムーズに行えます。
手動でのデータ整理や共有の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してデータ収集を行っているチームや企業の方
・収集したフォームの回答を迅速に共有したいSlackユーザー
・手動でのデータ整理や共有作業に時間を取られている業務担当者
・業務フローの自動化を検討しており、効率化を目指している方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新する」フローは、契約同意の管理を自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して契約同意の情報を収集しているが、手動でHubSpotに入力するのが面倒だと感じている営業担当者の方
・契約同意の管理プロセスを効率化し、リードステータスの更新を自動化したいマーケティングチームの方
・GoogleフォームとHubSpotを既に導入しており、これらのデータをスムーズに連携させたい業務管理者の方
・契約同意のプロセスを自動化することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止を図りたい経営者の方
・契約の進捗や顧客管理の業務で手作業が多く、時間とリソースを節約したい方
■注意事項
・Googleフォーム、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで勤怠が回答されたら、スマレジ・タイムカードに勤怠登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで勤怠報告を受け付け、その内容をスマレジ・タイムカードに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？こうした日々の繰り返し作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、スマレジ・タイムカードへの勤怠登録を自動化し、手作業による入力の手間やミスをなくし、正確な勤怠管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで勤怠報告を管理し、スマレジ・タイムカードへの転記作業に課題を感じている方
・アルバイトや従業員の勤怠打刻を手作業で登録しており、業務を効率化したい店舗マネージャーの方
・勤怠データの入力ミスをなくし、より正確な労務管理を実現したい人事・総務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、スマレジ・タイムカードのそれぞれとYoomを連携してください
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで受け取った情報からfreee請求書で請求書を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受け取った情報からfreee請求書で請求書を作成してGmailに送信する」フローは、顧客からの入力データを効率的に管理し、請求書を発行・送信する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力や請求書作成の手間を省き、正確な請求書を自動でGmailに送信することで、ビジネスプロセスをスムーズに進めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報を収集しているビジネスオーナーの方
・freee請求書を活用して請求書を管理している経理担当者の方
・手動で請求書を作成・送信する作業に時間を取られている中小企業の経営者の方
・請求業務の自動化を検討しており、効率化を目指している全てのビジネスパーソン
・請求書の正確性と効率的な送信を重視するサービス提供者の方
■注意事項
・Googleフォーム、freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの情報をもとに、LINE WORKSにユーザーを登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの参加や協力会社の担当者追加に伴うLINE WORKSへのユーザー登録を、都度手作業で行っていませんか？
Googleフォームなどで受け付けた情報を手動で転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでLINE WORKSへのユーザー登録が自動で完了するため、こうした登録作業の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた情報をもとに、LINE WORKSへのユーザー登録を行っている方
・LINE WORKSの管理を担当しており、手作業によるユーザー登録に課題を感じている方
・複数ツール間の情報登録作業を自動化し、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Googleフォーム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの情報をもとに契約書を作成してChatworkに通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームの情報をもとに契約書を作成してChatworkに通知する」フローは契約手続きに必要なデータを効率的に管理し、自動で契約書を生成するとともにチームへ素早くに通知する業務ワークフローです。
これにより、手作業の煩雑さを軽減し、スムーズな契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して契約情報を収集している担当者
・契約書の作成作業を自動化したい企業の経営者
・Chatworkを利用してチーム内で迅速に情報共有を行いたい方
・契約プロセスの効率化を図りたい事務担当者
・人的ミスを減らし、正確な契約書を作成したい方
■注意事項
・Chatwork、Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらChatworkに通知
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、Chatworkの特定のルームに通知します。
Googleフォームの内容をもとにkintoneのサブテーブルにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせ内容を、kintoneのサブテーブル（テーブル）に一件ずつ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、指定したkintoneのサブテーブル（テーブル）へ自動でレコードを追加できます。
これにより、これまで手作業で行っていたkintoneのサブテーブル（テーブル）への情報登録が自動化され、業務効率の改善に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのサブテーブル（テーブル）へのデータ入力を自動化したいと考えている業務担当者の方
・Googleフォームで収集した情報をkintoneで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
・問い合わせやアンケート回答をkintoneで一元管理し、対応を効率化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する」フローは、フォームの入力内容に基づいてカレンダーの予定を自動的に更新する業務ワークフローです。
手動作業の手間を省き、スケジュール管理を効率化します。
日常の業務がスムーズに進行し、ミスのリスクも軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーの予定管理を自動化し、業務の効率化を図りたいビジネスパーソン
・イベントやミーティングのスケジュール管理を簡素化し、時間を有効活用したい方
・手動でカレンダーを更新する手間を省きたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて、日常業務を自動化したいチームリーダーや管理者
・業務プロセスの標準化を目指し、手作業によるミスを減らしたい企業の経営者
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたら、TickTickでタスクを作成する
試してみる
まとめ
「新しいスタッフの登録、手作業でやってると、繁忙期に確認作業が大変なんだよね…」
この記事では、そんなお悩みを解決する、Googleフォームとジョブカン勤怠を連携させた自動化フローをご紹介しました。
この自動化フローを導入すれば、煩雑な登録作業から解放され、確認作業にかかる時間も短縮できます。
人事担当者は、より人力が必要な業務に集中することが可能になります。
「まずは試してみたい」と思われた方は、ぜひYoomのフローボットテンプレートをお試しください。
プログラミングの知識は不要。直感的な操作で設定も簡単です。
よくあるご質問
Q：特定の条件を満たした時だけ連携を実行できますか？
A：
フローボットのオペレーション間に「分岐」アクションを活用することで可能です。
分岐を設定すれば、「Googleフォームに○○というワードが含まれている場合」などの条件で連携対象を絞り込み、その後のフローを変更できます。
「分岐」の設定方法
※分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：ジョブカン以外の勤怠管理システムでも使えますか？
A：
YoomではRPAと勤怠管理システムを連携するテンプレートをほかにも用意しています。
必要に応じてご活用ください。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Microsoft Teamsに通知する」フローは、カスタマーサポートの業務ワークフローを効率化するための自動化プロセスです。
ユーザーがIntercomを通じて新たな問い合わせや会話を開始すると、RPAがその情報を自社のシステムに自動的に登録します。
さらに、Microsoft Teamsにリアルタイムで通知が送信されるため、サポートチームは迅速に対応することが可能になります。
このワークフローを利用することで、チャットボットとRPAの連携によるスムーズな情報管理とチーム間のコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomを活用しているが、手動でのデータ登録や通知に時間を取られているカスタマーサポート担当者の方
・チャットボットとRPAを連携させて、サポート業務の効率を向上させたいと考えているチームリーダー
・Microsoft Teamsを利用しており、リアルタイムでの通知機能を自動化したいIT担当者の方
・複数のシステム間で情報をスムーズに連携させ、業務プロセスを自動化したい企業の経営者の方
■注意事項
・Intercom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Gmailで通知する」フローは、チャットボットとRPA連携を活用した業務ワークフローです。
Intercomを通じてユーザーとの新たな会話が始まると、自動的にその情報を自社システムに登録し、さらにGmailで通知を送信します。
このワークフローにより、手動でのデータ入力や通知作業が不要になり、業務の効率化と迅速な対応が可能となります。
チャットボットとRPAの連携が、日々の業務をスムーズにサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomを活用して顧客対応を行っており、データ管理に手間を感じている営業担当者の方
・チャットボットと自社システム間のデータ連携を自動化したいIT担当者の方
・顧客からの問い合わせ情報を迅速に共有し、チーム内での対応を効率化したいチームリーダーの方
・業務プロセスの自動化を推進し、生産性向上を目指している経営者の方
■注意事項
・Intercom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Google スプレッドシートに追加する」フローは、顧客対応の効率化を目指す業務ワークフローです。
Intercomを通じてユーザーとの新しい会話が始まるたびに、その情報を自社のシステムへ自動で登録し、さらにGoogle スプレッドシートにも追加します。
このワークフローを活用することで、チャットボットとRPAの連携により、手動でのデータ入力作業を削減し、迅速かつ正確な顧客対応が可能になります。
日々の業務を自動化し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomを利用しているカスタマーサポート担当者の方
・顧客との会話データを自動で管理したいと考えている営業チームの方
・データ入力作業の手間を減らし、業務効率を向上させたい企業の経営者
・チャットボットとRPAを連携させて業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・Google スプレッドシートを活用してデータ分析を行いたいマーケティング担当者
■注意事項
・Intercom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
Q：フローが途中で失敗した場合の対処法は？
A：
フローボットがエラーになった場合、設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
※エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
また、修正後はご自身で再度テストを行い、手動でフローボットをONにしてください。
