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現代のビジネス環境では、効率的なデータ管理と顧客対応が求められています。
しかし、Google スプレッドシートとStreakを日常業務で使用し顧客情報の管理を行っている場合、アプリの横断作業も必要となり情報の更新などの手間が余分にかかってしまうでしょう。
そこで、今回そのような課題を解決するためにGoogle スプレッドシートで行が更新された際に、Streakの連絡先を更新する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
ノーコードで簡単に設定できるため、業務効率化を目指す方に最適です。
日常業務に取り入れることで、データの自動更新と顧客情報の一元管理が実現できるので、ぜひご覧ください。
Google スプレッドシートの情報更新がStreakと自動で同期されるので、最新のデータを一元管理できます。
例えば、営業チームがGoogle スプレッドシートでリード情報（連絡先や進捗状況）を更新すると、Streakの該当する連絡先情報に自動反映されます。
作業が自動化されることで、重複登録や情報の更新漏れを防ぎ、関連メンバーが最新の顧客情報を参照できる環境を整えられるでしょう。
Google スプレッドシートの更新内容がStreakに自動反映されるため、データの手入力作業を省略できます。
例えば、カスタマーサポートチームが顧客のサポート履歴をGoogle スプレッドシートで管理している場合、対応状況が更新されるたびにStreakの連絡先情報が最新化されます。
更新作業ごとにアプリを横断する必要もなくなり、作業行程が削減され、担当者はサポート業務により集中できるようになるかもしれません。
手動操作を削減することで、データの重複や誤入力が防がれるので、正確性が向上します。
例えば、採用チームが候補者情報をGoogle スプレッドシートで更新した際、そのデータがStreakに正確に反映されます。
データ転記時のヒューマンエラーが防止され、担当者は安心して業務を遂行できるようになるでしょう。
では、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Streakの連絡先を更新する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートで行を更新したことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、
Streakの提供するAPIを用いて、Streak側の該当する連絡先をGoogle スプレッドシートで登録されたデータで更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
(2)Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
(4)次にStreakのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、Streakを選択します。
(5)連携するStreakの「アカウント名」と「APIキー」を入力し、［追加］をクリックします。
APIキーの取得方法はこちらの記事をご確認ください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Streakの連絡先を更新する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「行が更新されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のアクション「Update a Contact」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「Contact Key」などの情報を入力します。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
例として、以下の画像は前ステップから取得したアウトプット【Contact Key】の情報を引用したものです。
(4)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもGoogle スプレッドシートとStreakを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートに新規案件を登録後、 Streakにボックスを自動作成するフローです。
案件の概要や担当者情報を手動で転記する必要がなくなるため、担当者はスムーズに営業活動を開始できます。
タスク作成作業が自動化することで、担当者の負担を軽減できます。
入力ミスや登録漏れといった人的ミスを防止することで、業務の精度向上につながります。
また、担当案件に紐づいたタスクをStreak上で速やかに確認できます。
Google スプレッドシートでタスク情報を管理している方におすすめのフローです。
内容や期限の変更、ステータス更新などを手作業で入力し直すことなく反映できるため、営業やカスタマーサポート担当者の負担を減らし、スムーズに情報共有を行えます。
今回紹介したGoogle スプレッドシートとStreakの連携により、データ管理の効率化と顧客対応の質向上が期待できます。
さらに、更新作業時の手入力の削減やヒューマンエラーの防止により、業務プロセスの信頼性が向上し、チーム全体の生産性を上げられるかもかもしれません。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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