Google スプレッドシートで追加された情報でZendesk Sellにリードを作成する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとZendesk Sellをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

それでは、Google スプレッドシートから行っていきましょう。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントの選択画面になるので、連携に使用するアカウントを選択します。

ログインに際しての記載事項を確認し、「次へ」をクリックします。

連携内容を確認し、「続行」をクリックし、完了です。

次にZendesk Sellのマイアプリ登録です。
先ほど同様に、検索窓にZendesk Sellと入力し、表示された候補から「Zendesk Sell」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して、「追加」をクリックしましょう。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとZendesk Sellが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：Google スプレッドシート「行が追加されたら」のトリガーを設定

連携フローの設定を行っていきましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

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Google スプレッドシートの設定を行いましょう。
今回は以下のように設定をしました。
必要に応じて項目を設定してくださいね。
ポイントは<span class="mark-yellow">「顧客ID」などのユニークキーを設定する</span>ことです。
またG列は空欄となっていますが、ここにはZendesk Sellに登録後に発行されるリードIDを後ほど追加します。

Yoomの設定に戻りましょう。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。

画面をスクロールして、詳細を設定します。

「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「スプレッドシートID」→候補から選択してください
「シートID」→候補から選択してください
入力欄をクリックすると、自動で下に連携しているアカウントの候補が出現します。
クリックすることで入力ができますよ。

更に画面を進めて、シートの詳細を設定します。

「テーブルの範囲（始まり）」→今回はAと設定
「テーブルの範囲（終わり）」→今回はGと設定
「一意の値が入った列」→今回はAと設定

連携に使用しているGoogle スプレッドシートの内容に合わせて設定しましょう。

設定が完了したら、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ3：Zendesk Sell「リードを作成」、Google スプレッドシート「レコードを更新する」のアクションを設定

次にZendesk Sellの設定をしましょう。
「リードを作成」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Zendesk Sellと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→リードを作成

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

API接続設定を行います。
注意事項を確認し、画面を進めましょう。

トリガーアクションで、Google スプレッドシートで設定している項目ごとのアウトプットが取得されています。
アウトプットを使用することで、フローが起動するごとの値を使用することができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、それぞれ入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

Zendesk Sellで登録したリードのIDを元のGoogle スプレッドシートを更新して登録します。
「レコードを更新する」をクリックし、以下の画面が表示されたら、下記の設定を行っていきましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→レコードを更新する

画面をスクロールして、Google スプレッドシートの詳細を設定しましょう。

「スプレッドシートID」→候補からトリガーアクションで使用したシートを選択
「スプレッドシートのタブ名」→候補からトリガーアクションで使用したタブを選択
「テーブル範囲」→今回はA1:Gと設定

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

画面が切り替わったら、設定方法を確認しましょう。

まず、更新したいレコードの条件を設定します。
今回はユニークキーとして、「顧客ID」を独自に設定していると想定して、以下のように設定していきます。

更新後のレコードの値を設定します。
Zendesk Sellで取得したIDのアウトプットを、「リードID」の欄に追加して完了です。

「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Google スプレッドシートとZendesk Sellの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Google スプレッドシート・Zendesk Sellを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとZendesk Sellを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellに取引を作成する

まず初めに紹介するのは、Google スプレッドシートで追加された情報でZendesk Sellに取引を作成するフローです。今回同様、手入力の手間が省け、情報の正確性を確保できるため、スムーズに業務進行できそうですね。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zendesk Sellの連絡先を更新する

次に紹介するのは、Google スプレッドシートで更新された連絡先情報をZendesk Sellに同期するフローです。更新し忘れや入力間違いなどを回避できるので、こちらも管理する情報の正確性の確保に活躍しそうですね。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zendesk Sellのタスクを更新する

最後に紹介するのは、Googleスプレッドシートの情報が更新されたらZendesk Sellのタスクを更新するフローボットです。タスクに関連する期限や申し送り事項など、手作業せず自動で更新されれば、タスクの解決に注力できそうですね。

まとめ

Google スプレッドシートとZendesk Sellを連携することで、手動入力の手間を省き、データの整合性を保ちながら、迅速なリード対応を可能にすることができるでしょう。これにより、営業プロセスの効率化と迅速なリード対応が実現できるかもしれません。また競合他社よりも素早いアクションをすることにつながり、営業チームの競争力を高めることが期待できます。結果、顧客満足度の向上や成約率の向上が期待できるでしょう。

Yoomを活用することでノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会にご自身の業務で試してみてくださいね！