「Jotformで受け付けた問い合わせ情報を、一件一件Pipedriveに手で入力して取引を作成している…」
「手作業でのデータ移行に時間がかかり、対応の初動が遅れてしまう…」
このように、Jotformで受け付けた回答をPipedriveへ手作業で登録することに、手間や課題を感じていませんか？
もし、Jotformのフォームに回答が送信されたタイミングで、Pipedriveに自動で取引情報が作成される仕組みがあれば、面倒なデータ入力作業から解放されますよね。
そうすれば入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、よりスピーディーな顧客対応を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
フォームで受け付けた回答をもとに取引を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Jotformで回答が送信されたら、Pipedriveに取引を追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した顧客情報を、都度Pipedriveに手入力する作業に手間を感じていませんか？こうした定型的なデータ入力作業は、入力ミスや対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると同時に、Pipedriveに取引が自動で作成されるため、手作業による手間とミスを削減できます。顧客対応の初動を早め、営業活動をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで得たリード情報をPipedriveへ手動で登録しており、効率化したい方
- Pipedriveでの取引作成の遅れや入力ミスを防ぎ、営業機会の損失を減らしたい方
- リード獲得から取引作成までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答をもとにPipedriveの取引を自動で作成するため、データ入力にかかる時間を削減し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、連絡先や案件情報の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとPipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「取引を追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに取引を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「最新の回答を取得する」アクションでは、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
■注意事項
それではここから代表的な例として、Jotformにフォーム回答が送信された際に、Pipedriveに取引情報を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Pipedrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- JotformとPipedriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Jotformのトリガー設定とJotform、Pipedriveのアクション設定
- フローをONにしてテスト
Jotformで回答が送信されたら、Pipedriveに取引を追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した顧客情報を、都度Pipedriveに手入力する作業に手間を感じていませんか？こうした定型的なデータ入力作業は、入力ミスや対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると同時に、Pipedriveに取引が自動で作成されるため、手作業による手間とミスを削減できます。顧客対応の初動を早め、営業活動をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで得たリード情報をPipedriveへ手動で登録しており、効率化したい方
- Pipedriveでの取引作成の遅れや入力ミスを防ぎ、営業機会の損失を減らしたい方
- リード獲得から取引作成までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答をもとにPipedriveの取引を自動で作成するため、データ入力にかかる時間を削減し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、連絡先や案件情報の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとPipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「取引を追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに取引を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「最新の回答を取得する」アクションでは、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
■注意事項
ステップ1：JotformとPipedriveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Jotformのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続からJotformを探してクリックします。
以下のページが出てくるので、画面注釈に沿ってアカウント名とアクセストークンを取得し入力してください。
「追加」を行うとマイアプリ連携が完了します。
Pipedriveのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Jotformで回答が送信されたら、Pipedriveに取引を追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した顧客情報を、都度Pipedriveに手入力する作業に手間を感じていませんか？こうした定型的なデータ入力作業は、入力ミスや対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると同時に、Pipedriveに取引が自動で作成されるため、手作業による手間とミスを削減できます。顧客対応の初動を早め、営業活動をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで得たリード情報をPipedriveへ手動で登録しており、効率化したい方
- Pipedriveでの取引作成の遅れや入力ミスを防ぎ、営業機会の損失を減らしたい方
- リード獲得から取引作成までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答をもとにPipedriveの取引を自動で作成するため、データ入力にかかる時間を削減し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、連絡先や案件情報の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとPipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「取引を追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに取引を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「最新の回答を取得する」アクションでは、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
■注意事項
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Jotformのトリガー設定を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、Jotformの「フォームが送信されたら」を設定していきましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
画面注釈に沿ってWebhookの登録を行ってください。
最新のJotform「WebhookURL」の登録方法
該当フォームの「設定」＞「連携機能」から、「Webhook」を選択すると設定が行えます。
WebhookURLの登録が終わったら、今回のトリガーが「フォームが送信されたら」なのでフォーム回答を行います。
今回は以下のように回答を行いました。
ここまで終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：Jotformの該当フォームから最新の回答を取得する
次にJotformの該当フォームから最新の回答を取得します。
「最新の回答を取得する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「フォームID」はステップ3で設定したフォームを選択します。
入力ができたら「テスト」ボタンを押してみましょう。
テストが成功すると以下のように取得した値が入りますが、このままでは回答内容の文章が取得できていません。
回答項目の値を取得した値に格納する必要があります。
それでは、取得した値に回答内容を格納していきましょう。
取得した値の下部にある、「＋取得する値を追加」をクリックします。
取得した値に追加したい値の「＋」ボタンを押して追加ボタンを押します。
以下のように取得した値にフォーム回答の本文が格納されました。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：Pipedriveで取引を追加する
最後にPipedriveで取引を追加します。
「取引を追加」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「title」「value」「currency」は前ステップで取得した値から、該当の項目に設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
このページ内には他にも設定できる項目があるので、必要に応じて設定してください。
ここまで入力したらテストボタンをクリックしてください。
Pipedriveを確認し、取引が作成されていればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Jotformを使った自動化例
フォームが送信されたら、CRMへコンタクトを自動作成したり、チャットツールへ通知します。
さらに、書類や請求書を自動作成し、オンラインストレージへ保存します。
AIを活用した請求書の草案作成や、開発プラットフォームへのIssue作成も可能です。
手動でのデータ転記が減り、業務の効率とスピードが向上します。
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・Jotformでリードを獲得し、その情報をHubSpotに自動で反映させたいチーム
・イベント登録やキャンペーン参加者の情報を効率的に管理したいチーム
2.営業チーム
・Jotformで収集した潜在顧客情報をHubSpotに迅速に反映させ、リードナーチャリングや営業活動を効率化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Jotformで受け付けた問い合わせ情報をHubSpotに自動で反映させ、顧客対応を迅速に行いたいチーム
4.イベント管理チーム
・Jotformを使用してイベント登録情報を収集し、その情報をHubSpotで一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Jotformでフォームが送信されるたびに、HubSpotにコンタクトが自動作成されるため、手動でのデータ入力作業が不要となり業務効率が向上します。
・重複や漏れのないデータ管理が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、JotformのそれぞれとYoomを連携させてください。
Jotformで回答が送信されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容が自動でMicrosoft Teamsの指定したチャネルに通知されるため、リアルタイムでの情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた問い合わせやアンケートの対応を迅速化したいと考えている方
- Jotformの回答内容をMicrosoft Teamsで手動で共有している方
- フォームからのリード情報をリアルタイムで把握し、営業活動に活かしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答送信をトリガーに自動で通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間が省け、時間を有効活用できます。
- システムが自動で通知を行うことで、手作業による情報共有の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformの「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した回答内容を盛り込んだメッセージを指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「チャネルにメッセージを送る」では、Jotformから取得した回答内容（氏名、問い合わせ内容など）を変数として埋め込むことで、動的に作成できます。
■注意事項
Jotformに回答があったら、Google スプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
■概要
Jotformで集まった回答をGoogle スプレッドシートへ整理したいとき、手作業での転記が続くと管理に時間がかかり、データの抜け漏れにもつながりやすくなります。特にGoogle スプレッドシートの自動化を進めたい場合、フォームごとに異なる回答内容を安定した状態で記録する方法を探すこともあります。このワークフローでは、Jotformの回答送信をきっかけにGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを登録でき、回答管理の手間を抑えながらスムーズに整理されたデータを蓄積できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformの回答データをGoogle スプレッドシートへ転記しており、入力作業が負担になっている方
- フォームごとの回答を自動で整理し、日常業務の自動化を進めたい担当者の方
- 回答管理の精度と効率を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformで回答が送信された際に自動でGoogle スプレッドシートへレコード登録されるため、転記作業にかかる時間を抑え、回答管理の効率化につながります。
- 手作業での入力を避けられるので、項目の転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーのリスクを抑え、安定したデータ管理が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとJotformをYoomと連携する
- 次に、トリガーでJotformを選択し「フォームが送信されたら」のアクションを設定する
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定する
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した回答内容を登録したいシートへ追加する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformでは、運用したいフォームに合わせて任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートでは、使用したいスプレッドシートIDとシートIDを任意で設定し、回答データを書き込みたい場所に合わせて調整してください。
■注意事項
Jotformの回答をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
Jotformで集めた回答を一つひとつGoogleカレンダーに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスや更新漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をきっかけに該当するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、こうした日程調整の手間やミスをなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた申し込み情報をGoogleカレンダーで管理している方
- 予約情報の変更などを手作業でカレンダーに反映させており、手間を感じている方
- 日程調整に関する手作業をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答をもとにGoogleカレンダーの予定が自動更新されるので、手作業での転記や確認にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、予定の日時や内容の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Google スプレッドシート、GoogleカレンダーをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、更新対象の予定を特定します
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、取得した回答内容をもとに予定を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定を更新」アクションでは、更新する予定のタイトルや説明欄などを任意に設定できます。
- Jotformから取得した回答内容（氏名、希望日時など）を動的な値として設定することで、回答に応じた内容で予定を更新することが可能です。
■注意事項
- Jotform、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Jotformの回答をもとに、Googleカレンダーに予定を追加する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けたイベント予約や面談日程などを、都度Googleカレンダーに手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴いますよね。
このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その回答内容をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されます。
手作業による手間をなくし、スムーズな日程管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- フォームからの日程調整における入力ミスやダブルブッキングを防止したいと考えている方
- JotformとGoogleカレンダーを連携させて、日程調整業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォームが送信されると自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、予定の日時や内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール管理につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformの「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定して、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定します。ここで、取得した回答情報（日時や件名など）を予定の各項目に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーに予定を作成する際、予定のタイトルや開始日時などの各項目にJotformから取得した情報を変数として引用できます。
■注意事項
Jotformで送信された情報でGitHubにIssueを作成する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けたバグ報告やユーザーからのフィードバックを、都度GitHubに手作業で転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容を基にGitHubのIssueが自動で作成されるため、正確性の高いデータをやり取りできるようになるはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた報告を手作業でGitHubに起票している方
- ユーザーからの問い合わせ内容をJotformで管理し、開発チームへ共有している方
- JotformとGitHub間の情報連携を効率化し、タスク管理を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信を起点に、自動でGitHubにIssueが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるので、入力間違いや起票漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformの「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、GitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にIssueを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubでIssueを作成する際、タイトルや本文にJotformから取得した回答内容を動的に埋め込むことができます。
■注意事項
Jotformで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業で書類に転記し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その情報をもとに書類を自動で発行しDropboxに保存までの一連の流れを自動化でき、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた情報をもとに、手作業で書類を作成・発行しているご担当者の方
- 作成した書類をDropboxへ手動でアップロードし、管理に手間を感じている方
- フォーム回答の確認から書類発行、保存までの一連の業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信を起点に書類発行からDropboxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、Dropboxへのファイル保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォーム情報を取得します。
- さらに、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、書類を保存するフォルダやアップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、Googleドキュメント、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Jotformの内容をもとに、freee請求書で見積書を作成する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けた依頼内容を、一件ずつfreee請求書に転記して見積書を作成する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。
特に、項目が多い場合や依頼件数が増えるとその負担は大きいものとなるでしょう。
このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、freee請求書へ自動で見積書を作成できるため、煩雑と感じる手作業を省略できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとfreee請求書を使い、手作業での見積書作成に手間を感じている方
- Jotformで受けた依頼から見積書作成までのリードタイムを短縮したい方
- 見積書作成業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減や業務標準化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信を起点に見積書が自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotformとfreee会計、freee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformの「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 次に、freee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、フォームの情報をもとに既存の取引先情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「見積書の作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「見積書の作成」では、前ステップで取得した情報を見積書の各項目に変数として埋め込む設定が可能です。
■注意事項
Jotformの情報をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けた依頼内容を基に、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その情報を基にChatGPTが自動で請求書の草案を生成し、Slackで通知までを完結させることができ、請求書作成業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた依頼内容を基に、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
- ChatGPTを活用して、請求書のような定型的な文章作成業務を効率化したい方
- 手作業による入力ミスをなくし、正確な請求書作成のフローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの情報を基にChatGPTが請求書の草案を自動生成するため、手作業での作成時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 続いて、OCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、取得した情報から請求書に必要な項目を抽出します。
- 次に、ChatGPTの「テキストを生成」を設定し、抽出したデータを用いて請求書の草案を作成するよう指示します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、生成された草案を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー及びアクションでは、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、Jotformの回答から請求書作成に必要な項目（宛名、金額、品目など）を任意で抽出設定できます。
- ChatGPTにテキストを生成させる際の指示（プロンプト）は、自社の請求書フォーマットに合わせて自由に編集可能です。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Jotformに発注情報が解答されたらGoogle スプレットシートで請求書発行する
試してみる
◼️概要
Jotformに発注情報が解答されたらGoogle スプレットシートで請求書発行するフローです。
自動的に請求書発行まで行ってくれるので、業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・Jotform、Google スプレットシートそれぞれとYoomを連携してください。
Pipedriveを使った自動化例
人物や取引の追加に合わせた決済情報の登録や会議URLの発行、チャットツールへの通知をシームレスに完結。
外部ツールからのリード追加やAIによる分析、カレンダー連携による活動記録もノーコードで自動化し、入力漏れを防ぎます。
営業プロセスの停滞を解消し、顧客対応のスピードを最大化する環境を構築しましょう。
Pipedriveで人物が追加されたら、Stripeで顧客を作成する
試してみる
■概要
CRMツールとしてPipedriveを、決済システムとしてStripeを利用しているものの、それぞれの顧客情報が分断され、手作業でのデータ登録に手間を感じていませんか。この二重入力は作業負荷を高めるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Pipedriveに人物が追加されると、その情報をもとにStripeに顧客が自動で作成されるため、PipedriveとStripeの連携における課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PipedriveとStripeを利用し、顧客情報の手入力に手間を感じている営業担当者の方
- Pipedriveの情報を元にStripeへの顧客登録を行っているバックオフィス担当者の方
- StripeとPipedriveのデータ連携を自動化し、業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveに人物を追加するだけでStripeに顧客情報が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、StripeとPipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「人物が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでStripeの「顧客を作成」アクションを設定し、トリガーで取得したPipedriveの人物情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Pipedriveのトリガー設定では、Yoomのフローボットで発行されるWebhook URLをPipedriveのアカウントに登録する必要があります。
- Stripeで顧客を作成する際、Pipedriveから取得した名前やメールアドレスなどの情報を、どのフィールドに登録するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Stripe、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Stripe】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Pipedriveで人物が追加されたら、不足情報を担当者に確認し更新する
試してみる
■概要
Pipedriveに新しい人物を追加した際、必要な情報が不足していることはありませんか？その都度、担当者に確認を依頼し、手作業で情報を更新するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、Pipedriveに人物が追加された際に特定の情報が不足していた場合、自動で担当者に確認を依頼し、回答された内容でPipedriveの個人情報を更新することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveの顧客情報を常に最新に保ちたいと考えている営業担当者の方
- 手作業によるPipedriveの個人情報更新の手間を削減したいと考えている方
- 顧客データの入力漏れや入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveへの人物追加をトリガーに、不足情報の確認から更新までを自動化し、手作業の時間を削減できます
- 担当者への確認依頼が自動化されるため、対応漏れやヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、PipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「人物が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の情報が不足している場合に後続のアクションが実行されるよう条件を設定します
- 次に、オペレーションでYoomの「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、不足している情報の入力を依頼します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を更新」を設定し、担当者から回答された情報でデータを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Pipedriveのトリガー設定や更新オペレーションでは、WebhookURLの登録や、前段で取得した値を引用して、更新対象のフィールドを任意で設定してください
- 分岐機能では、追加された人物情報をもとに「特定の項目が空欄の場合」など、後続のアクションを実行する条件を自由にカスタマイズ可能です
- 担当者へ対応を依頼するアクションでは、依頼先の担当者や、入力をお願いする項目などの依頼内容を任意で設定可能です
■注意事項
- PipedriveとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Pipedriveで組織が追加されたら、Webflowにアイテムを追加する
試してみる
■概要
CRMツールのPipedriveで管理している顧客情報を、Webflowで作成したWebサイトに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、PipedriveとWebflowの連携を自動化し、Pipedriveに新しい組織情報が追加されると、WebflowのCMSコレクションにアイテムを自動で追加するため、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PipedriveとWebflowを併用し、導入事例などのコンテンツを管理しているWeb担当者の方
- Pipedriveの情報をWebflowに手動で転記する作業に手間を感じているマーケティング担当の方
- アプリ間のデータ連携を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveへの組織登録をトリガーにWebflowへ自動でアイテムが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
- システムが自動でデータ連携を行うことで、手動での入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、PipedriveとWebflowをYoomと連携します
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「組織が追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでWebflowを選択し、「コレクションにアイテムを追加」アクションを設定することで、Pipedriveで取得した組織情報をWebflowに連携できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Webflowの「コレクションにアイテムを追加」アクションでは、Pipedriveから取得した組織名などの情報と連携させたいWebflow側のフィールドを任意で設定することが可能です
■注意事項
- Pipedrive、WebflowのそれぞれとYoomを連携してください。
Pipedriveで取引が作成されたら、Google Meetで会議スペースを作成しメールで共有する
試してみる
■概要
Pipedriveで新しい取引が発生するたびに、手動でGoogle Meetの会議を設定し、案内メールを作成する作業に手間を感じていませんか。こうした繰り返し発生する定型業務は、対応の遅れや共有ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Pipedriveでの取引作成を起点として、Google Meetの会議スペース作成からメールでの共有までを自動化し、営業活動の初動をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- PipedriveとGoogle Meetを使い、商談設定を手作業で行っている営業担当者の方
- 営業チームの業務プロセスを効率化し、生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による会議URLの共有漏れや誤送信などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveでの取引作成後に行っていた会議設定や連絡が自動化され、本来注力すべき顧客対応などのコア業務に時間を充てることができます。
- 手作業による会議URLの共有漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを減らし、顧客との円滑なコミュニケーションを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、PipedriveとGoogle MeetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「取引の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで取得した取引の詳しい情報を取得します
- 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得した取引情報や作成した会議URLを担当者などに自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Pipedriveの各オペレーション設定では、検索条件などに固定値を設定したり、前段のトリガーなどで取得した情報を変数として利用したりすることが可能です。
- メール送信のオペレーションでは、宛先や件名、メッセージ内容を任意に設定できます。Pipedriveから取得した取引情報やGoogle Meetで作成された会議URLなどを変数として本文に含めることで、パーソナライズされた案内メールを送信できます。
■注意事項
Pipedriveで取引が更新されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Pipedriveで管理している取引情報が更新されるたびに、関係各所に状況を共有するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。手作業での連絡は、抜け漏れや共有の遅延といったミスにつながる可能性もあります。このワークフローは、Pipedriveの取引更新をトリガーとして、API連携でSlackへ自動で通知するため、チームへの迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveでの取引更新を、チームに素早く共有したい営業担当者の方
- PipedriveのAPIなどを活用した情報共有の仕組みを、手軽に構築したいと考えている方
- 営業活動の進捗状況をリアルタイムで把握し、次のアクションを迅速化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveの取引更新時に自動でSlackへ通知が送られるため、これまで手動で行っていた連絡や確認作業にかかる時間を削減できます。
- API連携による自動通知なので、連絡漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、PipedriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでPipedriveの「取引の詳細を取得する」アクションを設定し、更新された取引の詳しい情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した取引詳細を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業チームのチャンネルや、案件管理用の特定のチャンネルなどを指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズできます。固定のテキストだけでなく、「フローボットの流れ」で取得した取引名や金額、担当者名などの情報を変数として埋め込むことで、より具体的な通知を作成できます。
■注意事項
- Pipedrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableでレコードが登録されたら、Pipedriveで取引を追加する
試してみる
■概要
Airtableで管理している案件情報を手作業でPipedriveに転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、AirtableとPipedriveの連携を自動化し、Airtableに新しいレコードが登録された際、Pipedriveに取引情報を自動で追加できます。面倒な手作業をなくし、営業活動の生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとPipedrive間のデータ連携を手作業で行なっている営業担当者の方
- Airtableをデータベースとして、PipedriveをCRMとして活用しているチームのマネージャーの方
- SaaS間のデータ転記作業をなくし、営業プロセス全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、Pipedriveに取引が自動で追加されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや連携漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、取引に紐付ける人物情報を特定します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「取引を追加」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとに新しい取引を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、連携の起点としたいテーブルや、取得したい情報のフィールド（列）を任意に指定することが可能です。
- Pipedriveで取引を追加する際、取引のタイトルや金額、担当者といった各項目には、固定値だけでなく、前段のAirtableから取得した値を埋め込んで動的に設定できます。
■注意事項
- Airtable、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
Asanaで新しいタスクが追加されたら、Pipedriveで新しいリードを作成する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理とPipedriveでの営業管理、それぞれのツールに同じ内容を手作業で入力していませんか。このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のプロジェクトにタスクが追加されると、Pipedriveに紐づく人物・組織情報と共に新しいリードが自動で作成されます。手作業による二重入力の手間や入力漏れのリスクをなくし、営業活動の初動を迅速化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PipedriveとAsanaを連携させ、営業活動を効率化したいと考えている営業担当者の方
- Asanaで管理しているタスクから発生するリード情報を、手作業でPipedriveに転記している方
- 部門を横断した情報連携を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでPipedriveにリードが自動作成されるため、データ入力の手間を大幅に削減し、より重要なコア業務に集中できます。
- 手作業による情報転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れを防ぎ、常に正確な情報に基づいた営業活動が可能になります。
- タスク発生からリード作成までが自動化されるため、潜在顧客へのアプローチを迅速に開始でき、商談化の機会損失を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、PipedriveとAsanaのアカウントをYoomに連携します。
- トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を設定します。ここで、リード化の対象としたいAsanaのプロジェクトを指定します。
- 次に、オペレーションで「テキスト抽出」アクションを設定し、Asanaのタスクから担当者情報などを抽出します。
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物を追加」アクションを設定し、Asanaタスクの担当者情報などをマッピングします。
- 次に、オペレーションでPipedriveの「組織を追加」アクションを設定し、Asanaのタスク情報から組織名などをマッピングします。
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「リードを作成」アクションを設定し、前のステップで作成した人物や組織と紐付け、Asanaタスクのタイトルや説明をリード情報として設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいワークスペースIDおよびプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Pipedriveでリードを作成するアクションでは、Asanaから取得したタスク名や詳細情報などを、リードのタイトルや担当者といった各項目に自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- Asana、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらPipedriveでリードを作成する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらPipedriveでリードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・あらゆる情報の一元管理を行う事務職担当者
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Pipedriveで営業に関するデータを管理している企業
・顧客データを管理している営業アシスタント
・案件の進捗状況を管理する担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは作業する場所を選ばないため、素早い情報共有のために有効的なツールです。
しかし、共有された情報をPipedriveへ手動入力を行うことは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
業務の手間をなるべく省きたいと考える方に、このフローは適しています。
Googleスプレッドシートに追加された情報を基に、自動でPipedriveのリードを作成することができるため、手入力の手間を省き、情報の精度を保ちます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームで回答が送信されたら、ChatGPTで分析してPipedriveにリードを追加する
試してみる
■概要
Webフォームから寄せられる問い合わせ対応において、内容を確認して手動でCRMに入力する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、フォームで回答が送信されると、その内容をChatGPTが自動で分析し、分析結果とともにPipedriveへリードとして自動的に追加されるため、リード獲得から管理までの一連のプロセスを効率化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveへのリード情報の手入力に手間を感じている営業・マーケティング担当者の方
- ChatGPTを活用して、フォームからの問い合わせ内容の分析や分類を自動化したいと考えている方
- リード獲得から管理までを効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からChatGPTによる内容分析、Pipedriveへのリード登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記やコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとPipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を分析させます。
- 続いて、オペレーションでPipedriveの「組織を追加」アクションを設定し、フォームで取得した会社名などの情報を登録します。
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物を追加」アクションを設定し、担当者名などの情報を登録します。
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「リードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容やChatGPTの分析結果を紐付けてリードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、問い合わせフォームで取得したい項目（会社名、氏名、問い合わせ内容など）や回答の種別を任意で設定してください。
- ChatGPTに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズが可能です。例えば、問い合わせ内容から緊急度や製品への関心度を判定させ、ラベルを抽出するような設定ができます。
- Pipedriveで作成する組織、人物、リードの各項目には、固定値を設定するほか、フォームで受け取った情報やChatGPTが出力した結果を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- ChatGPT、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Googleカレンダーで特定の予定が作成されたら、Pipedriveでアクティビティを作成する
試してみる
■概要
営業活動でPipedriveとGoogleカレンダーを併用している際、カレンダーの予定をPipedriveのアクティビティとして手動で登録する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや内容の転記ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成された際、Pipedriveに自動でアクティビティを作成する連携が可能です。二重入力の手間をなくし、営業活動の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PipedriveとGoogleカレンダーを連携させ、営業活動の記録を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるアクティビティ登録に手間を感じており、入力漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
- ツール間のデータ連携を自動化し、営業チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が作成されると自動でPipedriveにアクティビティが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるアクティビティの登録漏れや、日時・内容の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、カレンダーの予定情報から会社名などの必要なデータを抽出します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「リードを検索する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに該当リードを検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成する」アクションを設定し、検索したリードに紐づくアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携したい特定のカレンダーIDを指定したり、「商談」といったキーワードを含む予定のみを対象にするなど、任意の設定が可能です
- AIによるテキスト抽出では、Googleカレンダーの予定の件名や詳細情報から、リード名や日時といった特定の情報を抽出するように自由に設定できます
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や期限などの各項目には、固定のテキストを設定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です
■注意事項
- Googleカレンダー、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- トリガーの設定で、予定の種別やキーワードを限定できます。（「分岐する」オペレーションを追加した場合、より詳細な条件設定が可能です。）
まとめ
JotformとPipedriveの連携を自動化することで、
これまで手作業で行っていたフォーム回答内容の転記作業が不要になり、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、問い合わせや申し込みに対して迅速にアプローチできるようになり、営業担当者は本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや商談活動に集中できる環境整備が可能です。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の回答内容で分岐はできますか？
A：
はい、可能です。
ミニプラン以上でご利用できる「分岐する」オペレーションを使うことで、特定の条件のものだけを連携できるようになります。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：過去のJotform回答も一括反映できますか？
A：
一括反映したい場合、蓄積していたデータをGoogle スプレッドシートなどに移しておき、「同じ処理を繰り返す」を使って設定していくと一気に処理が可能です。
なお、「同じ処理を繰り返す」はミニプラン以上でご利用いただけます。
Q：連携に失敗した時の通知設定はどうなりますか？
A：
メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
