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「Mailchimpに新しい購読者が登録されるたびに、その情報をSmartsheetの管理シートに手作業でコピー＆ペーストしている…」
「マーケティングリストとプロジェクトの進捗管理が別々のツールで行われており、データの二重入力や更新漏れが発生しがち…」
このように、MailchimpとSmartsheet間での手作業によるデータ連携に、時間と手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Mailchimpの購読者情報を自動的にSmartsheetの特定のシートに行として追加する仕組み</span>があれば、これらの作業を削減できます。
これにより、入力ミスをなくし、より重要な戦略立案や顧客とのコミュニケーションに集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">MailchimpとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
MailchimpとSmartsheetのAPIを連携すれば、Mailchimpで発生したイベントをトリガーにして、Smartsheetに自動でデータを登録したり更新したりすることが可能です。
これにより、手作業によるデータ転記の手間を省き、ヒューマンエラーをなくすことで、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、その情報をSmartsheetの顧客リストやタスク管理シートに手動で入力する作業は、時間がかかり入力ミスも発生しやすくなります。
この連携により、<span class="mark-yellow">Mailchimpに購読者が追加されたら、その情報をSmartsheetに自動で行として追加できる</span>ため、手作業をなくし、最新のリストを迅速に共有・管理できるでしょう。
全ての新規購読者ではなく、例えば特定のキャンペーンから登録した顧客や、特定のタグが付与されたリードだけをSmartsheetで重点的に管理したい場合に、この自動化が役立つでしょう。
この連携は、<span class="mark-yellow">特定の条件を満たす購読者情報のみをSmartsheetに行として追加する</span>ため、よりターゲットを絞った効率的なプロジェクト管理や顧客フォローアップが可能です。
それでは、さっそく実際にMailchimpとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMailchimpとSmartsheetの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「Mailchimpで購読者が追加されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するMailchimpとSmartsheetのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Mailchimpの登録方法
MailchimpとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
2.Smartsheetの登録方法
マイアプリ画面でSmartsheetを検索してください。
下記画面が表示されたら、連携したいアカウントでサインインしましょう。
内容を確認し、「許可」ボタンを押してください。
これで、Smartsheetのマイアプリ連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートを開き「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「OK」ボタンをクリックしましょう！
まずは「購読者が追加されたら」という項目をクリックし、トリガーの設定を行いましょう！
次のページは初期設定されています。
Mailchimpと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら、次のページに進んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択可能です。
迅速なデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
audience_idは、枠内をクリックし対象のオーディエンスを候補から選択しましょう。
続いて、トリガーの起動テストを行います！
Mailchimpにログインし、テスト用の購読者情報を作成してください。
再びYoomの画面に戻り、「テスト」ボタンをクリックしましょう。
先ほどMailchimpに作成したテスト用の購読者の情報が、取得した値に表示されます。
ここで取得した値は、次のステップで活用することが可能です。
※取得した値については、こちらをご確認ください。
確認できたら「保存する」ボタンをクリックしましょう。
次にSmartsheetと連携して、Mailchimpで作成した購読者の情報をもとにSmartsheetの行を自動で追加する設定を行います！
「行を追加」という項目を押してください。
次のページも初期設定済みのため、アカウント情報を確認できたら「次へ」ボタンをクリックしましょう。
※Mailchimpの情報を連携する際に使用するグリッドを事前に準備しておきましょう！
シートIDは、表示される候補から使用したいシート名を選択してください。
カラムIDは、候補からMailchimpのデータを自動登録したいカラムを選択してください。
値は、入力欄をクリックして表示される取得した値を引用して設定しましょう。
※「取得した値」は変数となるので、Mailchimpに購読者が作成されるたびにそのデータを活用することができます！
メールアドレスも同様に自動でMailchimpのデータを引用できるように設定されています。
ここまでの設定ができたら、「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、Smartsheetの指定したシートに行が自動で追加されるので確認してください。
内容に問題が無ければ、設定を保存しましょう。
下記画面が表示されたら「トリガーをON」ボタンをクリックしてください。
これで、「Mailchimpで購読者が追加されたら、Smartsheetに行を追加する」フローの完成です！
今回はMailchimpからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にSmartsheetからMailchimpへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで管理しているプロジェクトの担当者や参加者リストを、Mailchimpのメルマガ配信リストに手動で追加する作業は、手間がかかり更新漏れのリスクもあります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されたら、その情報をMailchimpのコンタクトとして自動で登録できる</span>ため、最新の配信リストを維持し、マーケティング施策をスムーズに実行可能です。
Smartsheetで、例えば「ステータス」が「見込み客」になった行や、特定の製品に関心がある顧客リストだけをMailchimpの特定のオーディエンスに追加するフローです。
この自動化では、<span class="mark-yellow">Smartsheetで特定の条件を満たす行が作成されたら、その情報だけをMailchimpにコンタクトとして追加する</span>ので、より精度の高いセグメント配信が可能になります。
今回ご紹介した連携以外でも、MailchimpやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
顧客管理ツールや予約管理ツールを活用して、リードやコンタクト情報をMailchimpに自動で追加できます。
例えば、YouCanBookMeで予定が登録されたらMailchimpにリードを登録したり、HubSpotで作成されたコンタクトをオーディエンスに追加したりすることが可能です。
これにより、マーケティング活動やフォローアップの効率を高め、手作業での情報入力ミスを防ぐことができるでしょう。
特定のアクションが発生した際に、データの転送やレコード作成を自動化することで、手作業の負担を軽減できます。
例えば、Smartsheetで新しい行が追加された際に、WordPressで新規投稿を作成したり、Zendeskでチケットを生成したりすることが可能です。
さらに、Gmailで受信したメールをAIが要約し、その要約をSmartsheetに自動的に追加することで、手間を省きつつ効率的にデータを整理できます。
MailchimpとSmartsheetの連携により、<span class="mark-yellow">手作業で行っていた購読者情報の転記や、プロジェクト管理シートへの反映作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防げます。</span>
これにより、マーケティングチームとプロジェクトチーム間での情報共有を迅速かつ正確に行うことが可能です。
担当者はデータ入力作業から解放されて、本来注力すべきキャンペーンの企画や分析といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：購読者情報の削除も同期できますか？
A：はい、可能です。
Mailchimpのトリガーアクションを「購読が解除されたら」に変更することで、設定できます。
なお、Mailchimpでは、それ以外にも下記画像のような連携が可能です。
Mailchimpを使用したその他の自動化については、こちらのテンプレート一覧をご確認ください。
Q：特定の条件を満たす購読者情報だけ連携できますか？
A：はい、可能です。
設定したアプリトリガーの下にある＋ボタンをクリックし「分岐」の設定を行うことで、特定の条件（購読ステータスや地域等）を満たす購読者情報だけを連携することができます。
参照：「分岐」の設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：連携に失敗した場合は、Yoomに登録されているメールアドレス宛に通知が送信されます。
通知には、エラーが発生した操作の詳細が記載されており、原因の特定に役立ちます。
通知内容を確認し、必要に応じて修正を行ってください。
対応方法が不明な場合は、ヘルプページをご参照いただくか、サポート窓口までお問い合わせください。
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