■概要

Smartsheetを多言語のチームで利用する際、更新内容を都度翻訳してMicrosoft Teamsで共有する作業に手間を感じていませんか？手作業での翻訳やコピー＆ペーストは、コミュニケーションの遅延や共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Smartsheetへの新しい行の追加をきっかけに、内容をAIが自動で翻訳しMicrosoft Teamsへ通知するため、SmartsheetとMicrosoft Teams間の情報共有を自動化し、円滑なチーム連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetを多言語チームで利用し、Microsoft Teamsでの情報共有に課題を感じている方
• 海外拠点との連携でSmartsheetを活用し、手作業で行っている報告業務を自動化したい方
• SmartsheetとMicrosoft Teamsを連携させ、翻訳や転記といった手作業をなくし業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetへの行追加後、自動で翻訳とMicrosoft Teamsへの通知が完了するため、手作業での共有にかかっていた時間を短縮します。
• 手作業による翻訳ミスやMicrosoft Teamsへの通知漏れを防ぎ、チーム全体へ正確な情報を迅速に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「翻訳する」アクションを設定して、Smartsheetで取得した行の内容を翻訳します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳された内容を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で設定できます。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Smartsheetの行情報や翻訳結果といった前のステップで取得した情報を組み込んで動的に作成することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。